Mở cửa hàng mẹ và bé cần giấy tờ gì? là một trong những thắc mắc hàng đầu của những người mới bắt đầu. Bài viết này sẽ là cẩm nang toàn diện, giúp bạn nắm vững các loại giấy tờ, quy trình đăng ký và những lưu ý quan trọng để cửa hàng của bạn hoạt động hợp pháp.
1. Vì sao cần chuẩn bị giấy tờ khi mở cửa hàng mẹ và bé?
Kinh doanh cửa hàng mẹ và bé không chỉ đơn thuần là mở cửa bán hàng, nhập sản phẩm và trưng bày lên kệ. Đây là lĩnh vực đặc thù, ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe và sự an toàn của trẻ nhỏ, nên mọi hoạt động đều cần phải minh bạch – hợp pháp – rõ ràng.
1.1. Tại sao mở cửa hàng mẹ và bé cần giấy tờ?
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Luật Thương mại, bất kỳ ai kinh doanh dưới hình thức cửa hàng đều cần phải đăng ký hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp. Nếu không có giấy phép, bạn có thể bị:
- Phạt hành chính từ 3–5 triệu đồng.
- Bị đình chỉ hoạt động cho đến khi bổ sung đủ giấy tờ.
- Gặp khó khăn khi làm việc với nhà cung cấp, ngân hàng hoặc sàn TMĐT.
Ngành mẹ và bé có nhiều sản phẩm nhạy cảm, cần được kiểm soát chặt chẽ. Sữa công thức, thực phẩm ăn dặm, vitamin, bỉm, khăn ướt – đều là những sản phẩm có thể ảnh hưởng đến sức khỏe trẻ em nếu không đảm bảo nguồn gốc.
Một số mặt hàng là hàng nhập khẩu hoặc thực phẩm chức năng, bắt buộc phải có giấy công bố sản phẩm, tem nhãn phụ tiếng Việt, giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm. Việc chuẩn hóa giấy tờ giúp bạn tránh rủi ro kiểm tra, bị phạt, tịch thu hàng hóa.
>> THAM KHẢO: BÍ QUYẾT XÂY DỰNG CONTENT MẸ VÀ BÉ BẰNG AI THU HÚT TRIỆU VIEW
1.2. Điều kiện xin giấy phép kinh doanh cửa hàng mẹ và bé
Để được cấp giấy phép kinh doanh cửa hàng mẹ và bé, bạn cần đảm bảo một số điều kiện cơ bản theo quy định của pháp luật, cụ thể như sau:
- Chủ hộ kinh doanh hoặc người đại diện pháp luật phải là công dân Việt Nam đủ 18 tuổi trở lên. Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự. Không bị truy cứu trách nhiệm hình sự, không đang thi hành án.
- Nếu đăng ký theo mô hình doanh nghiệp, cần có ít nhất 1 người đại diện pháp luật hợp lệ, có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài (có giấy phép lưu trú hợp pháp tại Việt Nam).
- Chỉ có thể đăng ký một hộ kinh doanh duy nhất trong phạm vi toàn quốc.
- Cá nhân thành lập và tham gia góp vốn không được đồng thời là chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp hợp danh của công ty hợp danh trừ khi được sự nhất trí của các thành viên hợp danh còn lại.
2. Giấy phép kinh doanh với từng loại hình doanh nghiệp
Cho dù bạn kinh doanh nhỏ tại nhà hay mở cửa hàng hoành tráng ngoài mặt phố, giấy phép kinh doanh luôn là điều bắt buộc nếu bạn muốn hoạt động hợp pháp và bền vững. Dưới đây là 2 hình thức phổ biến nhất:
2.1. Đối với hộ kinh doanh cá thể
Nếu bạn là cá nhân mở cửa hàng nhỏ lẻ, mô hình hộ kinh doanh cá thể sẽ là lựa chọn phù hợp và đơn giản nhất. Để xin giấy chứng nhận hộ kinh doanh, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Bản sao công chứng CMND/CCCD còn hiệu lực của chủ hộ kinh doanh và các thành viên hộ gia đình đăng ký kinh doanh (nếu có).
- Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh (theo mẫu quy định).
- Bản sao hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh (nếu thuê) hoặc bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (nếu là sở hữu).
- Văn bản ủy quyền (nếu có người nộp hồ sơ không phải là chủ hộ kinh doanh).
- Các giấy tờ khác theo yêu cầu của cơ quan đăng ký (tùy địa phương).
Hồ sơ này sẽ được nộp tại Phòng Kinh tế thuộc UBND cấp quận hoặc huyện nơi đặt cửa hàng. Quá trình xét duyệt thường mất khoảng 3 ngày làm việc, và mức lệ phí dao động trong khoảng 100.000 đến 300.000 đồng tùy theo từng địa phương.
Tuy thủ tục không phức tạp, bạn vẫn cần chú ý một số điểm quan trọng như đặt tên hộ kinh doanh không trùng lặp, kê khai rõ ngành nghề – ví dụ như bán lẻ thực phẩm, đồ dùng mẹ và bé – cũng như đảm bảo các thông tin về địa chỉ, vốn và số lượng lao động là chính xác. Việc kê khai thiếu hoặc sai có thể ảnh hưởng đến thuế khoán và các bước vận hành sau này.
>> THAM KHẢO: 9 BƯỚC ĐỂ BẮT ĐẦU KINH DOANH ĐỒ CHƠI GIÁO DỤC THÀNH CÔNG VÀ BỀN VỮNG
2.2. Đối với doanh nghiệp
Trường hợp bạn định hướng phát triển cửa hàng thành chuỗi, mở rộng quy mô hoặc muốn hoạt động bài bản ngay từ đầu, thì mô hình doanh nghiệp sẽ là lựa chọn phù hợp hơn. Khi đó, bạn cần đăng ký giấy chứng nhận doanh nghiệp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, thông qua Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bộ hồ sơ sẽ yêu cầu đầy đủ:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
- Điều lệ công ty, danh sách thành viên hoặc cổ đông (nếu có).
- Bản sao công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực của người đại diện pháp luật, thành viên/cổ đông sáng lập.
- Văn bản ủy quyền (nếu có người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật).
- Các giấy tờ khác theo yêu cầu của cơ quan đăng ký (tùy trường hợp).
Quá trình xử lý thường diễn ra trong khoảng 3 đến 5 ngày làm việc, với mức lệ phí khoảng 100.000 – 200.000 đồng.
Điều quan trọng ở đây là bạn cần xác định rõ loại hình doanh nghiệp phù hợp (như công ty TNHH một thành viên, hai thành viên trở lên hay công ty cổ phần), lựa chọn người đại diện pháp luật đáng tin cậy, và cân nhắc kỹ mức vốn điều lệ để vừa đảm bảo uy tín vừa kiểm soát rủi ro tài chính. Ngoài ra, mã ngành nghề kinh doanh cũng cần kê khai chi tiết, đặc biệt nếu bạn có ý định phân phối thực phẩm, mỹ phẩm hay các sản phẩm dành cho trẻ em.
>> THAM KHẢO: BÍ QUYẾT KINH DOANH NGÀNH HÀNG MẸ VÀ BÉ THÀNH CÔNG CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU
3. Các lưu ý quan trọng khi chuẩn bị giấy tờ mở cửa hàng mẹ và bé
Việc mở cửa hàng kinh doanh trong ngành mẹ và bé đòi hỏi bạn không chỉ chú trọng đến sản phẩm và dịch vụ, mà còn cần đặc biệt quan tâm đến tính pháp lý – điều kiện tiên quyết để phát triển bền vững. Dưới đây là những lưu ý “nhỏ mà không nhỏ” bạn nhất định không được bỏ qua:
3.1. Tìm hiểu kỹ các quy định pháp luật hiện hành
Mỗi loại hình kinh doanh (hộ kinh doanh, công ty TNHH, công ty cổ phần…) sẽ có những yêu cầu riêng về hồ sơ và thủ tục. Ngoài ra, trong ngành hàng mẹ và bé, một số sản phẩm đặc thù như:
- Sữa công thức, thực phẩm bổ sung
- Hàng nhập khẩu
- Đồ chơi cho trẻ em; sẽ cần phải tuân thủ thêm các quy định về an toàn thực phẩm, công bố sản phẩm, tem nhãn phụ…
Luôn kiểm tra cập nhật từ Cổng thông tin của Bộ Công Thương, Sở KH&ĐT hoặc luật sư chuyên ngành nếu cần.
3.2. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác ngay từ đầu
Lập danh sách chi tiết các giấy tờ cần thiết, đối chiếu với quy định và tình hình thực tế của bạn. Sắp xếp hồ sơ một cách khoa học. Ngoài ra cần đảm bảo tính hợp lệ của giấy tờ:
- Các bản sao phải được chứng thực đúng quy định (thời hạn chứng thực, chữ ký, con dấu).
- Các thông tin kê khai phải trùng khớp và chính xác.
- Giấy tờ còn thời hạn hiệu lực (CMND/CCCD, hợp đồng thuê...).
3.3. Nộp hồ sơ đúng nơi quy định và theo dõi tiến độ
- Xác định chính xác địa chỉ nộp hồ sơ. Tránh nộp nhầm lẫn giữa các cơ quan.
- Tuân thủ đúng quy trình và hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận.
- Ghi nhớ hoặc lưu lại thông tin về người tiếp nhận hồ sơ và số điện thoại liên hệ.
- Theo dõi sát sao tiến độ xử lý hồ sơ qua các kênh thông tin được cung cấp.
- Chủ động liên hệ với cơ quan chức năng nếu có bất kỳ vướng mắc hoặc chậm trễ nào.
3.4. Luôn cập nhật các thay đổi mới nhất về quy định pháp luật
Pháp luật kinh doanh thay đổi theo từng năm, đặc biệt là:
- Luật Thuế
- Quy định về hóa đơn điện tử
- Điều kiện kinh doanh thực phẩm – hàng nhập khẩu
- Mức xử phạt hành chính.
Hãy dành thời gian mỗi quý để cập nhật lại thông tin hoặc nhờ kế toán/luật sư đồng hành tư vấn định kỳ.
>> THAM KHẢO: GIẢI PHÁP AI CHO NGÀNH MẸ VÀ BÉ NÂNG TẦM DOANH NGHIỆP TẠI KỶ NGUYÊN SỐ
4. Các câu hỏi thường gặp khi chuẩn bị giấy tờ mở cửa hàng mẹ và bé?
Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ và hoàn tất thủ tục mở cửa hàng mẹ và bé, rất nhiều người gặp phải những thắc mắc tương tự nhau – từ chi phí, thời gian thực hiện cho đến quy định pháp luật áp dụng ra sao. Dưới đây là những câu hỏi phổ biến nhất được tổng hợp lại, giúp bạn chủ động hơn và tránh rơi vào thế bị động khi bắt tay vào kinh doanh.
1 - Chi phí làm giấy tờ mở cửa hàng mẹ và bé khoảng bao nhiêu?
Chi phí làm giấy tờ mở cửa hàng mẹ và bé không cố định và phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:
Loại hình kinh doanh:
- Hộ kinh doanh cá thể: Chi phí thường thấp nhất, chủ yếu là lệ phí đăng ký kinh doanh (khoảng vài trăm nghìn đồng, tùy địa phương). Có thể phát sinh thêm chi phí sao y công chứng giấy tờ.
- Doanh nghiệp (TNHH, cổ phần): Chi phí cao hơn, bao gồm lệ phí đăng ký doanh nghiệp (tương tự hộ kinh doanh), chi phí khắc dấu pháp nhân (khoảng vài trăm nghìn đồng), và có thể có chi phí dịch vụ nếu bạn sử dụng dịch vụ thành lập doanh nghiệp.
Các giấy phép khác:
- Giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm: Có thể có chi phí kiểm tra, thẩm định cơ sở (tùy quy định của từng địa phương và loại hình thực phẩm kinh doanh).
- Giấy chứng nhận phòng cháy chữa cháy: Nếu thuộc đối tượng phải thẩm duyệt và nghiệm thu, có thể phát sinh chi phí liên quan đến thiết kế, lắp đặt hệ thống PCCC và kiểm tra.
- Giấy phép kinh doanh sản phẩm đặc biệt: Chi phí tùy thuộc vào loại sản phẩm và quy định của cơ quan quản lý chuyên ngành.
2 - Thời gian hoàn thành các thủ tục là bao lâu?
Thời gian để hoàn tất toàn bộ giấy tờ mở cửa hàng mẹ và bé thường kéo dài từ vài ngày đến vài tuần, tùy theo loại giấy phép cần xin. Việc đăng ký hộ kinh doanh cá thể mất khoảng 3 đến 5 ngày làm việc, trong khi đăng ký thành lập doanh nghiệp có thể mất 5 đến 7 ngày.
Các loại giấy phép bổ sung như chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm thường cần từ 15 đến 30 ngày để hoàn tất. Sau khi có giấy phép kinh doanh, bạn có thể thực hiện các bước tiếp theo như đăng ký mã số thuế, sử dụng hóa đơn điện tử, mở tài khoản ngân hàng… trong vòng 5 đến 10 ngày tiếp theo.
3 - Có cần thuê luật sư để làm các thủ tục này không?
Trong phần lớn trường hợp, bạn hoàn toàn có thể tự làm các thủ tục giấy tờ mà không cần thuê luật sư, đặc biệt nếu bạn kinh doanh nhỏ và mô hình đơn giản như hộ kinh doanh cá thể. Tuy nhiên, việc nhờ đến dịch vụ tư vấn hoặc luật sư là lựa chọn nên cân nhắc nếu bạn:
- Không có thời gian tìm hiểu kỹ luật
- Muốn mở cửa hàng với quy mô lớn, nhiều chi nhánh
- Kinh doanh sản phẩm cần nhiều giấy phép đặc thù như sữa, thực phẩm chức năng, đồ chơi nhập khẩu
- Cần đảm bảo hồ sơ đúng ngay từ đầu, không bị sai sót khi nộp hồ sơ.
Chi phí thuê luật sư hoặc sử dụng dịch vụ pháp lý trọn gói thường không quá cao, dao động trong khoảng từ 1 đến 3 triệu đồng và giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian, công sức.
4 - Có được dùng giấy phép hộ kinh doanh để mở nhiều chi nhánh?
Không. Theo quy định hiện hành, hộ kinh doanh cá thể chỉ được phép hoạt động tại một địa điểm duy nhất. Nếu bạn muốn mở thêm chi nhánh, cửa hàng thứ 2, thứ 3,… bạn bắt buộc phải:
- Thành lập doanh nghiệp (công ty TNHH, công ty cổ phần…)
- Hoặc chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang mô hình doanh nghiệp.
Việc sử dụng một giấy phép hộ kinh doanh để hoạt động tại nhiều địa điểm là vi phạm pháp luật và có thể bị xử phạt hành chính nếu bị phát hiện.
5 - Mở cửa hàng nhỏ trong nhà có cần khai báo không?
Có. Dù bạn mở cửa hàng tại nhà, diện tích nhỏ, bán hàng cho người quen hay chỉ vài sản phẩm, nếu có hoạt động kinh doanh – thu lợi nhuận thì pháp luật vẫn yêu cầu phải đăng ký hộ kinh doanh.
Điều này áp dụng cho cả các trường hợp:
- Cửa hàng mẹ và bé mở trong nhà riêng, tầng 1 chung cư
- Bán hàng online kết hợp với bán tại nhà
- Có bảng hiệu, có khách đến mua trực tiếp hoặc giao hàng.
Tuy nhiên, với mô hình kinh doanh siêu nhỏ, không thường xuyên, bạn có thể xin xác nhận tạm thời từ tổ dân phố hoặc chính quyền địa phương để được hướng dẫn cụ thể. Một số địa phương linh hoạt cho phép hộ kinh doanh nhỏ lẻ không bảng hiệu hoạt động mà không cần đăng ký, nhưng đây không phải là quy định áp dụng đồng bộ toàn quốc.
Việc mở cửa hàng mẹ và bé không chỉ cần vốn, mặt bằng và sản phẩm tốt, mà còn cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt pháp lý để kinh doanh bền vững, tránh rủi ro. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm được mở cửa hàng mẹ và bé cần giấy tờ gì, cùng với quy trình và điều kiện cụ thể để bắt đầu đúng hướng. Chúc bạn thuận lợi trong quá trình mở cửa hàng mẹ và bé và đạt được nhiều thành công!
