QUY TRÌNH QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CHUẨN 6 BƯỚC HIỆU QUẢ

Quản lý hàng tồn kho là một trong những yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tối ưu vận hành và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng xây dựng được một quy trình quản lý tồn kho bài bản và hiệu quả. Bài viết này CafeMom sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về quy trình quản lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp vận hành ổn định và phát triển bền vững.

1. Tại sao doanh nghiệp cần có quy trình quản lý hàng tồn kho bài bản?

Không ít doanh nghiệp phải đối mặt với tình trạng hàng hóa bị chôn vốn, lãng phí tài nguyên, thậm chí mất kiểm soát dữ liệu kho, chỉ vì không xây dựng quy trình quản lý tồn kho một cách bài bản và khoa học. Dưới đây là những lợi ích khi doanh nghiệp có quy trình quản lý hàng tồn kho bài bản:

• Tối ưu hóa chi phí tồn kho: Khi quy trình quản lý kho rõ ràng, việc kiểm soát hàng tồn kho trở nên hiệu quả hơn, tránh tình trạng dư thừa hàng hóa hoặc thiếu hụt hàng, điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.
• Giảm thiểu rủi ro thiếu hụt hàng hóa: Nếu thiếu hàng hóa, doanh nghiệp sẽ không thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng, dẫn đến mất doanh thu và sự không hài lòng của khách hàng. Với một quy trình quản lý kho chặt chẽ, doanh nghiệp có thể dự báo chính xác nhu cầu và đặt hàng kịp thời.
• Tăng hiệu quả trong việc dự báo nhu cầu: Việc sử dụng dữ liệu lịch sử về hàng tồn kho giúp doanh nghiệp nhận biết các mô hình tiêu thụ hàng hóa trong các khoảng thời gian khác nhau, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược cho việc nhập khẩu và sản xuất. Điều này giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình đặt hàng.
• Tăng cường khả năng kiểm soát và quản lý dữ liệu: Một quy trình kho bài bản sẽ sử dụng các công cụ và hệ thống để theo dõi sự thay đổi trong số lượng hàng tồn kho, giúp nhân viên dễ dàng kiểm soát và truy vết bất kỳ sự thay đổi nào. 
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Một kho hàng được quản lý tốt giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ nhanh chóng và hiệu quả, mang đến trải nghiệm tốt cho khách hàng.

XEM THÊM: QUY TRÌNH 5 BƯỚC QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP HIỆU QUẢ ĐỂ TĂNG TRƯỞNG VƯỢT BẬC

2. Các phương pháp quản lý hàng tồn kho phổ biến

Quản lý hàng tồn kho là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động sản xuất, giảm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiên, để quản lý tồn kho một cách hiệu quả, mỗi doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp phù hợp. Dưới đây là những phương pháp quản lý hàng tồn kho phổ biến, mỗi phương pháp đều có đặc điểm riêng và ứng dụng trong các tình huống khác nhau.

1 - FIFO (First In, First Out)

FIFO là một phương pháp quản lý kho trong đó hàng hóa cũ (hàng vào kho trước) sẽ được xuất bán trước. Điều này giúp giảm thiểu tình trạng hàng hóa hết hạn, đặc biệt đối với các sản phẩm dễ hỏng như thực phẩm, dược phẩm.

FIFO được áp dụng rộng rãi trong ngành thực phẩm, dược phẩm, và các sản phẩm có hạn sử dụng. Ví dụ, trong ngành thực phẩm, các sản phẩm như sữa, thực phẩm chế biến sẵn, thường được quản lý theo FIFO để đảm bảo không có sản phẩm hết hạn bị bỏ sót.

Lợi ích: Giảm thiểu lãng phí và đảm bảo chất lượng sản phẩm luôn được duy trì.

2 - LIFO (Last In, First Out)

Phương pháp LIFO ngược lại với FIFO, trong đó hàng hóa mới nhập kho (hàng vào kho sau) sẽ được xuất bán trước. Đây là phương pháp phổ biến trong các ngành hàng không có hạn sử dụng hoặc yêu cầu kiểm soát giá trị hàng tồn kho.

Phương pháp này được sử dụng trong các ngành sản xuất công nghiệp, hàng hóa lâu bền hoặc không dễ hỏng, chẳng hạn như máy móc, thiết bị điện tử.

Lợi ích: Phù hợp với môi trường có mức độ biến động giá cao, giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí trong các tình huống giá nguyên vật liệu tăng cao.

3 -  JIT (Just In Time)

JIT là phương pháp quản lý kho trong đó hàng hóa chỉ được sản xuất và giao hàng khi có yêu cầu từ khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lượng tồn kho và giảm thiểu chi phí lưu kho.

JIT được ứng dụng phổ biến trong các ngành sản xuất, đặc biệt là trong các công ty sản xuất ô tô, điện tử. Ví dụ, Toyota là một trong những công ty tiên phong trong việc áp dụng phương pháp JIT, giúp giảm thiểu tối đa tồn kho và chi phí vận hành.

Lợi ích: Giảm thiểu chi phí lưu kho, tối ưu hóa chuỗi cung ứng và tăng cường tính linh hoạt trong sản xuất.

4 - VMI (Vendor Managed Inventory)

VMI là một phương pháp trong đó nhà cung cấp chịu trách nhiệm quản lý hàng tồn kho tại kho của khách hàng. Nhà cung cấp sẽ theo dõi mức tồn kho và tự động bổ sung hàng hóa khi cần thiết, nhằm đảm bảo rằng khách hàng luôn có đủ hàng để bán mà không bị dư thừa.

Phương pháp VMI phổ biến trong các ngành bán lẻ, đặc biệt là trong ngành tiêu dùng nhanh (FMCG). Ví dụ, các siêu thị hoặc cửa hàng tạp hóa có thể áp dụng VMI để nhà cung cấp như P&G, Unilever, tự động bổ sung hàng hóa vào kệ bán.

Lợi ích: Giảm thiểu việc thiếu hụt hàng hóa, tiết kiệm chi phí quản lý kho cho khách hàng, đồng thời giúp nhà cung cấp đảm bảo dòng sản phẩm của mình luôn có mặt trên kệ.

5 - Kỹ thuật quản lý kho hybrid

Kỹ thuật quản lý kho hybrid là việc kết hợp nhiều phương pháp quản lý hàng tồn kho khác nhau nhằm tối ưu hóa quy trình. Ví dụ, một doanh nghiệp có thể kết hợp FIFO cho các sản phẩm dễ hỏng và JIT cho các sản phẩm lâu bền để tận dụng tối đa lợi ích của từng phương pháp.

Kỹ thuật này có thể được áp dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại sản phẩm khác nhau với đặc điểm và yêu cầu lưu kho khác nhau, chẳng hạn như doanh nghiệp sản xuất linh kiện điện tử kết hợp với các sản phẩm tiêu dùng.

Lợi ích: Mang lại sự linh hoạt trong việc quản lý kho, tối ưu hóa chi phí và giảm thiểu rủi ro về tồn kho cho các loại hàng hóa khác nhau.

XEM THÊM: TOP 17+ PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO MIỄN PHÍ TỐT NHẤT 2025 CHO DOANH NGHIỆP

3. Sơ đồ quy trình quản lý hàng tồn kho

Dưới đây là sơ đồ quy trình quản lý hàng tồn kho chuẩn dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt hữu ích cho nhóm khách hàng mục tiêu của CafeMom là các chủ doanh nghiệp thiếu nền tảng bài bản trong vận hành và kiểm soát kho:

4. 6 Bước trong quy trình quản lý hàng tồn kho

Quy trình quản lý hàng tồn kho là một chuỗi các bước liên kết chặt chẽ nhằm đảm bảo hàng hóa luôn được kiểm soát một cách chính xác và hiệu quả. Mỗi bước trong quy trình này đều có vai trò quan trọng, giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định trong hoạt động kinh doanh và tối ưu hóa chi phí lưu kho. Dưới đây là 6 bước cơ bản trong quy trình quản lý hàng tồn kho.

Bước 1: Quản lý mã hàng

Đây là một công việc chính trong quy trình quản lý hàng tồn kho. Quy trình này thường được hệ thống hóa tốt trong các phần mềm quản lý kho. Nó bao gồm các bước như gửi yêu cầu cập nhật hoặc sửa mã, kiểm tra và đối chiếu, cập nhật thông tin và cấp mã mới, kiểm tra sự cần thiết của việc thay đổi và tiến hành chỉnh sửa mã hàng. Dán nhãn mác với đầy đủ thông tin về mã hàng, màu sắc, kích thước trước khi nhập kho giúp dễ dàng phân loại, sắp xếp và tìm kiếm. 

Sử dụng mã vạch hoặc thẻ RFID cũng giúp dễ tìm kiếm và quản lý thông tin. SKU (Stock Keeping Unit) là mã hàng hóa dùng để đánh dấu vị trí lưu trữ, giúp nhanh chóng xác định khu vực lưu trữ.

Bước 2: Nhập kho

Nhập kho là hàng hóa được đưa vào kho sau khi được mua từ nhà cung cấp hoặc sản xuất. Quá trình này bao gồm việc kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa trước khi lưu trữ vào kho.

Chi tiết về bước nhập kho:

• Kiểm tra hàng hóa: Trước khi nhập kho, nhân viên kho sẽ kiểm tra và xác nhận số lượng, chất lượng hàng hóa so với đơn hàng và hóa đơn mua bán.
• Đảm bảo đúng quy cách: Hàng hóa cần phải được phân loại theo từng nhóm sản phẩm để dễ dàng theo dõi và truy xuất khi cần thiết.
• Hệ thống phần mềm: Hệ thống quản lý kho (WMS), phần mềm ERP có thể giúp tự động hóa quá trình này, giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ nhập kho. Hàng hóa sẽ được ghi nhận vào hệ thống quản lý tồn kho (software) để cập nhật số liệu và theo dõi trong suốt chu kỳ lưu kho.

Bước 3: Lưu kho

Sau khi hàng hóa được nhập vào kho, bước tiếp theo là lưu trữ và phân loại hàng hóa. Đây là bước quan trọng giúp việc quản lý và tìm kiếm hàng hóa trong kho trở nên dễ dàng và nhanh chóng.

Chi tiết về bước lưu trữ và phân loại:

• Tổ chức không gian kho: Các sản phẩm phải được sắp xếp một cách khoa học, có thể theo chủng loại, kích thước, hoặc hạn sử dụng để dễ dàng quản lý.
• Phân loại hàng hóa: Đối với các sản phẩm có hạn sử dụng, cần phân loại theo các nhóm để áp dụng phương pháp FIFO. Các sản phẩm khác có thể phân loại theo mã SKU (Stock Keeping Unit) để dễ dàng theo dõi.
• Khu vực lưu trữ: Các khu vực lưu trữ trong kho phải được đánh dấu rõ ràng, giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm hàng hóa khi cần.

Bước 4: Kiểm kê và theo dõi tồn kho

Bước thứ ba trong quy trình quản lý tồn kho là kiểm kê và theo dõi tồn kho. Đây là công việc thường xuyên và liên tục nhằm bảo đảm số liệu tồn kho luôn chính xác và phản ánh đúng thực tế.

Chi tiết về bước kiểm kê và theo dõi:

• Kiểm tra thường xuyên: Kiểm kê định kỳ hoặc kiểm kê đột xuất giúp phát hiện sự bất thường trong việc nhập xuất hàng hóa.
• Cập nhật thông tin: Thông qua hệ thống quản lý kho, mọi thay đổi về số lượng tồn kho cần được cập nhật ngay lập tức, tránh sai lệch dữ liệu.
• Đánh giá nhu cầu: Dựa trên tình hình tồn kho, doanh nghiệp có thể điều chỉnh lượng hàng nhập vào hoặc điều chỉnh chiến lược bán hàng, giảm thiểu tình trạng hàng tồn kho ứ đọng.

XEM THÊM: ÁP DỤNG CHIẾN LƯỢC ĐẨY VÀ KÉO XÂY DỰNG KẾ HOẠCH MARKETING HOÀN HẢO

Bước 5: Xuất kho

Xuất kho là quá trình hàng hóa được chuyển từ kho ra ngoài để giao cho khách hàng, hoặc đưa đến các địa điểm khác trong chuỗi cung ứng. Đây là bước cuối cùng của quá trình nhập kho, vì hàng hóa phải được xuất đúng quy cách và đúng thời gian.

Chi tiết về bước xuất kho:

• Kiểm tra đơn hàng: Trước khi xuất kho, phải kiểm tra kỹ đơn hàng của khách hàng, đảm bảo hàng hóa xuất ra đúng số lượng và chủng loại yêu cầu.
• Đảm bảo chất lượng: Hàng hóa xuất kho cần được kiểm tra chất lượng và đóng gói cẩn thận để đảm bảo không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
• Cập nhật hệ thống: Sau khi xuất kho, thông tin về số lượng xuất kho cần được ghi nhận vào hệ thống quản lý tồn kho để duy trì tính chính xác trong số liệu.

Bước 6: Báo cáo và phân tích tồn kho

Bước cuối cùng trong quy trình quản lý hàng tồn kho là báo cáo và phân tích tồn kho. Đây là bước quan trọng giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về tình hình tồn kho và đưa ra các quyết định chiến lược.

Chi tiết về bước báo cáo và phân tích:

• Tạo báo cáo tồn kho: Doanh nghiệp cần thường xuyên tạo các báo cáo tồn kho để đánh giá tình trạng hàng hóa trong kho, bao gồm số lượng tồn, hàng hóa sắp hết hạn, hoặc các mặt hàng không bán chạy.
• Phân tích dữ liệu: Dựa trên các báo cáo tồn kho, doanh nghiệp có thể phân tích xu hướng bán hàng, xác định các sản phẩm cần bổ sung hoặc thanh lý.
• Dự báo nhu cầu: Việc phân tích tồn kho cũng giúp doanh nghiệp dự báo nhu cầu trong tương lai, từ đó lên kế hoạch nhập hàng hợp lý, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa.

>> XEM THÊM: HƯỚNG DẪN CÁCH QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO BẰNG EXCEL CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU

5. Những vấn đề thường gặp trong quản lý hàng tồn kho và cách khắc phục

Mặc dù quy trình quản lý hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động kinh doanh ổn định, nhưng trong thực tế, các doanh nghiệp thường gặp phải một số vấn đề liên quan đến tồn kho. Dưới đây là một số vấn đề phổ biến mà các doanh nghiệp thường gặp phải và các giải pháp khắc phục hiệu quả.

5.1. Sai lệch số liệu giữa thực tế và hệ thống

Sai lệch số liệu giữa thực tế và hệ thống có thể gây ra tình trạng thiếu hoặc thừa hàng, làm giảm hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Các sai sót này có thể đến từ việc cập nhật thông tin không đầy đủ, sai sót trong quá trình nhập liệu hoặc do lỗi hệ thống phần mềm quản lý.

Giải pháp khắc phục:

• Sử dụng công nghệ quét mã vạch hoặc RFID: Công nghệ này giúp tăng độ chính xác trong việc kiểm tra và theo dõi hàng hóa.
• Kiểm kê định kỳ và ngẫu nhiên: Tạo lịch trình kiểm tra hàng hóa định kỳ và kiểm kê bất ngờ để đảm bảo tính chính xác của số liệu.
• Đào tạo nhân viên: Đảm bảo rằng tất cả nhân viên hiểu và thực hiện đúng quy trình quản lý tồn kho, đặc biệt là trong việc cập nhật số liệu vào hệ thống.

5.2. Hàng tồn lâu, hàng lỗi, hàng chết

Hàng tồn lâu hoặc không còn giá trị sử dụng (hàng lỗi, hàng chết) gây lãng phí tài nguyên, chi phí lưu kho cao và có thể ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu nếu hàng hóa chất lượng kém không được xử lý đúng cách.

Giải pháp khắc phục:

• Áp dụng nguyên tắc "first-in, first-out" (FIFO) để ưu tiên tiêu thụ hàng cũ trước.
• Thực hiện kiểm tra chất lượng và loại bỏ hàng lỗi ngay từ đầu.
• Đánh giá lại chiến lược mua hàng để tránh tồn kho quá mức, đặc biệt đối với những mặt hàng dễ hư hỏng.

5.3. Tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hụt liên tục

Tồn kho quá nhiều có thể làm tăng chi phí lưu kho và giảm dòng tiền, trong khi thiếu hụt hàng hóa có thể dẫn đến mất doanh thu và ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng. Điều này xảy ra khi không có sự cân bằng giữa cung và cầu, hay khi việc quản lý kho chưa được tối ưu.

Giải pháp khắc phục:

• Quản lý tồn kho theo mô hình Just-in-Time (JIT): Cung cấp hàng hóa đúng thời điểm, đúng số lượng để giảm thiểu chi phí lưu kho và đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.
• Phân tích chuỗi cung ứng: Đánh giá lại quy trình cung ứng và thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp để cải thiện độ chính xác trong việc nhận hàng.
• Tối ưu hóa dự báo: Áp dụng công nghệ và phần mềm quản lý kho để tối ưu hóa dự báo nhu cầu và tính toán chính xác số lượng hàng tồn kho cần thiết.

XEM THÊM: TOP 7 PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG SHOPEE PHỔ BIẾN NHẤT 2025

5.4. Nhân sự thao tác sai, thiếu quy chuẩn

Việc nhân sự thao tác sai trong quá trình quản lý hàng tồn kho, thiếu quy trình chuẩn về kiểm kê, bảo quản, và xuất nhập hàng có thể dẫn đến việc ghi sai số liệu, làm giảm hiệu quả quản lý và gây ra sự cố trong quá trình vận hành.

Giải pháp khắc phục:

• Đào tạo nhân viên về các quy trình chuẩn mực trong quản lý hàng tồn kho.
• Tạo hệ thống giám sát và đánh giá công việc của nhân viên để đảm bảo các thao tác được thực hiện đúng cách.
• Cập nhật các công cụ và hệ thống quản lý tồn kho hiện đại để hỗ trợ nhân viên trong công việc, giúp giảm thiểu sai sót.

Bạn đang tìm kiếm giải pháp để cân bằng giữa công việc kinh doanh và cuộc sống cá nhân? Đừng bỏ lỡ sự kiện đặc biệt dành riêng cho các phụ nữ hiện đại: "NUÔI DẠY CON, LÀM ĐẸP, PHÁT TRIỂN BẢN THÂN & KINH DOANH". Tại đây, bạn không chỉ học được cách tối ưu quy trình vận hành như quản lý hàng tồn kho, mà còn được truyền cảm hứng để chăm sóc bản thân, nuôi dạy con cái và phát triển sự nghiệp một cách toàn diện.  Hãy tham gia cùng chúng tôi để cùng kết nối, học hỏi và bứt phá!

5 lợi ích khi tham gia Liên Minh CafeMom:

• Được truyền thông trên các kênh truyền thông của CafeMom
• Kết nối với mạng lưới đối tác chất lượng cao trong hệ sinh thái CafeMom
• Quyền lợi độc quyền về ngành hàng, sản phẩm và dịch vụ 
• Tham gia tối thiểu 2 event/năm để quảng bá sản phẩm, dịch vụ
• Tham gia 24 chương trình Online/Offline phát triển bản thân, phát triển kinh doanh và nuôi dạy con.

Việc áp dụng một quy trình quản lý hàng tồn kho khoa học và hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các vấn đề như sai lệch số liệu hay tồn kho lâu, mà còn tối ưu hoá chi phí và gia tăng khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường. Đảm bảo đào tạo nhân sự và sử dụng công nghệ hỗ trợ là chìa khóa để duy trì một quy trình quản lý tồn kho ổn định và bền vững.