15+ PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ TỐI ƯU HÓA NGUỒN LỰC CHO DOANH NGHIỆP

Phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình từ tuyển dụng, chấm công, tính lương đến đánh giá hiệu suất. Đây là giải pháp thiết yếu giúp nâng cao hiệu quả làm việc, tiết kiệm chi phí và hỗ trợ chuyển đổi số toàn diện trong quản trị nguồn nhân lực. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về các phần mềm quản lý nhân sự phổ biến nhất hiện nay và xu hướng công nghệ trong tương lai.

1. Phần mềm quản lý nhân sự là gì? 

Phần mềm quản lý nhân sự (HRM - Human Resource Management software) là hệ thống công nghệ thông tin giúp các tổ chức/doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình liên quan đến quản lý con người trong tổ chức. Đây là công cụ hỗ trợ đắc lực cho phòng Nhân sự và Quản trị doanh nghiệp trong việc theo dõi, kiểm soát và phát triển nguồn lực nội bộ.

Thay vì phải xử lý thủ công trên giấy tờ hoặc qua các bảng tính rời rạc, phần mềm nhân sự hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tập trung dữ liệu trên một nền tảng duy nhất. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu sai sót, mà còn nâng cao hiệu suất làm việc của phòng nhân sự. Tùy theo từng nhà cung cấp và nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, phần mềm có thể được tích hợp thêm các tính năng nâng cao như phân tích dữ liệu nhân sự và dự báo nguồn lực trong tương lai.

2. Top 15 phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả hiện nay

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng tới quản trị nguồn nhân lực, việc lựa chọn phần mềm nhân sự phù hợp không còn là điều "nên làm" mà là bắt buộc phải có để tối ưu hóa vận hành. Dưới đây là 15 phần mềm quản lý nhân sự phổ biến hiện nay: 

2.1. Phần mềm Base HRM+

Phần mềm này phù hợp với mục đích quản trị nhân sự toàn diện và chuyên sâu. 

Ưu điểm của phần mềm Base HRM+:

• Phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu chuyên sâu, quy mô từ vừa đến lớn, định hướng tăng trưởng.
• Cấu trúc linh hoạt, dễ mở rộng nếu doanh nghiệp phát triển thêm phòng ban, quy trình.
• Báo cáo trực quan, dữ liệu thời gian thực (real-time), phù hợp với doanh nghiệp theo mô hình OKR, Agile.
• Giao diện đẹp, hiện đại, trải nghiệm người dùng được đầu tư bài bản.

Nhược điểm: 

• Chi phí khá cao nếu áp dụng full tính năng cho doanh nghiệp >100 nhân sự.
• Đòi hỏi người triển khai phải có tư duy quản trị rõ ràng, nếu không sẽ khó tận dụng hết công suất.
• Quá trình đào tạo ban đầu có thể kéo dài với nhân sự chưa quen nền tảng số.

Tính năng nổi bật của Base HRM+:

• Xây dựng hệ thống quản trị nhân sự toàn diện: Base HRM+ cho phép doanh nghiệp thiết lập một bộ khung quản trị nhân sự vững chắc, bao gồm: thiết kế sơ đồ tổ chức, hoạch định lộ trình phát triển nghề nghiệp (Career Path), xác định định biên nhân sự, quy trình tuyển dụng – hội nhập (onboarding)...
• Quản lý hồ sơ nhân sự tập trung và xuyên suốt: Thông tin về nhân sự được lưu trữ tập trung trên một nền tảng duy nhất và được cập nhật theo từng giai đoạn của vòng đời nhân sự. Mỗi nhân viên đều có quyền truy cập và theo dõi hồ sơ cá nhân của mình, giúp tăng tính minh bạch và chủ động trong việc quản lý thông tin cá nhân.
• Tự động hóa phúc lợi và chính sách nhân sự: Phần mềm hỗ trợ ghi nhận và quản lý chính sách phúc lợi như nghỉ phép, làm thêm, công tác, khám sức khỏe định kỳ, trợ cấp... Các khoản hỗ trợ tài chính có thể được cộng trực tiếp vào lương, đảm bảo minh bạch và chính xác trong chi trả.
• Tự động hóa chấm công và tính lương: Dữ liệu từ các nguồn như máy chấm công, đơn xin nghỉ, đi muộn – về sớm,... được tổng hợp và xử lý tự động, đối chiếu với quy trình phê duyệt của quản lý.
• Hỗ trợ quản trị mục tiêu và đánh giá hiệu suất: Base HRM+ cho phép doanh nghiệp xây dựng, theo dõi và đo lường mục tiêu cá nhân hoặc tập thể dựa trên mô hình KPI hoặc OKR.
• Gắn kết nội bộ và phát triển văn hóa doanh nghiệp: Không chỉ là phần mềm quản lý hành chính, Base HRM+ còn chú trọng tới các yếu tố mang tính chất mềm như văn hóa doanh nghiệp, truyền thông nội bộ, tổ chức đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên. 
  
• Dashboard báo cáo trực quan cho từng nghiệp vụ: Mỗi mảng quản lý đều được hỗ trợ bởi hệ thống dashboard chuyên biệt, giúp hiển thị dữ liệu dưới dạng biểu đồ, thống kê dễ hiểu. 

Chi phí sử dụng:

Base HRM+ được cấu trúc dưới dạng bộ giải pháp gồm hơn 20 ứng dụng chuyên biệt, mỗi ứng dụng giải quyết một nghiệp vụ nhân sự cụ thể. Chi phí triển khai được tính dựa trên số lượng người dùng, mô-đun được chọn, và quy mô tổ chức. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể linh hoạt điều chỉnh ngân sách theo nhu cầu sử dụng thực tế.

>> THAM KHẢO:

6 BƯỚC VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP GIÚP TỐI ƯU CHI PHÍ, NÂNG CAO NĂNG SUẤT

MỤC TIÊU KINH DOANH LÀ GÌ? CÁCH XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU HIỆU QUẢ NHẤT

2.2. Phần mềm MISA AMIS HRM

Ưu điểm:

• Phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, không yêu cầu đào tạo chuyên sâu.
• Tích hợp đầy đủ các nghiệp vụ nhân sự, từ tuyển dụng đến đánh giá hiệu suất.
• Chi phí hợp lý, phù hợp với ngân sách của nhiều doanh nghiệp.

Nhược điểm: Một số tính năng nâng cao có thể cần thêm chi phí để sử dụng. Khả năng tùy chỉnh giao diện và báo cáo cũng có thể hạn chế.​

Tính năng nổi bật

• Tự động hóa quy trình tuyển dụng: Tích hợp với các nền tảng tuyển dụng như VietnamWorks, TopCV, cho phép tự động nhập và sàng lọc hồ sơ ứng viên.
• Quản lý hồ sơ nhân sự tập trung: Lưu trữ và quản lý thông tin nhân viên, hợp đồng, quá trình công tác, khen thưởng, kỷ luật.
• Chấm công và tính lương tự động: Hỗ trợ nhiều hình thức chấm công như GPS, Wi-Fi, QR Code, vân tay; tính lương tự động từ dữ liệu chấm công đã được phê duyệt.
• Kê khai BHXH và thuế TNCN: Tự động tính toán và kê khai các khoản bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân theo quy định hiện hành.
• Đánh giá hiệu suất nhân viên: Hỗ trợ đa dạng phương pháp đánh giá như KPI, OKR, 360 độ, giúp đánh giá toàn diện năng lực và hiệu suất làm việc của nhân viên

Chi phí sử dụng: Gói cơ bản khoảng 3 – 7 triệu đồng/năm cho doanh nghiệp dưới 30 nhân viên. Gói doanh nghiệp khoảng 10 – 20 triệu đồng/năm cho doanh nghiệp từ 30 – 100 nhân viên. Chi phí có thể thay đổi tùy theo số lượng người dùng và tính năng sử dụng.

2.3. Phần mềm nhân sự Fast

Fast HRM Online là phần mềm quản lý nhân sự được phát triển bởi Công ty Phần mềm FAST, tích hợp trong hệ thống ERP, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và lớn tại Việt Nam.

Ưu điểm: 

• Tích hợp trong hệ thống ERP của FAST, phù hợp với các doanh nghiệp đã sử dụng các sản phẩm khác của FAST.
• Hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ nhân sự cơ bản.
• Giao diện đơn giản, dễ sử dụng.

Nhược điểm: 

• Chi phí bản quyền phần mềm khá cao, khoảng 10.000 USD cho bản chuẩn với 1 data và 1 đơn vị cơ sở.
• Chi phí thêm người sử dụng: khoảng 200 USD/người.
• Chi phí chưa bao gồm các dịch vụ tư vấn, triển khai và chỉnh sửa theo yêu cầu.

Tính năng nổi bật: 

• Quản lý thông tin nhân sự: Lưu trữ và quản lý thông tin cá nhân, kỹ năng, quá trình học tập, kinh nghiệm làm việc của nhân viên.
• Chấm công và tính lương: Hỗ trợ kết nối với các thiết bị chấm công, tự động tính lương, BHXH, BHYT, thuế TNCN.
• Tuyển dụng và đào tạo: Quản lý quy trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên.
• Đánh giá hiệu suất: Cung cấp công cụ đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.

Chi phí sử dụng: Gói cơ bản khoảng 5 – 10 triệu đồng/năm cho doanh nghiệp dưới 50 nhân viên. Gói nâng cao khoảng 15 – 30 triệu đồng/năm cho doanh nghiệp từ 50 – 200 nhân viên. Chi phí có thể thay đổi tùy theo số lượng người dùng và tính năng sử dụng.

>> THAM KHẢO: NLP COACHING LÀ GÌ? LỢI ÍCH & ỨNG DỤNG NLP COACHING TRONG DOANH NGHIỆP

2.4. Phần mềm nhân sự HRM BambooHR

BambooHR là phần mềm quản lý nhân sự đến từ Hoa Kỳ, được thiết kế dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, giúp tối ưu hóa quy trình nhân sự từ tuyển dụng đến đánh giá hiệu suất.

Ưu điểm: 

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
• Tính năng đa dạng, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Hỗ trợ tích hợp với các công cụ khác.

Nhược điểm: 

• Chi phí sử dụng tương đối cao so với mặt bằng chung của các phần mềm nhân sự trong nước.
• Giao diện và hướng dẫn bằng tiếng Anh, có thể gây trở ngại cho người dùng không quen làm việc với phần mềm quốc tế.

Tính năng nổi bật: 

• Quản lý nhân sự trên nền tảng cloud linh hoạt: Cho phép nhân viên cập nhật và quản lý thông tin cá nhân, theo dõi ngày phép, và gửi yêu cầu trực tuyến. Có thể tùy chỉnh trường dữ liệu theo loại hình tổ chức.
• Tuyển dụng & Onboarding chuyên nghiệp: Tích hợp nền tảng ATS (Applicant Tracking System) giúp lọc hồ sơ ứng viên, lên lịch phỏng vấn, lưu trữ đánh giá. Mô-đun onboarding có sẵn checklist cho nhân viên mới, giúp chuẩn hóa quá trình hội nhập.
• Hiệu suất & phản hồi liên tục: Hệ thống đánh giá hiệu suất định kỳ, tạo không gian phản hồi 2 chiều giữa nhân viên và quản lý. Hỗ trợ thiết lập mục tiêu cá nhân/team và cập nhật tiến độ theo thời gian thực.
• Báo cáo và phân tích nhân sự nâng cao: Có hơn 40 mẫu báo cáo sẵn có từ tỷ lệ nghỉ việc, tỷ lệ gắn bó, chi phí tuyển dụng,... Dashboard phân tích xu hướng theo thời gian, hỗ trợ ra quyết định chiến lược.
• Ứng dụng di động tối ưu: Giao diện mobile trực quan, giúp nhân viên và quản lý xử lý các thao tác như phê duyệt đơn từ, xem lương, check-in,... mọi lúc, mọi nơi.

Chi phí sử dụng:

• Chi phí khởi điểm để sử dụng phần mềm là $99/tháng cho 12 nhân viên.
• Đối với các công ty có hơn 20 nhân viên, BambooHR được định giá trên cơ sở mỗi nhân viên, mỗi tháng.
• Đối với các công ty có từ 20 nhân viên trở xuống, BambooHR sẽ tính mức giá cố định hàng tháng

2.5. Phần mềm Cloud HR

Cloud Menu HR là phần mềm quản lý nhân sự tiên tiến, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân viên, chấm công và tính lương, với giao diện thân thiện và dễ sử dụng.

Ưu điểm:

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
• Tính năng đa dạng, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Hỗ trợ tích hợp với các công cụ khác

Nhược điểm: 

• Chi phí sử dụng tương đối cao so với mặt bằng chung của các phần mềm nhân sự trong nước.
• Giao diện và hướng dẫn bằng tiếng Anh, có thể gây trở ngại cho người dùng không quen làm việc với phần mềm quốc tế.

Tính năng nổi bật:

• Quản lý thông tin nhân sự dạng tập trung – real-time: Tất cả dữ liệu được lưu trữ và cập nhật trên đám mây, truy cập nhanh chóng từ bất kỳ thiết bị nào. Hỗ trợ tra cứu hồ sơ, hợp đồng, lịch sử điều chuyển chỉ với vài cú nhấp chuột.
• Chấm công linh hoạt – hỗ trợ đa hình thức: Ghi nhận thời gian làm việc qua định vị GPS, check-in qua app hoặc quét mã QR tại văn phòng. Hệ thống đồng bộ thời gian làm việc với quy định nội bộ (giờ hành chính, làm theo ca, làm từ xa...).
• Tính lương & phúc lợi nhanh – chính xác: Tự động tính lương từ bảng công, cộng trừ các khoản phụ cấp, khấu trừ thuế và bảo hiểm. Có thể cài đặt chính sách linh hoạt theo cấp bậc, bộ phận, vị trí.
• Báo cáo đa dạng – dễ tùy chỉnh: Hệ thống có thể xuất báo cáo nhân sự, bảng lương, thống kê nghỉ phép,... dạng PDF hoặc Excel. Tùy chỉnh mẫu báo cáo theo yêu cầu doanh nghiệp.
• Khả năng tích hợp & mở rộng: Dễ dàng kết nối với phần mềm kế toán, phần mềm CRM hoặc các nền tảng quản lý công việc. Phù hợp với các doanh nghiệp đang xây dựng hệ sinh thái số hóa quản trị nội bộ.

Chi phí sử dụng: Chi phí khởi điểm để sử dụng phần mềm là $99/tháng cho 12 nhân viên

2.6. Phần mềm nhân sự Tanca

Tanca phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, cần một giải pháp nhân sự linh hoạt, dễ triển khai và sử dụng, hỗ trợ làm việc từ xa và chấm công thông minh.​

Ưu điểm: 

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng trên cả máy tính và thiết bị di động.​
• Phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, dễ dàng triển khai và mở rộng.​
• Hỗ trợ đa nền tảng, cho phép truy cập và quản lý từ xa.

Nhược điểm: Một số tính năng nâng cao có thể yêu cầu chi phí bổ sung.​ Cần thời gian để đào tạo nhân viên sử dụng hiệu quả các tính năng mới.

Tính năng nổi bật: 

• Chấm công thông minh bằng điện thoại và nhận diện khuôn mặt: Tanca là phần mềm đầu tiên tại Việt Nam tích hợp công nghệ AI và IoT để chấm công qua điện thoại, nhận diện khuôn mặt và camera giám sát, giúp tăng tính chính xác và ngăn ngừa gian lận trong chấm công.
• Quản lý ca làm việc và lịch trình linh hoạt: Cho phép thiết lập và quản lý ca làm việc, lịch trình cho từng nhân viên hoặc nhóm, hỗ trợ doanh nghiệp vận hành hiệu quả, đặc biệt trong các mô hình làm việc theo ca hoặc làm việc từ xa.
• Tự động hóa tính lương và phúc lợi: Tanca hỗ trợ tính lương tự động dựa trên dữ liệu chấm công, ca làm việc, và các khoản phụ cấp, khấu trừ, đảm bảo tính chính xác và tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự.
• Quản lý hồ sơ nhân sự và quy trình nội bộ: Lưu trữ và quản lý thông tin nhân viên, hợp đồng, quá trình làm việc, đồng thời số hóa các quy trình nội bộ như phê duyệt đơn từ, nghỉ phép, giúp giảm thiểu giấy tờ và tăng hiệu quả làm việc.
• Đánh giá hiệu suất và quản lý KPI: Cung cấp công cụ thiết lập và theo dõi KPI cho từng nhân viên hoặc phòng ban, hỗ trợ đánh giá hiệu suất làm việc một cách minh bạch và khách quan.

Chi phí sử dụng

Tanca cung cấp các gói dịch vụ linh hoạt, chi phí dao động tùy theo số lượng người dùng và tính năng sử dụng. Doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp với Tanca để nhận báo giá chi tiết và phù hợp với nhu cầu cụ thể

2.7. Phần mềm nhân sự Lotus Pro

Lotus Pro thích hợp cho doanh nghiệp vừa và lớn, yêu cầu quản lý nhân sự toàn diện, tích hợp nhiều chức năng từ tuyển dụng đến đào tạo.

Ưu điểm: 

• Phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn, yêu cầu quản lý nhân sự phức tạp.​
• Tích hợp đầy đủ các chức năng quản lý nhân sự, từ tuyển dụng đến đào tạo và đánh giá.​
• Hệ thống báo cáo và phân tích dữ liệu mạnh mẽ, hỗ trợ ra quyết định chiến lược.

Nhược điểm: Giao diện có thể phức tạp đối với người dùng mới, cần thời gian để làm quen.​ Chi phí đầu tư ban đầu có thể cao, phù hợp hơn với doanh nghiệp có ngân sách lớn.

Tính năng nổi bật: 

• Quản lý hồ sơ và hợp đồng nhân sự: Lưu trữ thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, quá trình làm việc của nhân viên, hỗ trợ quản lý nhân sự một cách hệ thống và hiệu quả.
• Chấm công và tính lương tự động: Tích hợp với các thiết bị chấm công, tự động tổng hợp dữ liệu và tính lương, bao gồm các khoản thưởng, phạt, tăng ca, đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
• Quản lý tuyển dụng và đào tạo: Hỗ trợ quy trình tuyển dụng từ đăng tin, nhận hồ sơ, phỏng vấn đến ký hợp đồng, đồng thời quản lý các chương trình đào tạo và phát triển nhân viên.
• Đánh giá hiệu suất và quản lý KPI: Cung cấp công cụ đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên dựa trên KPI, hỗ trợ xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển nhân sự.
• Báo cáo và phân tích dữ liệu nhân sự: Cung cấp hệ thống báo cáo và biểu đồ phân tích dữ liệu nhân sự, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác và kịp thời.

Chi phí sử dụng

Lotus Pro cung cấp các gói dịch vụ tùy theo quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp.​ Doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để nhận báo giá chi tiết và phù hợp.​

2.8. Phần mềm Zoho People

Zoho People là một nền tảng quản trị nhân sự hiện đại, nổi bật với khả năng số hóa toàn bộ quy trình làm việc liên quan đến nhân sự. Phần mềm đặc biệt phù hợp cho các tổ chức muốn nâng cao tính tự động hóa, chuẩn hóa thủ tục hành chính và quản lý nhân sự một cách hiệu quả theo chuẩn quốc tế.

Ưu điểm:

• Tích hợp công nghệ AI tiên tiến, hỗ trợ tự động hóa nhiều quy trình nhân sự.
• Dễ dàng tùy biến, cho phép điều chỉnh các trường dữ liệu và quy trình theo nhu cầu doanh nghiệp.
• Tích hợp tốt với hệ sinh thái Zoho như Zoho CRM, Zoho Books..., tạo nên hệ thống quản trị đồng bộ.
• Có bản dùng thử miễn phí 30 ngày, giúp doanh nghiệp trải nghiệm trước khi đầu tư chính thức.

Nhược điểm: 

• Chi phí sử dụng tương đối cao so với mặt bằng chung của các phần mềm nhân sự trong nước.
• Giao diện và hướng dẫn bằng tiếng Anh, có thể gây trở ngại cho người dùng không quen làm việc với phần mềm quốc tế.

Tính năng nổi bật: 

• Quản lý hồ sơ nhân sự: Lưu trữ và cập nhật toàn bộ thông tin về nhân viên: cá nhân, học vấn, kỹ năng, vị trí công việc…
• Chấm công và thời gian làm việc: Theo dõi giờ làm việc, tăng ca, nghỉ phép, lịch làm việc và quản lý quy trình nghỉ việc (offboarding) rõ ràng.
• Đánh giá hiệu suất và phát triển cá nhân: Thiết lập mục tiêu, theo dõi kết quả công việc, thực hiện đánh giá năng lực, đề xuất kế hoạch đào tạo & phát triển.
• Tùy chỉnh và tích hợp hệ thống: Dễ dàng kết nối với các phần mềm quản trị khác và hỗ trợ mở rộng chức năng theo đặc thù từng tổ chức.

Chi phí sử dụng: 

Zoho People áp dụng chính sách tính phí dựa trên gói tính năng và số lượng người dùng. Giá khởi điểm từ khoảng 9 USD/người/tháng đối với các tính năng cơ bản, và có thể tăng tùy theo mức độ tích hợp và dịch vụ mở rộng mà doanh nghiệp lựa chọn.

2.9. Phần mềm quản lý nguồn nhân lực HR-Manager

Phần mềm HR-Manager có giao diện thân thiện, dễ sử dụng.​ Phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, dễ dàng triển khai và sử dụng.

Tuy nhiên, phần mềm này thiếu một số tính năng nâng cao như quản lý KPI, OKR.​ Chưa tích hợp các công cụ phân tích dữ liệu nhân sự chuyên sâu.

Tính năng nổi bật: 

• Quản lý hồ sơ nhân sự: Lưu trữ và quản lý thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, quá trình làm việc, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật của nhân viên.​
• Chấm công và tính lương tự động: Tích hợp với các thiết bị chấm công, tự động tổng hợp dữ liệu và tính lương, bao gồm các khoản thưởng, phạt, tăng ca, đảm bảo tính chính xác và minh bạch. ​
• Quản lý bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân: Hỗ trợ tính toán và lập báo cáo liên quan đến bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thuế thu nhập cá nhân.
• Phân quyền sử dụng: Cho phép tạo tài khoản và phân quyền sử dụng cho từng người dùng, đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin.​

Chi phí sử dụng: HR-Manager cung cấp phiên bản dùng thử miễn phí.​ Chi phí bản quyền phần mềm phụ thuộc vào số lượng người dùng và tính năng sử dụng.

2.10. Phần mềm nhân sự DigiiHR

Ưu điểm: 

• Áp dụng các phương pháp quản trị nhân sự chuẩn Mỹ.
• Phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn, yêu cầu quản lý nhân sự chuyên sâu.

Nhược điểm: 

• Giao diện có thể phức tạp đối với người dùng mới, cần thời gian để làm quen.​
• Chi phí đầu tư ban đầu có thể cao.

Tính năng nổi bật: 

• Quản lý năng lực nhân sự: Thiết kế từ điển năng lực và khung năng lực cho các vị trí chức danh, đánh giá và theo dõi năng lực nhân viên.
• Quản lý kết quả (KPI/OKR): Thiết lập và theo dõi mục tiêu công việc của nhân viên, đánh giá hiệu suất làm việc.​
• Quản lý tài năng (digiiTalent): Phát hiện và phát triển nhân tài, xây dựng lộ trình thăng tiến cho nhân viên.​
• Quản lý đãi ngộ – tính lương: Tính lương linh hoạt, đáp ứng mọi hình thức trả lương mà không cần tùy biến thêm.
• Phân tích nhân sự: Cung cấp báo cáo và biểu đồ phân tích dữ liệu nhân sự, hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác và kịp thời.

Chi phí sử dụng: DigiiHR cung cấp các gói dịch vụ tùy theo quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp.​ Doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để nhận báo giá chi tiết và phù hợp.

2.11. Phần mềm nhân sự CakeHR

Ưu điểm: 

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.​
• Phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, dễ dàng triển khai và sử dụng.

Nhược điểm: 

• Chi phí khá cao so với mặt bằng chung của các phần mềm nhân sự Việt Nam.​
• Một số tính năng chưa phù hợp với thị trường lao động Việt Nam

Tính năng nổi bật: 

• Quản lý thông tin nhân sự: Lưu trữ và quản lý thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, quá trình làm việc của nhân viên.​
• Chấm công và quản lý thời gian làm việc: Theo dõi và quản lý thời gian làm việc của nhân viên, bao gồm giờ chấm công, ngày nghỉ phép, số giờ tăng ca và lịch trực.​
• Đánh giá hiệu suất và phát triển nhân viên: Thực hiện việc đánh giá hiệu suất, lập kế hoạch phát triển cá nhân, và quản lý mục tiêu công việc của nhân viên.​
• Tích hợp và mở rộng linh hoạt: Kết nối với các công cụ khác trong hệ thống quản lý nhân sự và tài chính của công ty.​
• Ứng dụng di động: Hỗ trợ truy cập và quản lý thông tin nhân sự mọi lúc, mọi nơi.

Chi phí sử dụng: CakeHR cung cấp bản dùng thử 30 ngày miễn phí.​ Chi phí sử dụng từ khoảng 9 USD/người/tháng, tùy theo gói dịch vụ và số lượng người dùng.

2.12. Odoo

Odoo HRM phù hợp với doanh nghiệp đã sử dụng hoặc có kế hoạch triển khai hệ thống Odoo ERP, cần một giải pháp quản lý nhân sự tích hợp và toàn diện.​

Ưu điểm:

• Tích hợp chặt chẽ với các phân hệ khác trong hệ thống Odoo ERP, như kế toán, bán hàng và quản lý dự án.​
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng và tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp.​
• Phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, cần một giải pháp quản lý nhân sự toàn diện.​

Nhược điểm

• Cần thời gian để triển khai và đào tạo nhân viên sử dụng hiệu quả.​
• Chi phí đầu tư ban đầu có thể cao, đặc biệt khi tích hợp với nhiều phân hệ khác.​

Tính năng nổi bật: 

• Quản lý thông tin nhân viên: Lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc. ​
• Tuyển dụng và hội nhập: Quản lý quy trình tuyển dụng từ đăng tin, nhận hồ sơ đến phỏng vấn và ký hợp đồng.
• Chấm công và quản lý thời gian làm việc: Theo dõi thời gian làm việc, nghỉ phép và quản lý lịch làm việc của nhân viên. ​
• Tính lương và phúc lợi: Tự động tính lương dựa trên dữ liệu chấm công, quản lý các khoản phụ cấp, khấu trừ và thuế. ​
• Đánh giá hiệu suất: Thiết lập và theo dõi các chỉ số hiệu suất (KPI), hỗ trợ đánh giá năng lực và hiệu quả làm việc của nhân viên. ​
  Báo cáo và phân tích: Cung cấp các báo cáo chi tiết và biểu đồ phân tích dữ liệu nhân sự, hỗ trợ ra quyết định chiến lược. ​

Chi phí sử dụng: Odoo cung cấp phiên bản Community miễn phí với các tính năng cơ bản.​ Phiên bản Enterprise có chi phí từ khoảng 24 USD/người dùng/tháng, tùy thuộc vào số lượng người dùng và các phân hệ sử dụng.

2.13. Phần mềm nhân sự AiHR

AiHR thích hợp cho doanh nghiệp muốn ứng dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo vào quản lý nhân sự, cần một giải pháp hiện đại, linh hoạt và dễ tùy chỉnh.​

Ưu điểm:

• Ứng dụng trí tuệ nhân tạo, giúp tự động hóa và tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự.​
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng và tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp.​
• Phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, cần một giải pháp quản lý nhân sự toàn diện và hiện đại.​

Nhược điểm:

• Chi phí đầu tư ban đầu có thể cao, đặc biệt khi tích hợp với nhiều tính năng nâng cao.​
• Cần thời gian để triển khai và đào tạo nhân viên sử dụng hiệu quả.​

Tính năng nổi bật:

• Quản lý tổ chức và tuyển dụng: Quản lý cơ cấu tổ chức, tuyển dụng và hội nhập nhân viên mới. ​
• Đào tạo và phát triển: Thiết lập lộ trình đào tạo, quản lý khóa học và theo dõi tiến độ học tập của nhân viên. ​
• Chấm công và tính lương: Tự động hóa quy trình chấm công, tính lương và quản lý phúc lợi. 
• Quản lý hiệu suất và năng lực: Đánh giá hiệu suất làm việc, thiết lập và theo dõi KPI, OKR, hỗ trợ hoạch định đội ngũ kế thừa. ​/
• Cổng thông tin nhân viên (E-Portal): Cung cấp nền tảng giao tiếp nội bộ, giúp nhân viên tra cứu thông tin, gửi yêu cầu và nhận thông báo. ​
• Báo cáo và phân tích dữ liệu: Cung cấp các báo cáo chi tiết và phân tích dữ liệu nhân sự, hỗ trợ ra quyết định chiến lược. ​

Chi phí sử dụng: AiHR cung cấp các gói dịch vụ tùy theo quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp.​ Doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để nhận báo giá chi tiết và phù hợp.​

2.14. Phần mềm nhân sự IHCM

iHCM phù hợp với doanh nghiệp chú trọng đến quản trị hiệu suất và mục tiêu, cần một giải pháp đánh giá nhân viên toàn diện.

Ưu điểm:

• Tập trung vào quản trị hiệu suất và mục tiêu, phù hợp với doanh nghiệp chú trọng đến việc nâng cao hiệu quả làm việc.
• Hỗ trợ đánh giá nhân viên toàn diện, giúp cải thiện chất lượng nguồn nhân lực.​
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng trên cả web và ứng dụng di động.

Nhược điểm

• Chưa tích hợp đầy đủ các chức năng như quản lý tuyển dụng, đào tạo hoặc chấm công tự động.​
• Phù hợp hơn với doanh nghiệp vừa và lớn có nhu cầu quản trị hiệu suất chuyên sâu.​

Tính năng nổi bật

• Quản trị theo mục tiêu (MBO, OKR, KPI): iHCM hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập và theo dõi mục tiêu theo phương pháp MBO, OKR và KPI, giúp liên kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu tổ chức, nâng cao hiệu suất làm việc.
• Đánh giá hiệu suất 360 độ: Cho phép đánh giá nhân viên từ nhiều góc độ khác nhau, bao gồm cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới, mang lại cái nhìn toàn diện về năng lực và hiệu quả làm việc của nhân viên. ​
• Quản lý công việc và dự án: Cung cấp công cụ quản lý công việc, dự án, giúp theo dõi tiến độ và phân bổ nguồn lực hiệu quả. 
  Tích hợp bảng lương và phúc lợi: Tự động tính toán lương, thưởng và các chế độ phúc lợi dựa trên kết quả đánh giá hiệu suất và dữ liệu nhân sự.

Chi phí sử dụng: iHCM cung cấp các gói dịch vụ tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.​ Doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để nhận báo giá chi tiết.​

2.15. Phần mềm quản lý nhân sự 1Office HRM

1Office HRM thích hợp cho doanh nghiệp cần một giải pháp quản lý nhân sự toàn diện, từ tuyển dụng đến đào tạo và đánh giá hiệu suất.​

Ưu điểm:

• Cung cấp giải pháp quản lý nhân sự toàn diện, từ tuyển dụng đến đào tạo và đánh giá hiệu suất.​
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng và tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp.​
• Phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn, cần một giải pháp quản lý nhân sự toàn diện và hiện đại.​

Nhược điểm

• Chi phí đầu tư ban đầu có thể cao, đặc biệt khi tích hợp với nhiều tính năng nâng cao.​
• Cần thời gian để triển khai và đào tạo nhân viên sử dụng hiệu quả.​

Tính năng nổi bật

• Quản lý tuyển dụng: Hỗ trợ xây dựng và quản lý quy trình tuyển dụng, từ việc đăng tin tuyển dụng, nhận hồ sơ, phỏng vấn đến ký hợp đồng. ​
• Quản lý hồ sơ nhân sự: Lưu trữ và quản lý toàn bộ thông tin nhân viên, bao gồm hợp đồng lao động, thông tin bảo hiểm, quản lý phép và bù công. ​
• Chấm công và tính lương tự động: Tích hợp với các thiết bị chấm công, tự động tổng hợp dữ liệu và tính lương, bao gồm các khoản thưởng, phạt, tăng ca. 
• Đánh giá hiệu suất (KPI/OKR): Thiết lập và theo dõi các chỉ số hiệu suất, hỗ trợ đánh giá năng lực và hiệu quả làm việc của nhân viên. ​
• Quản lý đào tạo và phát triển: Quản lý các khóa đào tạo nội bộ, theo dõi tiến độ và kết quả đào tạo của nhân viên.
  Báo cáo và phân tích dữ liệu: Cung cấp các báo cáo chi tiết và biểu đồ phân tích dữ liệu nhân sự, hỗ trợ ra quyết định chiến lược. ​

Chi phí sử dụng: 1Office HRM cung cấp các gói dịch vụ tùy theo quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp.​ Doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để nhận báo giá chi tiết và phù hợp.​

3. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự?

Trong một thời gian dài, nhiều doanh nghiệp đã quen thuộc với việc quản lý nhân sự bằng Excel. Tuy nhiên, khi các phần mềm nhân sự hiện đại ngày càng phát triển mạnh mẽ, đã đến lúc các tổ chức cần chuyển mình, từ bỏ phương pháp quản lý thủ công lỗi thời và dần trở nên lạc hậu trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0.

3.1. Nhược điểm của mô hình quản lý nhân sự truyền thống

Hầu hết các doanh nghiệp trước đây đều sử dụng excel để quản lý nhân sự. Tuy nhiên, việc quản lý bằng excel cũng có những hạn chế nhất định:

• Dữ liệu rời rạc và khó tổng hợp: Quản lý nhân sự qua Excel thường dẫn đến tình trạng thông tin bị phân tán ở nhiều file, nhiều máy tính khác nhau. Điều này khiến doanh nghiệp tiêu tốn thời gian và công sức để tìm kiếm, đối chiếu và tổng hợp dữ liệu. 
• Bảo mật yếu, dễ rò rỉ thông tin: Excel không cung cấp các cơ chế bảo mật chuyên sâu. Việc phân quyền người dùng gần như không tồn tại, đặc biệt là khi nhiều người cùng truy cập và chỉnh sửa một tệp dữ liệu. Rủi ro mất hoặc lộ thông tin nhân sự quan trọng là điều hoàn toàn có thể xảy ra.
• Khó khăn khi chuyển giao dữ liệu nội bộ: Trong trường hợp thay đổi nhân sự phụ trách, người mới thường gặp trở ngại trong việc hiểu cấu trúc và logic của những file Excel cũ. Các biểu mẫu không chuẩn hóa dẫn đến khó tiếp nhận và mất nhiều thời gian làm quen hoặc làm lại từ đầu.
• Thiếu khả năng tích hợp: Excel không được thiết kế để kết nối trực tiếp với các phần mềm hỗ trợ khác như hệ thống tính lương, công cụ chấm công, phần mềm KPI hay hệ sinh thái quản trị nội bộ. Việc trích xuất và đồng bộ dữ liệu trở nên thủ công, phức tạp và dễ sai sót.
• Dễ xảy ra lỗi thao tác: Khi tất cả các công đoạn – từ nhập dữ liệu đến chỉnh sửa – đều do con người thực hiện thủ công, sai sót là điều khó tránh. Và càng có nhiều người cùng thao tác trên một bảng tính, khả năng xảy ra lỗi càng cao, dẫn đến rủi ro lớn trong quản lý.
• Không phù hợp khi doanh nghiệp mở rộng quy mô: Excel có giới hạn về dung lượng và khả năng xử lý dữ liệu. Khi số lượng nhân viên tăng lên hoặc quy mô doanh nghiệp mở rộng, các bảng tính trở nên quá tải, khó theo dõi, và không còn đáp ứng được nhu cầu quản lý nhân sự phức tạp nữa.

3.2. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự thay mô hình truyền thống?

Phần mềm quản lý nhân sự (HRM - Human Resource Management) không chỉ khắc phục hoàn toàn các hạn chế cố hữu của Excel, mà còn mang đến nhiều lợi ích thiết thực giúp doanh nghiệp nâng tầm hiệu quả quản trị nguồn nhân lực.

• Tối ưu thời gian và công sức quản lý: Nhờ khả năng liên kết với các công cụ nội bộ và bên ngoài, phần mềm nhân sự cho phép tự động hóa hầu hết các tác vụ. Mọi thông tin liên quan đến nhân sự đều được quy tụ tại một nền tảng trung tâm, giúp quá trình truy xuất và quản lý thông tin trở nên nhanh chóng, nhất quán và dễ dàng.
• Hỗ trợ ra quyết định chiến lược hiệu quả: Các phần mềm hiện đại thường đi kèm hệ thống báo cáo tự động và biểu đồ phân tích trực quan, giúp lãnh đạo có được cái nhìn toàn cảnh về tình hình nhân sự. 
• Đảm bảo tính bảo mật và phân quyền rõ ràng: Phần mềm nhân sự cho phép cài đặt quyền truy cập khác nhau theo từng cấp độ. Những dữ liệu mang tính nhạy cảm có thể được giới hạn truy cập nghiêm ngặt, từ đó tăng cường tính bảo mật và kiểm soát thông tin hiệu quả.
• Chuẩn hóa dữ liệu và dễ dàng chuyển giao: Với thiết kế giao diện khoa học, các phần mềm HRM đảm bảo dữ liệu được nhập, lưu trữ và truy xuất theo định dạng chuẩn. Nhờ đó, khi cần bàn giao công việc hoặc có sự thay đổi nhân sự quản lý, người tiếp quản dễ dàng nắm bắt công việc mà không phải xây dựng lại hệ thống từ đầu.
• Hạn chế lỗi thao tác thủ công: Những công việc vốn dễ sai sót như nhập liệu, tính lương hay thống kê sẽ được phần mềm xử lý tự động. Các cảnh báo thông minh sẽ hiển thị nếu phát hiện thông tin bất thường, giúp người dùng nhanh chóng rà soát và chỉnh sửa kịp thời.
• Cắt giảm chi phí, tăng hiệu quả đầu tư: Việc đầu tư một phần mềm nhân sự chất lượng có thể thay thế khối lượng công việc của một hoặc nhiều nhân viên hành chính. Đồng thời, doanh nghiệp cũng tiết kiệm đáng kể chi phí văn phòng phẩm, in ấn và thời gian xử lý công việc, từ đó nâng cao hiệu suất đầu tư (ROI) một cách rõ rệt.
• Nâng cao trải nghiệm nhân sự và thương hiệu tuyển dụng: Phần mềm HRM góp phần tạo ra một môi trường làm việc hiện đại và chuyên nghiệp. Điều này không chỉ giúp tăng mức độ hài lòng và giữ chân nhân viên hiện tại, mà còn tạo ấn tượng tốt đối với ứng viên ngay từ giai đoạn tuyển dụng, giúp doanh nghiệp nổi bật hơn trên thị trường lao động.

4. Tiêu chí để doanh nghiệp lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự

Việc lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành mà còn đảm bảo sự linh hoạt và bền vững trong dài hạn. Dưới đây là các tiêu chí then chốt mà nhà quản lý cần cân nhắc trước khi đưa ra quyết định đầu tư:

• Giao diện thân thiện và dễ thao tác: Phần mềm nên có thiết kế trực quan, dễ nhìn, giúp người dùng dễ dàng làm quen và thao tác mà không mất nhiều thời gian đào tạo. Việc cài đặt và vận hành cũng cần đơn giản, không gây khó khăn cho nhân viên khi bắt đầu sử dụng.
• Tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật Việt Nam: Một yếu tố sống còn khi lựa chọn phần mềm HR là phải tương thích với các quy định pháp lý tại Việt Nam. Bao gồm các chính sách về đóng bảo hiểm xã hội, khai báo thuế thu nhập cá nhân, cũng như các quy định trong Bộ luật Lao động. 
• Bảo mật dữ liệu và quyền truy cập linh hoạt: Phần mềm cần có cơ chế bảo mật mạnh mẽ, bao gồm xác thực đăng nhập an toàn, phân quyền sử dụng theo vai trò, và cam kết về tiêu chuẩn bảo mật từ nhà cung cấp. 
• Dễ dàng mở rộng và tích hợp với hệ thống khác: Một nền tảng HRM tốt cần có khả năng tích hợp linh hoạt với các công cụ khác trong doanh nghiệp như phần mềm kế toán, chấm công, CRM... Đồng thời, khi doanh nghiệp phát triển về quy mô, hệ thống phần mềm cần đủ khả năng mở rộng.
• Chi phí hợp lý dựa trên hiệu quả đầu tư: Doanh nghiệp cần đánh giá dựa trên tỷ suất lợi nhuận trên chi phí đầu tư (ROI), bao gồm cả lợi ích hữu hình (giảm chi phí nhân sự, tăng hiệu suất làm việc) và lợi ích vô hình (nâng cao trải nghiệm nhân sự, tính chuyên nghiệp trong vận hành).
• Uy tín và chất lượng dịch vụ từ nhà cung cấp: Cuối cùng, doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm uy tín, có kinh nghiệm triển khai thực tế, dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp và sẵn sàng hỗ trợ kỹ thuật trong suốt quá trình sử dụng. 

5. Xu hướng phát triển của phần mềm quản lý nhân sự

Trong thời đại công nghệ số, phần mềm quản lý nhân sự không còn đơn thuần là công cụ hỗ trợ hành chính mà đang chuyển mình trở thành trung tâm chiến lược trong quản trị nguồn lực doanh nghiệp. Những đổi mới công nghệ mạnh mẽ, đặc biệt là AI và dữ liệu lớn (Big Data), đang tái định hình cách các doanh nghiệp tương tác, phát triển và giữ chân nhân tài.

1 - Ứng dụng trí tuệ nhân tạo AI trong quản lý nhân sự

AI đang góp phần thay đổi toàn diện cách các phần mềm HRM vận hành. Từ việc sàng lọc CV tự động, dự báo nhu cầu nhân sự, đến gợi ý lộ trình phát triển cá nhân, trí tuệ nhân tạo giúp tiết kiệm thời gian, tăng tính khách quan và cá nhân hóa trải nghiệm của nhân viên. Ngoài ra, AI còn hỗ trợ chatbot giải đáp chính sách nhân sự 24/7 và cảnh báo rủi ro nghỉ việc sớm dựa trên hành vi.

2 - Tự động hóa sâu rộng hơn

Không chỉ dừng lại ở chấm công hay tính lương, các phần mềm HRM hiện đại đang tiến tới tự động hóa toàn bộ quy trình nhân sự: tuyển dụng, onboarding, đánh giá hiệu suất, đề xuất thăng tiến, offboarding... Mục tiêu là giảm thiểu thao tác thủ công, chuẩn hóa quy trình và tối ưu nguồn lực nhân sự trong doanh nghiệp.

3 - Quản lý nhân sự dựa trên dữ liệu

Phân tích dữ liệu đang trở thành "vũ khí chiến lược" trong quản trị nhân sự. Các phần mềm hiện nay tích hợp dashboard trực quan, báo cáo thời gian thực và khả năng phân tích các chỉ số như tỷ lệ nghỉ việc, năng suất, hiệu quả đào tạo… giúp lãnh đạo ra quyết định nhanh và chính xác, thay vì dựa vào cảm tính.

4 - Tính di động và khả năng truy cập mọi lúc mọi nơi

Với mô hình làm việc hybrid và remote ngày càng phổ biến, tính linh hoạt của phần mềm HRM trở thành yếu tố sống còn. Các nền tảng nhân sự hiện nay đều hỗ trợ ứng dụng trên thiết bị di động, truy cập qua cloud, cho phép nhân viên và quản lý gửi đơn từ, duyệt phép, xem bảng lương, KPI mọi lúc, mọi nơi – chỉ bằng một vài thao tác.

Phần mềm quản lý nhân sự không còn là một lựa chọn, mà là một giải pháp chiến lược bắt buộc trong kỷ nguyên số. Việc lựa chọn đúng nền tảng HRM phù hợp với quy mô và định hướng phát triển của doanh nghiệp sẽ không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót mà còn tạo ra trải nghiệm tốt cho nhân viên – yếu tố then chốt để giữ chân và phát triển đội ngũ nhân lực bền vững. Doanh nghiệp nào ứng dụng công nghệ sớm và hiệu quả trong quản trị nhân sự sẽ nắm trong tay lợi thế cạnh tranh vượt trội trên thị trường.