Bài viết này tổng hợp top 5 diễn giả là doanh nhân khởi nghiệp thành công năm 2025 và đánh dấu chỗ đứng vững chắc trong sự nghiệp...
Bạn đang tìm cách quản lý nhân sự hiệu quả nhưng chưa sẵn sàng đầu tư phần mềm chuyên dụng? Excel chính là công cụ đơn giản – nhưng đầy sức mạnh – để tối ưu toàn bộ quy trình nhân sự. Trong bài viết này, bạn sẽ được hướng dẫn từng bước xây dựng hệ thống quản lý nhân sự bằng Excel bài bản, tiết kiệm thời gian mà vẫn chuyên nghiệp, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và người làm HR kiêm nhiệm.
1. Tại sao nên quản lý nhân sự bằng excel?
Trong bối cảnh hiện nay, doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) chiếm phần lớn thị trường kinh doanh tại Việt Nam. Tuy nhiên, phần lớn các doanh nghiệp này vẫn chưa đầu tư vào hệ thống phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp do hạn chế về ngân sách, hạ tầng công nghệ hoặc thiếu đội ngũ IT hỗ trợ. Kết quả là công tác quản lý nhân sự doanh nghiệp nhỏ thường được thực hiện thủ công, manh mún, khó kiểm soát và dễ xảy ra sai sót.
Giữa muôn vàn lựa chọn công cụ, Excel vẫn là một trong những giải pháp được ưa chuộng nhất bởi tính linh hoạt, miễn phí và dễ sử dụng. Với một file Excel đơn giản, người quản lý có thể lưu trữ đầy đủ thông tin nhân viên, theo dõi hợp đồng, chấm công, tính lương và thậm chí là tạo dashboard báo cáo hiệu quả nhân sự.
Việc quản lý nhân sự bằng Excel đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp quy mô nhỏ, chưa cần đến các hệ thống HRM phức tạp nhưng vẫn cần kiểm soát chặt chẽ nguồn lực con người.
>> THAM KHẢO: 6 BƯỚC VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP GIÚP TỐI ƯU CHI PHÍ, NÂNG CAO NĂNG SUẤT
2. Những nội dung cần có khi quản lý nhân sự bằng excel
Để quản lý nhân sự hiệu quả bằng Excel, doanh nghiệp cần xác định rõ những dữ liệu cốt lõi cần theo dõi và cập nhật thường xuyên. Việc chuẩn hóa các nội dung trong file Excel không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tránh sai sót trong quá trình vận hành. Dưới đây là các phần nội dung không thể thiếu trong một bảng tính Excel quản trị nhân sự chuyên nghiệp:
1 - Thông tin nhân viên cơ bản
Đây là phần nền tảng trong bất kỳ hệ thống quản trị nhân sự nào. Excel cần có một bảng dữ liệu tổng hợp các thông tin cá nhân quan trọng của nhân viên như:
- Họ và tên
- Mã nhân viên
- Ngày sinh, giới tính
- Số CMND/CCCD, ngày cấp, nơi cấp
- Địa chỉ liên hệ, email, số điện thoại
- Phòng ban, chức danh, người quản lý trực tiếp
- Trạng thái làm việc: đang làm, nghỉ việc, nghỉ thai sản, thử việc...
Việc cập nhật chính xác thông tin này giúp quản lý nhân sự dễ dàng tra cứu và đồng bộ với các biểu mẫu khác như bảng lương, chấm công, hay hợp đồng lao động.
>> THAM KHẢO: 6 BƯỚC NGHIÊN CỨU THỊ TRƯỜNG ĐỂ ĐƯA RA QUYẾT ĐỊNH KINH DOANH SÁNG SUỐT
2 - Hợp đồng lao động
Quản lý hợp đồng là một phần rất quan trọng trong việc đảm bảo tính pháp lý giữa doanh nghiệp và người lao động. Trong Excel, bạn nên xây dựng một bảng theo dõi hợp đồng với các thông tin như:
- Mã nhân viên & tên đầy đủ
- Loại hợp đồng (thử việc, xác định thời hạn, không xác định thời hạn)
- Ngày ký hợp đồng
- Ngày bắt đầu và ngày kết thúc
- Ngày gia hạn gần nhất (nếu có)
- Tình trạng hợp đồng: còn hiệu lực, sắp hết hạn, đã hết hạn
- Cột ghi chú: lý do kết thúc hợp đồng, thay đổi nội dung hợp đồng
Với các công thức điều kiện (Conditional Formatting), bạn còn có thể tạo cảnh báo tự động khi hợp đồng sắp hết hạn để chủ động gia hạn hoặc tái ký.
3 - Chấm công - tính lương - thưởng phạt
Chấm công là dữ liệu quan trọng để làm căn cứ tính lương và kiểm soát kỷ luật lao động. Trong Excel, bạn nên tách riêng bảng chấm công hàng tháng cho từng nhân viên với cấu trúc sau:
- Cột ngày trong tháng (01 – 31)
- Các ký hiệu chấm công: C (có mặt), P (phép), KL (không lý do), OT (tăng ca), L (đi muộn), S (nghỉ ốm)...
- Cột tổng số công thực tế, công chuẩn, tăng ca
- Cột tính điểm chuyên cần (nếu có)
Ngoài ra, bạn có thể bổ sung bảng tổng hợp tiền thưởng – kỷ luật riêng biệt hoặc tích hợp trong bảng lương nếu số lượng nhân sự không quá lớn.
>> THAM KHẢO: 6 BƯỚC XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU SUẤT & LỢI NHUẬN
4 - Nghỉ phép - phép năm
Theo dõi ngày nghỉ phép giúp doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi người lao động và quản lý tốt sự vắng mặt trong tổ chức. Bảng nghỉ phép trong Excel nên bao gồm:
- Họ tên, mã nhân viên
- Tổng số ngày phép năm theo quy định
- Số ngày đã nghỉ trong từng tháng
- Số ngày còn lại
- Ghi chú lý do nghỉ (nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ không lương…)
Bạn có thể tạo bảng phép riêng hoặc tích hợp vào bảng chấm công nếu muốn đơn giản hóa hệ thống. Với công thức đơn giản như SUMIF, COUNTIF, bạn dễ dàng tính tổng số lần nghỉ theo từng loại trong năm.
Việc theo dõi nghỉ phép bằng Excel giúp quản lý nắm bắt tình hình nhân sự, đồng thời là cơ sở để chấm điểm thi đua, xét tăng lương, thưởng Tết hoặc xử lý vi phạm nội quy.
5 - Khen thưởng - kỷ luật
Đây là bảng dữ liệu giúp doanh nghiệp ghi nhận đóng góp và xử lý vi phạm của nhân sự một cách minh bạch, có hệ thống. Excel có thể giúp bạn theo dõi các quyết định này dễ dàng với cấu trúc như sau:
- Mã nhân viên, Họ tên
- Ngày ban hành quyết định
- Hình thức: Thưởng (thưởng nóng, thưởng theo KPI, thưởng sáng kiến...) hoặc Kỷ luật (khiển trách, cảnh cáo, phạt tài chính...)
- Nội dung chi tiết: lý do, mức tiền thưởng/phạt, bộ phận liên quan
- Người phê duyệt
- Ghi chú thêm (file đính kèm nếu cần)
Với bảng này, bạn dễ dàng lọc ra các nhân sự có thành tích tốt để đề xuất thăng tiến, tăng lương, khen thưởng quý – năm hoặc ngược lại, cảnh báo nhân sự vi phạm thường xuyên.
6 - Thăng tiến, đánh giá hiệu suất
Để xây dựng đội ngũ vững mạnh, doanh nghiệp cần đánh giá định kỳ hiệu suất làm việc của từng nhân sự và theo dõi lộ trình phát triển nghề nghiệp (career path). Excel có thể giúp bạn tổng hợp thông tin này theo các tiêu chí sau:
- Mã nhân viên, Họ tên, Phòng ban
- Thời gian làm việc tại công ty
- Kết quả đánh giá theo kỳ (tháng, quý, năm)
- Điểm đánh giá theo từng tiêu chí: chuyên môn, kỹ năng mềm, hiệu quả công việc, tinh thần trách nhiệm.
- Hạng xếp loại: A/B/C hoặc Xuất sắc – Đạt – Chưa đạt
- Gợi ý: Tăng lương / Thăng chức / Cần đào tạo thêm
- Ngày cập nhật gần nhất
Với sự hỗ trợ của biểu đồ hoặc định dạng có điều kiện (Conditional Formatting), bạn còn có thể trực quan hóa xu hướng phát triển của từng nhân viên theo thời gian, từ đó đề xuất lộ trình thăng tiến hoặc kế hoạch đào tạo nội bộ hiệu quả hơn.
3. Các mẫu file excel quản lý nhân sự phổ biến
Để phục vụ nhiều nhu cầu khác nhau trong công tác quản trị nhân sự, hiện nay có rất nhiều mẫu file Excel được thiết kế sẵn, tiện dụng và dễ tuỳ biến. Tùy theo quy mô doanh nghiệp, cách tổ chức bộ máy và mục tiêu theo dõi, bạn có thể lựa chọn mẫu file phù hợp. Dưới đây là các mẫu phổ biến và được sử dụng nhiều nhất:
>> THAM KHẢO: TOP 7 PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG SHOPEE PHỔ BIẾN NHẤT 2025
3.1. File quản lý nhân sự tổng quan
Đây là mẫu file thường được dùng tại các doanh nghiệp nhỏ hoặc cá nhân làm hành chính – nhân sự kiêm nhiệm. Toàn bộ thông tin nhân viên sẽ được quản lý trong một bảng dữ liệu lớn, giúp bạn dễ dàng tra cứu và tổng hợp mà không cần chuyển đổi giữa nhiều sheet.
Mẫu file này phù hợp với team từ 5–30 người, không yêu cầu báo cáo phức tạp, chỉ cần theo dõi đầy đủ và dễ thao tác.
3.2. File quản lý nhân sự theo phòng ban
Khi doanh nghiệp có quy mô lớn hơn hoặc bộ máy bắt đầu phân tầng rõ ràng, mẫu file theo phòng ban sẽ giúp người làm nhân sự dễ quản lý và cập nhật dữ liệu chính xác hơn. Thay vì gộp tất cả nhân viên vào một bảng duy nhất, bạn sẽ có các sheet hoặc bảng con cho từng bộ phận: Kinh doanh, Marketing, Kế toán, Kỹ thuật, Hành chính…
Mẫu file này rất phù hợp với doanh nghiệp từ 30 nhân sự trở lên, đặc biệt là khi có trợ lý nhân sự hoặc HRBP phụ trách từng khối.
3.3. File quản lý nhân sự theo hợp đồng lao động
Mẫu file này được thiết kế để theo dõi toàn bộ vòng đời hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp và nhân viên – từ ký mới, gia hạn đến chấm dứt. Đây là tài liệu quan trọng để đảm bảo tính pháp lý, cũng như giúp nhân sự chủ động trong việc kiểm tra thời hạn hợp đồng và chuẩn bị các thủ tục kịp thời.
3.4. File quản lý nhân sự mới
Khi có nhân viên mới gia nhập, việc quản lý thông tin trong giai đoạn đầu rất quan trọng để đảm bảo quy trình onboarding diễn ra mượt mà và đúng tiến độ. Mẫu file quản lý nhân sự mới giúp bạn theo dõi tất cả các đầu việc liên quan đến một nhân sự mới trong 1–3 tháng đầu làm việc.
Mẫu này đặc biệt phù hợp với bộ phận HR admin, giúp kiểm tra trạng thái onboarding và phối hợp tốt hơn với quản lý trực tiếp để theo sát tiến độ thử việc.
3.5. File quản lý nhân viên nghỉ việc
Dù là nghỉ đúng quy trình hay đột ngột, nhân viên nghỉ việc cũng cần được quản lý minh bạch và lưu hồ sơ đầy đủ để đảm bảo tính hệ thống và dễ truy xuất khi cần thiết. Mẫu file này hỗ trợ lưu trữ danh sách nhân sự đã nghỉ kèm theo các thông tin liên quan đến lý do nghỉ, thời điểm nghỉ và quá trình bàn giao.
Việc lưu trữ file này giúp bạn làm báo cáo phân tích biến động nhân sự theo tháng/quý/năm, đồng thời hỗ trợ kiểm tra lại thông tin khi có khiếu nại hay truy vấn từ cơ quan chức năng.
3.6. File quản lý kế hoạch tuyển dụng
Đây là mẫu file không thể thiếu đối với các doanh nghiệp đang mở rộng quy mô hoặc có nhu cầu tuyển dụng thường xuyên. Thay vì theo dõi rời rạc qua email hoặc ghi chú thủ công, mẫu Excel quản lý kế hoạch tuyển dụng giúp bạn hệ thống hóa toàn bộ quy trình từ lúc phát sinh nhu cầu đến khi nhân sự mới nhận việc.
File này rất hữu ích trong việc đánh giá hiệu quả tuyển dụng từng tháng hoặc từng chiến dịch, đồng thời hỗ trợ lập báo cáo so sánh giữa nhu cầu và thực tế nhân sự.
3.7. File theo dõi biến động tiền lương
Một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách nhân sự là biến động lương. Mẫu file này giúp bạn theo dõi sự thay đổi mức lương của từng nhân sự theo thời gian để kiểm soát chi phí, minh bạch hóa việc tăng lương và đánh giá hiệu suất.
Mẫu này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp đang thiết lập khung năng lực, lộ trình nghề nghiệp (career path), hoặc xây dựng hệ thống đánh giá và đãi ngộ công bằng, minh bạch.
4. Ưu nhược điểm khi quản lý nhân sự bằng excel
Excel là một trong những công cụ phổ biến và quen thuộc nhất với bất kỳ ai làm việc trong lĩnh vực hành chính – nhân sự. Với những doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa, chưa đủ điều kiện triển khai hệ thống phần mềm quản lý chuyên sâu, Excel thường là lựa chọn đầu tiên nhờ sự linh hoạt và dễ tiếp cận. Tuy nhiên, giống như bất kỳ công cụ nào khác, quản lý nhân sự bằng Excel cũng mang đến cả lợi thế và hạn chế nhất định
- Miễn phí và dễ tiếp cận: Excel có sẵn trong bộ công cụ Microsoft Office, không yêu cầu mua thêm phần mềm HR chuyên dụng.
- Dễ sử dụng với người không chuyên: Nhân sự không cần kỹ năng lập trình vẫn có thể tạo bảng, nhập dữ liệu và sử dụng các công thức cơ bản.
- Tùy biến linh hoạt: Người dùng có thể thiết kế bảng tính phù hợp với đặc thù riêng của doanh nghiệp mà không bị ràng buộc bởi cấu trúc phần mềm cố định.
- Tự động hóa thao tác: Nhờ vào các công thức như IF, VLOOKUP, SUMIF,... bạn có thể tính lương, chấm công, nghỉ phép hoàn toàn tự động.
- Dễ dàng chia sẻ nội bộ: File Excel có thể gửi qua email, lưu trên Google Drive hoặc dùng chung trong hệ thống nội bộ.
Nhược điểm:
- Thiếu tính bảo mật và phân quyền: Nhiều người cùng chỉnh sửa file có thể dẫn đến sai lệch hoặc xóa nhầm dữ liệu mà không kiểm soát được.
- Khó kiểm soát khi số lượng nhân sự lớn: Khi doanh nghiệp có trên 50 – 100 nhân viên, file Excel dễ trở nên rối rắm, khó theo dõi, mất tính liên kết.
- Không tích hợp với các hệ thống khác: Excel không thể kết nối trực tiếp với máy chấm công, phần mềm tính thuế hay hệ thống tính bảo hiểm xã hội.
- Không hỗ trợ báo cáo nâng cao theo thời gian thực: Nếu muốn xem báo cáo tức thì hoặc cần số liệu động, Excel sẽ bị giới hạn so với các phần mềm HRM chuyên nghiệp.
- Rủi ro mất dữ liệu cao nếu không sao lưu thường xuyên: File Excel có thể bị lỗi, mất, hoặc ghi đè nếu không được quản lý chặt chẽ.
5. Những lưu ý khi sử dụng quản lý nhân sự bằng excel
Dù Excel là công cụ đơn giản, dễ sử dụng và phù hợp với nhiều doanh nghiệp nhỏ, nhưng nếu không biết cách thiết lập và vận hành đúng cách, bạn có thể dễ dàng rơi vào tình trạng rối dữ liệu, sai công thức, thậm chí mất thông tin quan trọng. Để khai thác tối đa hiệu quả từ Excel trong công tác quản lý nhân sự, bạn cần lưu ý một số điểm mấu chốt dưới đây – giúp file luôn gọn gàng, chính xác và bảo mật.
- Luôn sao lưu dữ liệu định kỳ: Dù Excel tiện lợi, nhưng dễ bị mất hoặc ghi đè nếu không cẩn thận. Hãy lưu file trên Google Drive, Dropbox hoặc ổ cứng ngoài, và tạo phiên bản backup định kỳ (theo tuần hoặc tháng).
- Đặt mật khẩu bảo vệ file và từng sheet quan trọng: Giới hạn quyền truy cập đối với các dữ liệu nhạy cảm như lương, hợp đồng, đánh giá nhân sự để tránh rò rỉ thông tin nội bộ.
- Không để quá nhiều dữ liệu trong một sheet: Khi số lượng nhân viên tăng lên, hãy tách thành các bảng riêng theo phòng ban, hợp đồng hoặc thời gian để tránh tình trạng quá tải, chậm file.
- Sử dụng công thức có kiểm soát: Không nên lạm dụng công thức phức tạp trên toàn bảng nếu không cần thiết. Ưu tiên công thức đơn giản, rõ ràng, dễ bảo trì.
Nếu bạn đang tìm cách cân bằng giữa công việc, chăm sóc gia đình và phát triển bản thân, đừng bỏ lỡ sự kiện đặc biệt dành riêng cho phụ nữ hiện đại: NUÔI DẠY CON, LÀM ĐẸP PHÁT TRIỂN BẢN THÂN & KINH DOANH
Tại đây, bạn sẽ được gặp gỡ những người mẹ truyền cảm hứng trong công việc và cuộc sống. Cập nhật xu hướng nuôi dạy con thời 4.0, chăm sóc bản thân từ trong ra ngoài. Lắng nghe những chia sẻ thực tế về kinh doanh, quản lý tài chính và tối ưu hiệu suất công việc – từ những công cụ đơn giản như Excel đến các chiến lược quản trị hiện đại.
Quản lý nhân sự bằng Excel không chỉ là giải pháp tạm thời – với cách thiết lập đúng và công thức phù hợp, đây hoàn toàn có thể trở thành hệ thống vận hành ổn định cho doanh nghiệp nhỏ. Dù bạn là HR kiêm nhiệm, quản lý vận hành hay chủ doanh nghiệp, Excel vẫn đủ mạnh mẽ để theo dõi nhân sự, tối ưu hiệu suất làm việc và kiểm soát ngân sách.
