7 KINH NGHIỆM KINH DOANH QUÁN CAFE LỢI NHUẬN KHỦNG

Kinh doanh quán cafe là lựa chọn khởi nghiệp hấp dẫn với người trẻ yêu F&B. Nhưng giữa thị trường cạnh tranh, bạn cần hơn cả đam mê để thành công. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm vững quy trình mở quán, lựa chọn mô hình phù hợp, dự trù chi phí và chia sẻ kinh nghiệm thực tế để kinh doanh hiệu quả và bền vững.

1. Các mô hình kinh doanh quán cafe phổ biến

Việc lựa chọn mô hình kinh doanh quán cafe phù hợp là bước đầu tiên quan trọng quyết định thành công. Dưới đây là 6 mô hình đang rất được ưa chuộng hiện nay: 

1 - Tiệm cafe mang đi 

Đây là mô hình tiết kiệm chi phí, phù hợp với người mới bắt đầu. Chỉ cần một quầy nhỏ đặt ở nơi đông người qua lại, bạn đã có thể phục vụ hàng chục đến hàng trăm ly mỗi ngày. Với ưu điểm là chi phí đầu tư thấp, vận hành đơn giản và dễ nhân rộng, cafe mang đi đang trở thành xu hướng phổ biến tại các khu vực thành thị.

2 - Quán cafe vỉa hè

Mô hình này tận dụng không gian ngoài trời, dễ triển khai và không yêu cầu đầu tư lớn. Chỉ cần vài bộ bàn ghế và một góc thuận tiện, bạn đã có thể phục vụ cà phê cho khách từ sáng sớm. Dù có hạn chế về thời tiết và yếu tố pháp lý, nhưng đây vẫn là lựa chọn phổ biến tại các khu dân cư, chợ hoặc tuyến phố sầm uất.

3 - Quán cafe tại nhà

Quán cafe tại nhà tận dụng mặt bằng sẵn có, thường nằm trong khu dân cư yên tĩnh. Mô hình này phù hợp với người có gu thẩm mỹ tốt, muốn xây dựng không gian mang dấu ấn cá nhân. Ưu điểm lớn là chi phí đầu tư thấp, không mất tiền thuê mặt bằng, dễ dàng vận hành. Tuy nhiên, quán thường bị giới hạn về không gian và số lượng khách, đòi hỏi chủ quán phải tạo được chất riêng để giữ chân khách hàng.

>> THAM KHẢO: PHỤ NỮ NÊN KINH DOANH GÌ? 16 Ý TƯỞNG KINH DOANH CỰC DỄ, SIÊU LỢI NHUẬN

4 - Quán cafe bình dân

Đây là mô hình phổ biến nhất tại các khu lao động, bến xe, cổng trường hay chợ dân sinh. Quán phục vụ cà phê phin, trà đá, nước giải khát đơn giản với giá rẻ và không gian mộc mạc, gần gũi. Khách hàng mục tiêu là người lao động, sinh viên, người trung niên – những người quan tâm đến giá cả và sự tiện lợi hơn là trải nghiệm thẩm mỹ. Mô hình này dễ triển khai, thu hồi vốn nhanh, nhưng lợi nhuận trên mỗi đơn hàng không cao, cần ổn định lượng khách hàng ngày.

5 - Quán cafe kết hợp ăn sáng

Mô hình này kết hợp bán đồ uống và đồ ăn sáng như bánh mì, xôi, bún, phở... giúp gia tăng doanh thu và phục vụ trọn gói nhu cầu buổi sáng của khách. Quán thường đặt tại các khu văn phòng, chung cư hoặc cổng trường, nơi có lưu lượng người đi làm, học sinh, sinh viên lớn. Đặc điểm nổi bật là cần chuẩn bị cả khu vực chế biến thực phẩm và đồ uống, đòi hỏi quy trình vận hành chỉn chu, đảm bảo vệ sinh và tốc độ phục vụ nhanh.

6 - Quán cafe bóng đá

Cafe bóng đá thường có không gian rộng, trang bị màn hình lớn, hệ thống âm thanh và chỗ ngồi tập thể. Đây là điểm hẹn của các tín đồ túc cầu mỗi mùa giải lớn. Quán thường hoạt động sôi động vào buổi tối hoặc sáng sớm theo giờ thi đấu, có thể kết hợp bán đồ ăn vặt, bia hoặc nước ngọt để tăng doanh thu. Ưu điểm là khả năng thu hút khách đông vào các dịp cao điểm, nhưng cũng đòi hỏi chủ quán am hiểu lịch thi đấu, gu khách hàng và kỹ năng tổ chức các buổi “xem cùng nhau” chuyên nghiệp.

2. Chi phí mở quán cafe 

Việc tính toán chi phí là rất quan trọng khi mở quán cafe, dù là mô hình cơ bản. Nhiều trường hợp kinh doanh thất bại vì không có kế hoạch cụ thể về tài chính. Chi phí đầu tư ban đầu có thể được phân loại theo mức ngân sách:

• Dưới 100 triệu: Phù hợp cho cafe xe đẩy, tập trung kinh doanh buổi sáng gần trung tâm/văn phòng.
• 100 - 200 triệu: Cho quán nhỏ đầu tư tối giản vào nhân sự, thiết kế, nguyên liệu.
• 200 - 350 triệu: Tập trung vào chất lượng sản phẩm, mặt bằng, thiết kế theo phong cách cụ thể.
• Trên 350 triệu: Chiến lược đầu tư dài hạn, cạnh tranh cao, đầu tư toàn diện.

Các khoản chi phí cần xem xét kỹ lưỡng bao gồm:

• Mặt bằng: Chi phí thuê mặt bằng từ 10–60 triệu/tháng, đặt cọc 1–3 tháng. Nếu cần cải tạo thêm tường, sàn, điện nước thì khoảng 20–100 triệu.
• Thiết kế, trang trí: Thiết kế nội thất khoảng 5–30 triệu. Thi công và mua sắm bàn ghế, đèn, decor dao động từ 50–150 triệu tùy phong cách.
• Thiết bị, dụng cụ: Gồm máy pha cà phê, máy xay, máy POS, máy làm đá, bình lắc... Tổng chi phí từ 30–100 triệu. Ly tách, khay muỗng khoảng 10–30 triệu.
• Nguyên liệu: Gồm cà phê, sữa, trà, đường, topping... Dự trù cho tháng đầu từ 10–30 triệu.
• Nhân sự: Lương pha chế 6–10 triệu, phục vụ 4–6 triệu, quản lý 8–15 triệu. Thêm 3–10 triệu cho đào tạo và đồng phục.
• Chi phí duy trì hoạt động: Tiền điện nước, wifi, thay thế vật tư, khấu hao thiết bị mỗi tháng dao động 5–10 triệu.
• Chi phí marketing/quảng cáo: Chi phí khai trương, chạy ads, thiết kế nội dung khoảng 10–30 triệu tùy quy mô. Có thể cao hơn nếu thuê KOL.
• Chi phí pháp lý: Chi phí làm giấy phép kinh doanh, an toàn thực phẩm, PCCC từ 3–10 triệu.
• Chi phí phát sinh khác: Nên dự phòng thêm 10–15% tổng vốn, tương đương 20–50 triệu để xử lý các rủi ro hoặc hạng mục chưa tính đến.

3. Kinh nghiệm kinh doanh quán cafe lợi nhuận khủng

Mở một quán cafe không đơn thuần chỉ là chọn địa điểm đẹp rồi bắt đầu bán cà phê. Để kinh doanh hiệu quả và bền vững, bạn cần một quy trình rõ ràng từ bước chuẩn bị cho đến khi vận hành. Dưới đây là các bước cơ bản giúp bạn xây dựng nền tảng vững chắc cho quán cafe của mình.

3.1. Nghiên cứu thị trường, xác định khách hàng mục tiêu

Đây là bước đặt nền móng cho toàn bộ kế hoạch. Bạn không thể bán cà phê chất lượng cao với giá cao ở một khu lao động hoặc ngược lại, mở quán vỉa hè đơn giản trong khu dân cư cao cấp. Hiểu thị trường – hiểu khách hàng – chọn đúng mô hình là nguyên tắc cốt lõi.

Các câu hỏi cần trả lời ở bước này:

• Khu vực bạn muốn mở quán có bao nhiêu đối thủ? Họ đang làm tốt hay còn điểm yếu gì?
• Tập khách hàng chính là ai? Họ đi một mình hay theo nhóm? Họ uống cafe vì thưởng thức, thói quen, hay chụp ảnh sống ảo?
• Mức giá trung bình mà họ sẵn sàng chi trả là bao nhiêu?

Ví dụ: Nếu khách hàng mục tiêu là dân văn phòng từ 25–35 tuổi, họ sẽ thích không gian làm việc yên tĩnh, wifi mạnh, ổ cắm điện nhiều và đồ uống từ 30.000–60.000 VNĐ. Ngược lại, sinh viên sẽ ưu tiên giá rẻ, quán vui nhộn, có chỗ ngồi nhóm.

>> THAM KHẢO: XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI CHIẾN LƯỢC KINH DOANH

3.2. Lên ý tưởng kinh doanh quán cafe

Ý tưởng kinh doanh là “bản sắc” của quán – thứ khiến khách nhớ đến bạn giữa hàng trăm lựa chọn khác. Một quán cafe không thể “phục vụ tất cả”, vì vậy, ý tưởng phải rõ ràng, nhất quán và đủ độc đáo.

Các yếu tố bạn cần xác định:

• Phong cách quán: tối giản, cổ điển, Hàn Quốc, tropical, retro, sân vườn…
• Trải nghiệm khách hàng: đọc sách, làm việc, chụp ảnh, thư giãn, tụ tập...
• Điểm khác biệt: đồ uống độc quyền, decor tự thiết kế, âm nhạc riêng, nhân viên mặc đồng phục ấn tượng, quán thân thiện với thú cưng, v.v.

Lưu ý: Ý tưởng càng cụ thể thì càng dễ triển khai phần thiết kế nội thất, lên menu, truyền thông thương hiệu và cả marketing sau này. Tránh làm theo phong trào hoặc kết hợp quá nhiều yếu tố không liên quan (vì sẽ gây loãng trải nghiệm).

>> THAM KHẢO: 10 MÔ HÌNH KINH DOANH GIÁO DỤC TIỀM NĂNG ĐÓN ĐẦU XU HƯỚNG 2025

3.3. Lập kế hoạch kinh doanh quán cafe

Không có bản kế hoạch chi tiết, kinh doanh cafe dễ rơi vào trạng thái lỗ âm thầm mà không biết vì sao. Bản kế hoạch nên là “kim chỉ nam” để bạn kiểm soát toàn bộ hoạt động trong 6–12 tháng đầu.

Những nội dung cần có trong kế hoạch:

• Dự trù chi phí đầu tư ban đầu: thuê mặt bằng, mua sắm thiết bị (máy pha, tủ lạnh, ly tách, bàn ghế...), nguyên liệu, decor, phần mềm quản lý, chi phí setup hệ thống.
• Chi phí vận hành hàng tháng: tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, điện nước, nguyên liệu, khấu hao, marketing.
• Dự báo doanh thu – điểm hòa vốn: số ly/ngày cần bán để đạt hòa vốn? Giá trung bình/ly? Lợi nhuận gộp?
• Kế hoạch marketing và truyền thông: trước – trong – sau khai trương (khuyến mãi, tặng voucher, sử dụng influencer tại địa phương...).
• Kế hoạch nhân sự: tuyển dụng bao nhiêu người? Mức lương? Lịch đào tạo và phân ca?

Ví dụ: Nếu quán cafe diện tích 30m² ở Hà Nội, chi phí đầu tư ban đầu khoảng 150–250 triệu đồng. Bạn nên bán được từ 70–100 ly/ngày trong 3 tháng đầu để bắt đầu tiến gần điểm hòa vốn.

3.4. Tìm địa điểm và xây dựng menu đồ uống hấp dẫn

Vị trí quán cafe quyết định đến 70% khả năng tiếp cận khách hàng mục tiêu. Một quán đẹp nhưng “ẩn mình” trong hẻm nhỏ ít người qua lại sẽ khó sống sót dù đồ uống ngon hay giá rẻ.

Tiêu chí lựa chọn địa điểm hiệu quả:

• Gần nơi có lưu lượng người qua lại cao: cổng trường, văn phòng, khu dân cư, chung cư, trạm xe buýt.
• Dễ nhận diện và tiếp cận: mặt tiền rõ ràng, có chỗ để xe, không quá khó tìm trên Google Maps.
• Phù hợp với mô hình quán: ví dụ quán take-away cần gần vỉa hè, nơi đông người; quán cafe làm việc cần không gian yên tĩnh, gần khu văn phòng.

Sau khi có địa điểm, bạn cần thiết kế không gian đồng bộ với concept quán. Thiết kế không chỉ là đẹp, mà còn phải tối ưu trải nghiệm khách hàng:

• Tối ưu ánh sáng, âm thanh và điều hòa: giúp khách thoải mái khi ngồi lâu.
• Sắp xếp bàn ghế hợp lý: tạo sự riêng tư cho nhóm, mà vẫn có khu ngồi một mình.
• Trang trí có điểm nhấn: giúp khách muốn “check-in”, chụp ảnh và chia sẻ.

Lưu ý: Thiết kế không gian nên gắn liền với thương hiệu, tránh sao chép hoặc theo phong trào. Một góc quán có “linh hồn” sẽ tạo nên sự khác biệt thực sự.

Một số lưu ý khi xây dựng menu:

• Chia nhóm rõ ràng: cafe truyền thống, cafe máy, trà sữa, nước ép, detox, đồ uống theo mùa...
• Tối ưu chi phí nguyên vật liệu: tránh nhập quá nhiều nguyên liệu hiếm dùng gây lãng phí.
• Tạo điểm nhấn thương hiệu: ví dụ như món “Cafe Dừa Nướng”, “Trà đào đá tuyết mật ong cam thảo” – độc, lạ, dễ nhớ.
• Thiết kế menu đẹp mắt: trình bày logic, dễ đọc, hình ảnh thực tế, giá hợp lý.

Menu không chỉ bán đồ uống, mà còn “kể chuyện về quán”. Hãy dành thời gian thử nghiệm, xin feedback từ người thân, bạn bè trước khi chính thức in ấn và áp dụng.

3.5. Hoàn tất các thủ tục pháp lý

Dù là mô hình nhỏ hay lớn, việc kinh doanh hợp pháp là điều kiện bắt buộc nếu bạn muốn hoạt động ổn định lâu dài và tránh rắc rối với cơ quan chức năng.

Những thủ tục pháp lý cần chuẩn bị bao gồm:

• Đăng ký kinh doanh hộ cá thể hoặc doanh nghiệp: tùy quy mô, nên đăng ký tại UBND xã hoặc Sở KH&ĐT.
• Giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm: bắt buộc nếu có phục vụ đồ ăn/uống tại chỗ.
• Cam kết hoặc hợp đồng thuê mặt bằng hợp pháp.
• Mã số thuế và khai thuế hàng quý: để tránh bị xử phạt, bạn nên làm việc với một đơn vị kế toán dịch vụ hoặc tự đăng ký kê khai online.

Mẹo nhỏ: Nếu bạn chỉ mở quy mô nhỏ hoặc tại nhà, vẫn nên đăng ký hộ kinh doanh cá thể để tránh bị xử phạt hành chính. Đây cũng là yếu tố tạo lòng tin nếu sau này bạn muốn mở rộng, nhượng quyền hoặc làm việc với đối tác lớn.

3.6. Tuyển dụng và đào tạo nhân sự

Nhân sự là “bộ mặt” của quán. Dù quán nhỏ hay lớn, một nhân viên phục vụ thân thiện, nhanh nhẹn sẽ tạo trải nghiệm tốt hơn cho khách so với đồ uống ngon nhưng thái độ tệ.

Cần xác định rõ các vị trí cần tuyển: pha chế, thu ngân, phục vụ, bảo vệ (nếu có). Với quy mô nhỏ, bạn có thể thuê part-time theo ca, tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo vận hành trơn tru.

Quy trình tuyển dụng hiệu quả nên gồm:

• Phỏng vấn ứng viên có kinh nghiệm F&B hoặc kỹ năng giao tiếp tốt.
  
• Đào tạo về quy trình pha chế (có SOP rõ ràng), kỹ năng bán hàng, chăm sóc khách.
  
• Hướng dẫn xử lý các tình huống thực tế: khách phàn nàn, đông khách, order sai...

Đừng quên tạo môi trường làm việc tích cực, có chính sách thưởng – phạt minh bạch để giữ chân nhân sự gắn bó.

3.7. Lập kế hoạch tài chính và dự trù chi phí

Một trong những sai lầm phổ biến nhất khi mở quán cafe là không kiểm soát được chi phí, dẫn đến hụt vốn khi mới vận hành được vài tháng.

Kế hoạch tài chính cần bao gồm 2 phần:

Chi phí đầu tư ban đầu:

• Tiền thuê mặt bằng (nên trả trước 3–6 tháng)
• Chi phí cải tạo – thiết kế – trang trí
• Mua sắm máy pha cafe, tủ lạnh, quầy bar, ly tách, POS...
• Marketing khai trương: in banner, tờ rơi, khuyến mãi, KOLs địa phương
• Phí đăng ký kinh doanh, phần mềm quản lý (nếu có)

Tổng đầu tư ban đầu có thể dao động từ 80 – 300 triệu đồng, tùy quy mô.

Chi phí vận hành hàng tháng:

• Tiền thuê mặt bằng
• Lương nhân viên, nguyên vật liệu, điện nước
• Khấu hao thiết bị
• Chi phí duy trì marketing

Bạn nên dự trù chi phí duy trì ít nhất 3 tháng mà không cần lợi nhuận, nhằm giữ vững hoạt động trong giai đoạn "chạy đà". Ngoài ra, nên lập bảng tính Excel theo dõi thu – chi và kiểm soát dòng tiền chặt chẽ ngay từ ngày đầu.

Chi phí mua thiết bị:

• Máy móc pha chế: máy pha cafe, máy xay sinh tố, máy ép, máy đánh kem, tủ lạnh…
• Đồ dùng quầy bar: bình shaker, ly đong, ca đánh sữa, kệ inox, khay topping…
• Vật dụng phục vụ: ly/tách, muỗng, ống hút, khay gỗ, giấy ăn, menu in…
• Thiết bị hỗ trợ bán hàng: máy tính tiền, phần mềm POS, camera, wifi, bảng LED, máy in hóa đơn.

Hãy lên bảng checklist và khảo giá từ nhiều nguồn (Shopee, Tiki, Makro, các công ty cung cấp F&B) để tối ưu ngân sách mà vẫn đảm bảo chất lượng.

5. Những sai lầm cần lưu ý khi mở quán cafe

Dù bạn có ý tưởng tốt và nguồn vốn ổn định, việc vấp phải những sai lầm cơ bản ngay từ đầu vẫn có thể khiến quán cafe đi vào ngõ cụt chỉ sau vài tháng hoạt động. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất mà nhiều chủ quán mới thường mắc phải và cần đặc biệt tránh.

1 - Lựa chọn mặt bằng không phù hợp

Một quán cafe có chất lượng đồ uống tuyệt vời và decor chỉn chu cũng khó thành công nếu nằm ở vị trí khuất, khó tiếp cận hoặc không phù hợp với khách hàng mục tiêu. Mặt bằng không phù hợp có thể là quá hẻo lánh, không có chỗ để xe, hoặc nằm ở khu vực không có nhu cầu thực sự về mô hình quán bạn đang triển khai. Hệ quả là chi phí thuê vẫn đều đặn mỗi tháng, nhưng lượng khách không ổn định, khiến doanh thu không đủ bù chi.

Việc lựa chọn mặt bằng cần dựa trên sự kết hợp giữa lưu lượng người qua lại, khả năng chi trả của khách hàng tiềm năng và tính khả thi trong thiết kế – thi công. Tránh thuê mặt bằng chỉ vì giá rẻ hoặc theo cảm tính.

2 - Bỏ qua nghiên cứu đối tượng khách hàng

Một trong những nguyên nhân khiến nhiều quán cafe "chết yểu" là không hiểu khách hàng thực sự cần gì. Việc mở quán theo sở thích cá nhân mà không phân tích kỹ tệp khách hàng mục tiêu sẽ dẫn đến lựa chọn sai phong cách, menu, mức giá và thậm chí cả cách vận hành.

3 - Thiếu kế hoạch tài chính rõ ràng từ ban đầu

Không lập kế hoạch tài chính ngay từ đầu là sai lầm nghiêm trọng khiến bạn dễ bị "thủng vốn" sau vài tháng đầu hoạt động. Nhiều người mới mở quán thường chỉ ước lượng chi phí đầu tư sơ bộ mà không lường trước được các chi phí phát sinh như bảo trì thiết bị, vật tư tiêu hao, lương nhân viên tăng theo ca, hoặc chi phí marketing duy trì khách hàng.

Không những vậy, việc không xác định được điểm hòa vốn – số lượng ly cần bán mỗi ngày để không lỗ – sẽ khiến bạn vận hành theo cảm tính, thiếu chiến lược kiểm soát dòng tiền. Một bản kế hoạch tài chính chi tiết giúp bạn tránh khủng hoảng tâm lý, đồng thời chủ động lên phương án ứng phó khi thị trường biến động.

4 - Thiếu chiến lược marketing cho quán

Nhiều chủ quán đầu tư mạnh vào thiết kế và sản phẩm nhưng lại xem nhẹ marketing, hoặc nghĩ rằng chỉ cần mở ra rồi “khách sẽ tự tìm đến”. Trong thực tế, thị trường cafe cạnh tranh khốc liệt, và nếu không có kế hoạch marketing bài bản từ trước khai trương đến sau vận hành, bạn sẽ mất đi lợi thế kết nối với khách hàng.

5 - Không chú trọng chất lượng sản phẩm và dịch vụ

Dù bạn có decor đẹp, menu hấp dẫn, nếu chất lượng đồ uống không ổn định hoặc thái độ phục vụ kém, khách hàng sẽ không quay lại. Trong ngành F&B, trải nghiệm khách hàng là tất cả. Rất nhiều quán cafe rơi vào tình trạng "sống ảo được vài tháng rồi đóng cửa" chỉ vì không duy trì chất lượng thực tế như đã quảng cáo.

6 - Không kỹ lưỡng trong quá trình tuyển dụng nhân sự

Một sai lầm phổ biến khác là tuyển dụng qua loa, thiếu đào tạo hoặc giao việc mà không có quy trình cụ thể. Đặc biệt với các quán nhỏ, chủ thường “đánh nhanh” bằng cách tuyển tạm thời theo mối quan hệ, nhưng không đánh giá đúng kỹ năng, thái độ và khả năng thích nghi.

Hậu quả là quán dễ xảy ra tình trạng phục vụ thiếu chuyên nghiệp, mất kiểm soát khi đông khách, xung đột nội bộ, và đặc biệt là nhân sự nghỉ việc thường xuyên gây xáo trộn vận hành. Việc xây dựng quy trình tuyển – đào tạo – đánh giá đơn giản nhưng rõ ràng ngay từ đầu là yếu tố giúp quán ổn định và giữ chân nhân viên lâu dài.

7 - Thiếu sáng tạo trong việc thiết kế không gian quán

Thiết kế quán không cần quá cầu kỳ hay đắt tiền, nhưng cần thống nhất về phong cách và có điểm nhấn sáng tạo. Đó có thể là một góc check-in đặc trưng, một chiếc menu treo tường độc đáo, cách bố trí ánh sáng tinh tế hay thậm chí là âm nhạc mang cá tính riêng. Không gian quán không chỉ phục vụ chức năng, mà còn là trải nghiệm – yếu tố khiến khách nhớ và muốn quay lại.

6. Những lưu ý quan trọng khi lập kế hoạch kinh doanh quán cafe

Lập kế hoạch kinh doanh quán cafe không chỉ là bảng tính chi phí hay danh sách thiết bị cần mua. Nó cần phản ánh tư duy chiến lược, hiểu rõ thị trường và khả năng vận hành thực tế. Dưới đây là những lưu ý mang tính sống còn, giúp bạn tránh rơi vào cái bẫy "mở quán theo cảm hứng".

1 - Không đánh giá thấp chi phí vận hành hàng tháng

Rất nhiều người quá tập trung vào chi phí đầu tư ban đầu mà quên mất rằng chi phí vận hành mới là yếu tố khiến quán thua lỗ hoặc không thể trụ lâu.

Chi phí vận hành không chỉ gồm lương nhân viên hay tiền điện nước, mà còn là:

• Nguyên liệu tiêu hao hằng ngày (cafe, sữa, đường, trái cây...)
• Chi phí marketing duy trì: chạy ads, khuyến mãi, thiết kế ấn phẩm
• Khấu hao máy móc, sửa chữa thiết bị định kỳ
• Phí vệ sinh, bảo trì định kỳ (đặc biệt với quán có nhiều khách mỗi ngày)

Bạn nên lập bảng chi tiết chi phí tháng 1, 2, 3 và dự trù dòng tiền âm trong ít nhất 90 ngày đầu, tránh trường hợp đang vận hành thì "hết đạn".

2 - Phân tích đối thủ cạnh tranh một cách thực tế

Đừng chỉ nhìn đối thủ qua Facebook hay Google Review, hãy trực tiếp trải nghiệm ít nhất 5–7 quán cafe quanh khu vực bạn định mở quán.

Hãy đặt câu hỏi:

• Họ có gì đặc biệt khiến khách quay lại?
• Điểm mạnh trong phục vụ, không gian hay đồ uống?
• Khách hàng đến vào khung giờ nào? Họ tiêu bao nhiêu tiền?
• Đối thủ có điểm yếu nào bạn có thể khai thác?

Phân tích thực tế giúp bạn biết mình nên làm gì để khác biệt, thay vì sao chép. Trong kinh doanh F&B, khác biệt nhỏ nhưng đúng insight có thể tạo nên lợi thế cạnh tranh lớn.

3 - Tập trung xây dựng trải nghiệm khách hàng

Thành công của một quán cafe không nằm ở chỗ có pha được espresso chuẩn Ý hay không, mà ở việc khách có sẵn sàng quay lại lần thứ hai hay không.

Trải nghiệm khách hàng bao gồm:

• Cảm xúc khi bước vào quán (ánh sáng, âm nhạc, mùi hương…)
• Sự thuận tiện khi gọi đồ, chờ đợi, thanh toán
• Thái độ phục vụ của nhân viên
• Sự tinh tế trong từng chi tiết nhỏ: ly uống nước, khăn giấy, nhà vệ sinh sạch sẽ

Nếu bạn tạo được cảm giác “thích ở lại thêm 5 phút nữa”, quán của bạn đang đi đúng hướng. Trải nghiệm tốt là tiền đề của marketing truyền miệng – hình thức quảng bá mạnh mẽ và bền vững nhất.

4 - Luôn có phương án dự phòng

Không có kế hoạch nào hoàn hảo tuyệt đối. Dù bạn tính toán kỹ đến đâu, thực tế kinh doanh luôn có những biến số: lượng khách thấp hơn dự đoán, chi phí phát sinh, nhân sự nghỉ bất ngờ, hay thậm chí thời tiết xấu kéo dài ảnh hưởng đến doanh thu.

Do đó, trong kế hoạch kinh doanh, bạn nên luôn dành ra ít nhất 10–15% ngân sách làm quỹ dự phòng. Ngoài ra, hãy chuẩn bị các kịch bản như:

• Nếu doanh thu 2 tuần đầu thấp hơn dự kiến → có nên giảm giá, tặng voucher, livestream kéo khách không?
• Nếu barista nghỉ gấp → ai là người backup?
• Nếu khách phàn nàn về một món đồ uống → có phương án cải tiến và phản hồi nhanh chóng?

Tư duy dự phòng không chỉ giúp bạn ứng biến linh hoạt, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong vận hành, đặc biệt với các quán muốn mở chuỗi hoặc kêu gọi đầu tư sau này.

5 - Sử dụng phần mềm quản lý quán cafe để vận hành hiệu quả hơn

Trong thời đại số, việc quản lý quán cafe bằng giấy tờ thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn dễ sai sót. Một phần mềm quản lý chuyên dụng sẽ giúp bạn nắm bắt toàn bộ hoạt động quán theo thời gian thực, từ doanh thu – chi phí đến tồn kho nguyên liệu và hiệu suất nhân viên.

Lợi ích cụ thể:

• Tự động thống kê số lượng đồ uống bán chạy nhất, doanh thu theo ngày/tuần/tháng
• Kiểm soát nguyên liệu đầu vào – hạn chế thất thoát, lãng phí
• Ghi nhận phản hồi khách hàng và quản lý đơn hàng nhanh chóng
• Dễ dàng phân quyền nhân viên, tạo ca làm và chấm công
• Tích hợp CRM, giúp xây dựng hệ thống khách hàng thân thiết và triển khai khuyến mãi đúng tệp

Bạn đang muốn mở quán cafe nhưng còn thiếu tự tin, thiếu vốn hoặc thiếu cộng đồng đồng hành? Hãy tham gia sự kiện đặc biệt dành riêng cho phụ nữ hiện đại – NUÔI DẠY CON, LÀM ĐẸP PHÁT TRIỂN BẢN THÂN & KINH DOANH nơi kết nối những người đang quan tâm đến nuôi dạy con, làm đẹp, phát triển bản thân và kinh doanh bền vững.

Tại đây, bạn sẽ: Lắng nghe chia sẻ thực tế từ các chuyên gia, mẹ bỉm khởi nghiệp thành công. Được tư vấn cách cân bằng giữa chăm sóc gia đình và phát triển sự nghiệp cá nhân. Nhận tài liệu độc quyền, cơ hội kết nối cộng đồng kinh doanh thân thiện, hỗ trợ lẫn nhau. Hãy để hành trình khởi nghiệp của bạn không còn cô đơn – mà trở thành hành trình truyền cảm hứng.

Bắt đầu kinh doanh quán cafe là hành trình đầy thử thách nhưng cũng nhiều tiềm năng nếu bạn chuẩn bị đúng cách. Hãy nhớ rằng, một quán cafe thành công không chỉ bán đồ uống ngon, mà còn bán trải nghiệm, cảm xúc và sự khác biệt. Nếu bạn đang ấp ủ giấc mơ mở quán cafe riêng, hãy bắt đầu từ một kế hoạch thực tế và đừng ngần ngại học hỏi, thử nghiệm để từng bước hiện thực hóa mục tiêu của mình.