CÁC BƯỚC VÀ KINH NGHIỆM MỞ ĐẠI LÝ SỮA DÀNH CHO NGƯỜI MỚI KINH DOANH

Giữa muôn vàn ý tưởng khởi nghiệp, kinh doanh sữa nổi lên như một lựa chọn an toàn nhưng không kém phần tiềm năng. Mở đại lý sữa chính là điểm xuất phát đáng cân nhắc. Hãy cùng khám phá từng bước để biến ý tưởng mở cửa hàng sữa thành một mô hình kinh doanh sinh lời thực sự.

1. Mở đại lý sữa cần bao nhiêu vốn?

Việc dự trù chi phí mở đại lý sữa là bước cực kỳ quan trọng, giúp bạn tránh tình trạng thiếu hụt ngân sách trong quá trình vận hành. Tùy theo quy mô, vị trí và định hướng phát triển, vốn đầu tư ban đầu có thể dao động từ 50 triệu đến hơn 200 triệu đồng. 

1.1. Vốn để mở đại lý sữa

Đối với cửa hàng bán lẻ/quy mô nhỏ/vừa:

• Vốn ban đầu tối thiểu có thể từ khoảng 100 triệu đồng. Trong đó, chi phí nhập hàng ban đầu chiếm khoảng 50% (khoảng 30 - 60 triệu VND).
• Số vốn có sẵn cần chuẩn bị dao động từ 200 - 500 triệu đồng.
• Nếu vốn ít, ban đầu có thể nhập thử mỗi dòng sữa 2-4 hộp để thăm dò nhu cầu thị trường. Chi phí nhập hàng ban đầu khoảng 100 triệu.

Đối với cửa hàng bán buôn/quy mô lớn/đại lý cấp 1:

• Lượng vốn tối thiểu phải rơi vào khoảng vài tỷ đồng.
• Đại lý sữa lớn, đại lý cấp 1 cần ít nhất khoảng 1 tỷ đồng.
• Vốn chủ yếu dùng để nhập hàng số lượng lớn (khoảng 100 - 200 triệu VND trở lên).
• Vốn nhập hàng có thể lên tới 300 - 500 triệu đồng cho mô hình lớn.

1.2. Các khoản chi phí cấu thành vốn mở đại lý sữa

• Chi phí thuê mặt bằng: Dao động từ 10 - 50 triệu VND/tháng tùy khu vực và quy mô. Cần tính thêm tiền cọc (khoảng 3 - 6 tháng). Diện tích mặt bằng khoảng 25 - 50m2 có thể ổn.
• Chi phí trang thiết bị/cơ sở vật chất: Bao gồm kệ trưng bày, quầy thanh toán, tủ lạnh, tủ đông, đèn điện, quạt, camera giám sát, giỏ đựng. Ước tính khoảng 10 - 20 triệu VND cho kệ trưng bày, quầy thanh toán. Tổng chi phí trang thiết bị có thể từ 20 - 50 triệu đồng tùy quy mô.
• Chi phí mua phần mềm quản lý bán hàng và thiết bị liên quan: Máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, máy POS. Chi phí phần mềm khoảng 100 - 600 nghìn đồng/tháng. Các thiết bị khoảng vài triệu đồng. Có thể mua combo để tiết kiệm.
• Chi phí làm giấy phép kinh doanh: Vài trăm nghìn đến 2 - 5 triệu đồng nếu thuê dịch vụ.
• Chi phí thiết kế & xây dựng (cải tạo không gian): Khoảng 10 - 20 triệu VNĐ cho các chỉnh sửa cơ bản.
• Vốn lưu động/chi phí dự phòng: Khoảng 5 - 10% vốn ban đầu hoặc khoảng 30 - 100 triệu đồng để đối phó với các khoản phát sinh.
• Chi phí thuê nhân viên: Khoảng 4 - 6 triệu VND/người/tháng hoặc 10 - 20 triệu VNĐ/tháng tùy số lượng và chức vụ.
• Chi phí quảng cáo/marketing: Bảng hiệu, biển quảng cáo, hoạt động khai trương. Công ty/nhà phân phối có thể hỗ trợ biển bảng, quầy kệ nếu đạt doanh số.
• Các loại thuế: Thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập không thường xuyên, thuế đất, thuế xuất nhập khẩu (tùy loại hình).

2. Mở đại lý sữa nhập hàng ở đâu?

Hiện nay, người kinh doanh có thể tiếp cận ba kênh nhập hàng phổ biến: từ đại lý cấp trên, từ công ty sản xuất và từ các nhà phân phối quốc tế.

1 - Nhập hàng từ đại lý

Khi nhập hàng qua đại lý cấp trên, bạn sẽ được hưởng mức chiết khấu thấp hơn một chút so với việc nhập trực tiếp từ nhà sản xuất, tuy nhiên đổi lại, thủ tục đơn giản hơn, không cần doanh số cam kết cao. Hình thức này cũng thường đi kèm hỗ trợ về vận chuyển, đổi trả hàng hóa, và có thể nhận hàng trước – thanh toán sau theo chu kỳ.

2 - Nhập hàng từ công ty

Khi đại lý của bạn có quy mô đủ lớn, có giấy phép đầy đủ và khả năng tiêu thụ ổn định, bạn có thể đăng ký trở thành đại lý chính thức để nhập hàng trực tiếp từ công ty hoặc tổng phân phối. Đây là cách giúp bạn nhận được mức chiết khấu cao hơn, được ký hợp đồng dài hạn và thường xuyên nhận hỗ trợ truyền thông, bảng hiệu, tủ mát và vật phẩm trưng bày.

3 - Nhập hàng từ nước ngoài

Nếu bạn muốn đa dạng hóa sản phẩm, tập trung vào phân khúc cao cấp hoặc kinh doanh các dòng sữa nhập khẩu, bạn có thể lựa chọn phương án nhập hàng từ nước ngoài. Hình thức này giúp bạn tạo sự khác biệt về sản phẩm, đánh vào nhu cầu đặc thù như sữa cho trẻ kém hấp thu, người ăn kiêng, người lớn tuổi hoặc sữa hữu cơ cao cấp.

4 - Sản xuất gia công sữa

Tự sản xuất hoặc hợp tác đơn vị sản xuất. Kiểm soát quy trình và chất lượng tốt hơn, sản phẩm độc quyền, có thể cạnh tranh về giá. Cần vốn đầu tư lớn, kiến thức chuyên môn về sản xuất.

3. Các bước mở đại lý sữa

Khi bắt đầu mở một đại lý sữa, việc đảm bảo đầy đủ giấy tờ pháp lý không chỉ giúp bạn yên tâm kinh doanh lâu dài mà còn là điều kiện để hợp tác chính thức với các hãng sữa lớn. Dưới đây là các bước cơ bản cần thực hiện:

Bước 1: Lựa chọn mô hình kinh doanh

Bạn có thể lựa chọn một trong hai hình thức sau:

• Hộ kinh doanh cá thể: Phù hợp nếu bạn mở một cửa hàng nhỏ, quy mô dưới 10 lao động và không cần xuất hóa đơn VAT.
• Công ty TNHH (một thành viên hoặc hai thành viên trở lên): Thích hợp nếu bạn có định hướng mở rộng quy mô hoặc cần xuất hóa đơn VAT cho khách hàng.

>> THAM KHẢO: KINH NGHIỆM MỞ CỬA HÀNG BỈM SỮA Ở QUÊ LỢI NHUẬN KHỦNG

Bước 2: Đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và Đầu tư

Tùy vào mô hình đã chọn, bạn thực hiện:

• Đăng ký hộ kinh doanh cá thể tại nơi đặt địa điểm kinh doanh.
• Đăng ký doanh nghiệp (nếu là công ty) tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT.

Hồ sơ bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh
• Bản sao CMND/CCCD của chủ hộ hoặc người đại diện pháp luật
• Hợp đồng thuê mặt bằng (nếu có)

>> THAM KHẢO: 

• HỘI CÁC MẸ BỈM SỮA BUÔN BÁN – BÍ QUYẾT KINH DOANH CHO PHỤ NỮ HIỆN ĐẠI
• MẸ BỈM NÊN KINH DOANH GÌ? GỢI Ý 10+ Ý TƯỞNG DỄ DÀNG KHÔNG CẦN VỐN LỚN

Bước 3: Đăng ký thuế và lấy mã số thuế

Sau khi đăng ký kinh doanh, bạn cần:

• Nộp hồ sơ đăng ký thuế tại Chi cục Thuế quận/huyện nơi đặt địa điểm kinh doanh.
• Lấy mã số thuế để thực hiện nghĩa vụ nộp thuế hàng tháng, quý (tùy hình thức).

Lưu ý:

• Nếu là hộ kinh doanh cá thể, bạn sẽ đóng thuế khoán (gồm thuế GTGT và thuế TNCN).
• Với doanh nghiệp, sẽ phải thực hiện đầy đủ báo cáo thuế định kỳ theo quy định.

Bước 4: Xin giấy phép an toàn thực phẩm

Vì sữa là sản phẩm tiêu dùng trực tiếp, bạn cần Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm do Sở Y tế hoặc Chi cục An toàn thực phẩm cấp (tùy địa phương).

>> THAM KHẢO: PHỤ NỮ NÊN KINH DOANH GÌ? 16 Ý TƯỞNG KINH DOANH CỰC DỄ, SIÊU LỢI NHUẬN

Hồ sơ gồm:

• Đơn đề nghị cấp giấy chứng nhận
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
• Bản thuyết minh điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị
• Giấy khám sức khỏe và giấy xác nhận kiến thức ATTP của người trực tiếp kinh doanh

Bước 5: Ký hợp đồng thuê mặt bằng và đăng ký thông tin với cơ quan thuế

Sau khi đã có giấy đăng ký kinh doanh, bạn cần thuê mặt bằng để làm địa điểm bán hàng. Hợp đồng thuê nên được lập rõ ràng, có thời hạn cụ thể, quy định rõ trách nhiệm hai bên, chi phí, điều khoản chấm dứt hợp đồng. 

Nếu bạn thuê của cá nhân, nên công chứng hợp đồng để tăng tính pháp lý. Mặt bằng kinh doanh nên ở khu dân cư, gần trường học, chợ hoặc nơi có lưu lượng người qua lại cao.

Khi hoàn tất hợp đồng, bạn cần mang bản sao hợp đồng tới Chi cục Thuế địa phương để đăng ký địa điểm kinh doanh và khai báo nếu cần. Đây là bước quan trọng nhằm đảm bảo bạn được cấp mã số thuế hợp lệ, tránh bị xử phạt nếu kiểm tra bất ngờ.

Bước 6: Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp

Dù là hộ kinh doanh hay công ty, việc mở tài khoản ngân hàng riêng biệt mang lại rất nhiều lợi ích. Bạn có thể thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt, nhận chuyển khoản từ khách, và thuận tiện kê khai thuế online qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

 Hồ sơ mở tài khoản:

• Giấy đăng ký kinh doanh
• CCCD người đại diện pháp luật
• Con dấu (nếu là công ty)

Bước 7: Lập hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp sữa 

Việc ký hợp đồng là cần thiết để được hưởng các chính sách chiết khấu, hỗ trợ bảng hiệu, tủ mát, vật dụng trưng bày và đảm bảo hàng hóa chính hãng, có hóa đơn rõ ràng.

Hợp đồng nên có thời hạn rõ ràng, điều khoản gia hạn, chấm dứt hợp tác và trách nhiệm giao hàng. Đây là bước đặt nền móng cho sự hợp tác lâu dài và hiệu quả với nhà cung cấp.

4. Mở đại lý sữa phải đóng các loại thuế nào?

Khi mở đại lý sữa, việc nắm rõ các loại thuế phải nộp không chỉ giúp bạn chủ động về tài chính mà còn đảm bảo hoạt động kinh doanh đúng pháp luật, tránh bị xử phạt. Tùy theo mô hình kinh doanh bạn lựa chọn – hộ kinh doanh cá thể hay doanh nghiệp (công ty TNHH) – các loại thuế và cách tính có sự khác biệt rõ rệt.

1 - Đối với hộ kinh doanh cá thể

Nếu bạn lựa chọn mô hình hộ kinh doanh (phổ biến với các cửa hàng nhỏ và vừa), bạn sẽ đóng thuế khoán – tức là mức thuế được cơ quan thuế ấn định dựa trên doanh thu ước tính. Có 3 loại thuế chính:

• Thuế môn bài: Mức đóng tùy theo doanh thu hằng năm. Nếu doanh thu dưới 100 triệu/năm thì được miễn thuế môn bài. Trên 100 triệu, mức phổ biến là 300.000 – 1.000.000 đồng/năm.
• Thuế giá trị gia tăng: Thường áp dụng mức thuế khoán khoảng 1 – 3% trên doanh thu (do Chi cục Thuế ấn định). Không cần lập hóa đơn VAT, đơn giản trong kê khai.
• Thuế thu nhập cá nhân: Mức thuế khoán thường từ 0,5 – 2% doanh thu tùy ngành hàng, địa phương và quy mô.

2 - Đối với doanh nghiệp

Nếu bạn đăng ký mô hình doanh nghiệp, bạn sẽ áp dụng phương pháp kê khai thuế đầy đủ theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Luật Thuế. Cần có kế toán theo dõi doanh thu – chi phí – lợi nhuận và thực hiện nộp các loại thuế sau:

• Thuế môn bài: Vốn điều lệ dưới 10 tỷ đồng → 2 triệu đồng/năm. Trên 10 tỷ đồng → 3 triệu đồng/năm.
• Thuế giá trị gia tăng: Áp dụng theo phương pháp khấu trừ. Thuế suất thường là 10% cho mặt hàng sữa. Phải xuất hóa đơn VAT, kê khai và nộp thuế theo tháng hoặc quý.
• Thuế thu nhập doanh nghiệp: Tính trên phần lợi nhuận sau khi trừ chi phí hợp lý hợp lệ. Mức thuế phổ biến là 20% lợi nhuận tính thuế.
• Thuế thu nhập cá nhân: Nếu doanh nghiệp trả lương cho nhân viên từ 11 triệu đồng/tháng trở lên/người thì phải khấu trừ TNCN của người lao động.
• Các khoản bảo hiểm (nếu có nhân viên): Doanh nghiệp phải đóng các loại bảo hiểm bắt buộc: BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động với mức trung bình khoảng 21,5% trên tổng quỹ lương.

>> XEM THÊM: CÁCH KINH DOANH SỮA BỘT TRẺ EM LÃI TRĂM TRIỆU MỖI THÁNG

5. Cách chọn mặt bằng, trang trí, trưng bày đại lý sữa

Một cửa hàng đại lý sữa thành công không chỉ phụ thuộc vào nguồn hàng hay giá cả, mà còn nằm ở vị trí kinh doanh, không gian bày trí và cách tạo trải nghiệm mua sắm dễ chịu cho khách hàng. Dưới đây là các yếu tố quan trọng bạn cần lưu ý khi lựa chọn và thiết kế cửa hàng:

1 - Chọn mặt bằng phù hợp

Vị trí địa lý là yếu tố quan trọng hàng đầu. Để kinh doanh hiệu quả, bạn nên ưu tiên những khu vực có mật độ dân cư cao, đặc biệt là nơi có nhiều trẻ em và người lớn tuổi – nhóm khách hàng tiêu thụ sữa thường xuyên.

Gợi ý vị trí lý tưởng bao gồm:

• Gần trường mầm non, tiểu học, trung học
• Gần khu chung cư, khu dân cư đông đúc
• Cạnh chợ, nhà thuốc hoặc các cửa hàng mẹ và bé

Yêu cầu về mặt bằng:

• Diện tích tối thiểu từ 15 – 30m² để đủ trưng bày hàng và khu vực thanh toán
• Có chỗ để xe máy, xe đẩy cho khách hàng
• Giao thông thuận tiện, tầm nhìn thông thoáng, dễ quan sát từ xa

2 - Thiết kế bảng hiệu và trang trí bên ngoài

Bảng hiệu cửa hàng là điểm đầu tiên thu hút sự chú ý của khách. Bạn nên đầu tư vào bảng hiệu có thiết kế rõ ràng, dễ đọc, nổi bật và sử dụng màu sắc tươi sáng gợi liên tưởng đến sự an toàn, sức khỏe, dinh dưỡng (trắng, xanh dương, vàng nhạt...).

Một số yếu tố cần có trên bảng hiệu:

• Tên cửa hàng rõ ràng, dễ nhớ
• Ghi rõ đại lý phân phối sữa và các dòng sản phẩm chính
• Số điện thoại hoặc thông tin liên hệ nếu có bán online

Trang trí bên ngoài có thể thêm bóng bay, standee sản phẩm, hình ảnh em bé, slogan truyền cảm hứng để tạo cảm giác thân thiện và chuyên nghiệp.

3 - Trưng bày sản phẩm khoa học bên trong

Nguyên tắc trưng bày hàng hóa:

• Sắp xếp theo nhóm đối tượng sử dụng: sữa cho bé, cho người lớn, sữa tươi, sữa đặc trị...
• Dòng sản phẩm chủ lực nên đặt ở vị trí ngang tầm mắt khách hàng
• Sản phẩm mới hoặc đang khuyến mãi nên được đặt gần lối vào hoặc tại quầy thanh toán

Về bố cục không gian:

• Kệ sắt hoặc kệ gỗ chắc chắn, chiều cao vừa phải để khách dễ xem
• Bố trí lối đi rộng rãi, đủ sáng, thông thoáng
• Tủ mát đặt ở vị trí cuối dãy hoặc sát tường để tiết kiệm diện tích và dễ đi dây điện

4 - Không gian thân thiện và trải nghiệm mua sắm

Một cửa hàng sữa không cần quá sang trọng nhưng cần sạch sẽ, gọn gàng và thân thiện. Khách hàng thường là phụ huynh có con nhỏ, nên họ đặc biệt chú ý đến vệ sinh và sự an tâm khi mua sản phẩm.

Bạn có thể nâng trải nghiệm khách bằng cách:

• Bật nhạc nhẹ, lắp quạt thông gió để không gian dễ chịu
• Chuẩn bị ghế chờ nhỏ, góc cho bé chơi (nếu diện tích cho phép)
• Dán thêm sticker dễ thương, hình ảnh các nhân vật hoạt hình ở khu vực cho trẻ

6. Xác định tệp khách hàng cho đại lý sữa

Khi bạn quyết định mở đại lý sữa, đồng nghĩa với việc lựa chọn mô hình bán lẻ truyền thống – nơi khách hàng có thể trực tiếp đến cửa hàng để tìm hiểu và mua sản phẩm. Hình thức này đặc biệt phù hợp với nhóm đối tượng cẩn trọng như các bà mẹ đang chăm con nhỏ. Họ thường có nhu cầu được tư vấn kỹ lưỡng, so sánh sản phẩm trực tiếp và cảm thấy yên tâm hơn khi mua hàng tại cửa hàng có địa điểm rõ ràng.

Để tiếp cận nhiều khách hàng hơn, đặc biệt là nhóm phụ huynh trẻ đang sử dụng mạng xã hội thường xuyên, bạn nên đầu tư vào các hình thức marketing trực tuyến như quảng cáo Facebook, xây dựng fanpage, Zalo OA hay các kênh thương mại điện tử.

Dù chi phí ban đầu có thể cao hơn, nhưng hiệu quả mang lại thường vượt xa mong đợi – cả về độ phủ thương hiệu lẫn doanh số bán hàng. Sự kết hợp giữa mô hình bán hàng trực tiếp tại cửa hàng và tiếp thị đa kênh trên nền tảng số chính là chìa khóa giúp đại lý sữa của bạn phát triển bền vững và nhanh chóng chiếm được lòng tin từ nhiều nhóm khách hàng khác nhau.

7. Đa dạng hóa sản phẩm sữa hay nên bán chuyên 1 loại?

Thay vì chỉ tập trung vào một dòng sản phẩm cố định, bạn nên đa dạng hoá mặt hàng nhưng vẫn giữ đúng chủ đề xoay quanh sữa và sản phẩm từ sữa. Điều này vừa giúp bạn phục vụ được nhiều nhóm khách hàng khác nhau, vừa gia tăng giá trị giỏ hàng cho mỗi lượt mua. Một số nhóm sản phẩm nên cân nhắc bao gồm:

• Sữa bột cho trẻ sơ sinh, trẻ nhỏ, trẻ biếng ăn
• Sữa tươi, sữa tiệt trùng, sữa hữu cơ
• Váng sữa, sữa chua, sữa đặc
• Sữa cho người già, người sau phẫu thuật, người cần phục hồi sức khỏe
• Sữa chuyên biệt cho người gầy, người ăn kiêng hoặc bệnh lý

Khách hàng hiện nay có xu hướng lựa chọn những cửa hàng chuyên biệt thay vì mua sữa tại tạp hóa tổng hợp. Lý do là vì họ mong muốn được tư vấn kỹ càng, chọn đúng sản phẩm phù hợp với nhu cầu, đồng thời an tâm hơn khi mua hàng tại nơi chuyên cung cấp các sản phẩm dinh dưỡng.

Bạn đang muốn trở thành một người mẹ thông thái, một người phụ nữ tự tin và một người kinh doanh bản lĩnh?

Đừng bỏ lỡ sự kiện đặc biệt dành riêng cho cộng đồng phụ nữ hiện đại – NUÔI DẠY CON, LÀM ĐẸP PHÁT TRIỂN BẢN THÂN & KINH DOANH. Nơi bạn sẽ được truyền cảm hứng từ những chia sẻ thực tế, sâu sắc và đầy cảm hứng về: Nuôi dạy con khoa học, hạnh phúc. Chăm sóc bản thân & làm đẹp thông minh. Phát triển tư duy – nâng tầm bản thân. Khởi sự kinh doanh hoặc gia tăng thu nhập từ chính đam mê của bạn

Hãy đăng ký tham gia ngay hôm nay để kết nối, học hỏi và mở ra những cánh cửa mới cho cuộc sống của bạn!

5 lợi ích khi tham gia Liên Minh CafeMom:

• Được truyền thông trên các kênh truyền thông của CafeMom
• Kết nối với mạng lưới đối tác chất lượng cao trong hệ sinh thái CafeMom
• Quyền lợi độc quyền về ngành hàng, sản phẩm và dịch vụ 
• Tham gia tối thiểu 2 event/năm để quảng bá sản phẩm, dịch vụ
• Tham gia 24 chương trình Online/Offline phát triển bản thân, phát triển kinh doanh và nuôi dạy con.

Đăng ký tham gia cộng đồng CafeMom

-- Lĩnh vực -- Giới thiệu Nuôi dạy con Phong cách sống Giải trí Giáo dục Tin tức & Sự kiện

Đăng ký ngay

Mở đại lý sữa không đơn thuần là việc nhập hàng về bán, mà là hành trình xây dựng một mô hình kinh doanh gắn liền với giá trị sức khỏe và niềm tin của người tiêu dùng. Dù mở đại lý sữa ở thành thị hay nông thôn, điều quan trọng nhất vẫn là sự uy tín, chuyên nghiệp và khả năng thích ứng linh hoạt với thị trường. Nếu bạn đã sẵn sàng, hãy bắt đầu từ hôm nay. Một đại lý sữa nhỏ hôm nay có thể là nền tảng cho một hệ thống kinh doanh vững chắc trong tương lai!