12 CÁCH LẤY DATA KHÁCH HÀNG MIỄN PHÍ HIỆU QUẢ NHẤT 2025

Làm sao để thu thập thông tin khách hàng tiềm năng mà không cần tốn ngân sách quảng cáo? Trong bài viết này, bạn sẽ khám phá 12 cách lấy data khách hàng miễn phí đang được áp dụng hiệu quả nhất năm 2025. Tất cả đều phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, người mới khởi nghiệp hay marketer muốn tối ưu chi phí.

1. Data khách hàng là gì? Cách lấy data khách hàng tiềm năng hiệu quả

Data khách hàng (hay còn gọi là dữ liệu khách hàng) là tập hợp các thông tin liên quan đến cá nhân hoặc tổ chức mà doanh nghiệp thu thập được trong quá trình tiếp cận, chăm sóc và giao dịch với khách hàng.

Một cách lấy data khách hàng hiệu quả không chỉ dừng lại ở việc thu thập thật nhiều thông tin, mà quan trọng hơn là phải lấy đúng người – đúng lúc – đúng cách, nhằm tăng khả năng chuyển đổi và tiết kiệm chi phí marketing. Dưới đây là 3 nguyên tắc cốt lõi để đảm bảo quá trình thu thập data khách hàng tiềm năng đem lại giá trị thực:

1 - Xác định đúng chân dung khách hàng tiềm năng

Xây dựng chân dung khách hàng tiềm năng (buyer persona) là bước nền tảng giúp doanh nghiệp vẽ nên bức tranh chi tiết về khách hàng lý tưởng của mình:

• Họ là ai?
• Họ đang đối mặt với vấn đề gì?
• Họ thường xuất hiện ở đâu và có hành vi tiêu dùng như thế nào?

Thông qua việc hiểu sâu insight khách hàng, bạn sẽ dễ dàng thiết kế nội dung phù hợp, chiến dịch hiệu quả và kênh phân phối tối ưu. Đây là yếu tố giúp tăng tỉ lệ chuyển đổi khi bạn tiếp cận họ bằng các chiến dịch thu thập data.

2 - Thu thập những dữ liệu thực sự cần thiết

Không phải dữ liệu nào cũng hữu ích. Trên thực tế, một nghiên cứu của Veritas chỉ ra rằng tới 70% dữ liệu doanh nghiệp lưu trữ không có giá trị sử dụng thực tiễn. Việc thu thập dư thừa không chỉ gây lãng phí thời gian, mà còn kéo dài quy trình phân tích và tăng rủi ro bảo mật.

Gợi ý khi xác định dữ liệu cần thu thập:

• Đặt câu hỏi: “Thông tin này có giúp tôi hiểu rõ hành vi/mức độ quan tâm của khách hàng không?”
• Ưu tiên thu thập các trường thông tin như: Họ tên – Số điện thoại – Email – Mối quan tâm cụ thể – Nhu cầu cấp thiết

3 - Lựa chọn cách lấy danh sách khách hàng tiềm năng phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp đều có giới hạn nhất định về ngân sách, nhân lực và công nghệ. Vì thế, việc lựa chọn phương pháp thu thập dữ liệu cũng cần linh hoạt và bám sát thực tế vận hành.

>> THAM KHẢO: 10 BƯỚC XÂY DỰNG CHIẾN LƯỢC QUẢNG CÁO HIỆU QUẢ TĂNG DOANH THU

2. 12 cách lấy data khách hàng miễn phí hiệu quả nhất 2025

Trong thời đại số hóa, việc lấy được dữ liệu khách hàng miễn phí không còn là điều quá khó khăn – nếu bạn biết cách tận dụng các nền tảng và công cụ phù hợp. Với sự bùng nổ của mạng xã hội, chatbot, form điện tử và cộng đồng trực tuyến, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể thu thập tệp khách hàng chất lượng mà không cần chi quá nhiều ngân sách.

Dưới đây là 12 cách được áp dụng rộng rãi nhất năm 2025, giúp bạn xây dựng hệ thống data khách hàng từ con số 0 một cách bài bản và hiệu quả.

2.1. Khảo sát trực tuyến

Khảo sát trực tuyến là một trong những cách đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả để lấy thông tin khách hàng. Không chỉ giúp bạn thu thập data, mà còn giúp hiểu rõ nhu cầu, mong muốn và hành vi của khách hàng mục tiêu.

Cách triển khai:

• Sử dụng các công cụ như: Google Forms, Typeform, Zoho Survey
• Thiết kế khảo sát ngắn gọn (5–7 câu hỏi), tập trung vào chủ đề khách hàng đang quan tâm
• Chèn câu hỏi thu thập thông tin như: Họ tên, SĐT, Email, độ tuổi, mối quan tâm...

Ví dụ: Một thương hiệu mỹ phẩm có thể tạo khảo sát với tiêu đề “Bạn hiểu làn da của mình đến đâu?”, đồng thời kêu gọi người dùng điền thông tin để nhận kết quả phân tích da miễn phí + quà tặng thử sản phẩm.

>> THAM KHẢO:

10 CÁCH XÂY DỰNG MỐI QUAN HỆ VỚI KHÁCH HÀNG BỀN VỮNG

4 MÔ HÌNH TRUYỀN THÔNG GIÚP XÂY DỰNG THƯƠNG HIỆU VỮNG MẠNH

2.2. Cách lấy data khách hàng miễn phí trên mạng xã hội

Theo báo cáo Digital 2024 của We Are Social và Meltwater, tính đến tháng 1/2024, thế giới ghi nhận 5,04 tỷ người đang sử dụng mạng xã hội, chiếm 62,3% tổng dân số toàn cầu, với mức tăng trưởng khoảng 266 triệu người chỉ trong vòng 12 tháng. Con số này cho thấy tiềm năng khổng lồ từ các nền tảng mạng xã hội trong việc tiếp cận và thu thập dữ liệu khách hàng tiềm năng.

Các nền tảng như Facebook, Instagram, TikTok, Zalo không chỉ là nơi khách hàng dành nhiều thời gian, mà còn là không gian lý tưởng để doanh nghiệp:

• Tăng độ nhận diện thương hiệu
• Tạo sự tin cậy thông qua nội dung
• Khơi gợi hành vi để lại thông tin (data) từ phía người dùng

Để tối ưu hóa quá trình lấy data, doanh nghiệp cần đầu tư vào content sáng tạo, bắt trend, kêu gọi tương tác mạnh mẽ như minigame, livestream, video hướng dẫn, và các post gợi cảm xúc. Những nội dung này không chỉ giúp tăng lượng tiếp cận mà còn kích thích người dùng chủ động để lại thông tin, tạo tiền đề cho các chiến dịch chăm sóc và chuyển đổi sau đó.

2.3. Dùng email marketing

Email marketing vẫn là kênh thu thập data miễn phí hiệu quả trong năm 2025, đặc biệt khi người dùng chủ động để lại thông tin để nhận tài liệu giá trị. Doanh nghiệp có thể tạo form đăng ký trên website, blog hoặc trang đích kèm theo các “mồi” hấp dẫn như ebook, checklist, video hướng dẫn. Khi người dùng đăng ký nhận tài liệu, bạn dễ dàng thu về email, số điện thoại và thông tin cá nhân khác.

Ngoài ra, việc gửi chuỗi email tự động theo hành vi (email automation) giúp doanh nghiệp nuôi dưỡng tệp khách hàng này thành người mua thật sự. Ưu điểm của email marketing là chi phí thấp, kiểm soát tốt và khả năng cá nhân hóa cao, rất phù hợp để xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng tiềm năng.

2.4. Tổ chức Webinar và khóa học trực tuyến

Webinar và khóa học online là công cụ hiệu quả để lấy data từ những người đã có nhu cầu rõ ràng. Người tham gia phải điền thông tin đăng ký trước khi tham dự, và thường sẵn sàng chia sẻ email, số điện thoại, lĩnh vực quan tâm. Đây là tệp data chất lượng cao, dễ phân loại và có khả năng chuyển đổi tốt.

Doanh nghiệp có thể tổ chức các buổi chia sẻ ngắn 30–60 phút theo chủ đề cụ thể, sau đó gửi quà tặng như tài liệu, bản ghi video hoặc ưu đãi học thử để giữ chân người tham dự. Cách làm này giúp xây dựng uy tín chuyên gia và tạo tiền đề cho hoạt động bán hàng mềm mại sau đó.

2.5. Lấy data bằng cách cài form Pop-up trên website, landing page

Form pop-up trên website hay landing page là công cụ đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả để thu thập dữ liệu khách hàng trong lúc họ đang tương tác với nội dung. Với thiết kế nổi bật, pop-up có thể xuất hiện đúng thời điểm – ví dụ khi người dùng sắp rời trang hoặc đã cuộn đến 70% nội dung.

Việc chèn các biểu mẫu đăng ký nhận ưu đãi, tài liệu miễn phí hay thông báo ra mắt sản phẩm mới không chỉ thu hút người dùng cung cấp thông tin mà còn giúp doanh nghiệp giữ liên lạc với khách có tiềm năng mua hàng. Nên đảm bảo nội dung ngắn gọn, hấp dẫn và đặt pop-up ở vị trí chiến lược để tối ưu tỷ lệ chuyển đổi.

2.6. Sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu

Ngoài các cách thu thập chủ động, doanh nghiệp cũng có thể lấy data gián tiếp thông qua các công cụ phân tích hành vi người dùng như Google Analytics, Hotjar hoặc CRM tích hợp theo dõi. Những công cụ này giúp bạn hiểu khách truy cập đến từ đâu, xem gì lâu nhất, rời trang ở đâu và họ thuộc nhóm khách hàng nào.

Từ đó, bạn có thể thiết kế lại phễu thu lead hoặc cá nhân hóa thông điệp để người dùng tự nguyện để lại thông tin. Việc phân tích dữ liệu không chỉ giúp thu thập data đúng tệp hơn mà còn tối ưu toàn bộ trải nghiệm khách hàng trên nền tảng số.

2.7. Tổ chức hội thảo, sự kiện offline

Mặc dù thế giới ngày càng số hóa, các sự kiện offline vẫn là một trong những kênh hiệu quả nhất để thu thập data chất lượng cao, đặc biệt trong các ngành đòi hỏi sự tin cậy và kết nối trực tiếp như giáo dục, chăm sóc sức khỏe, bất động sản, hoặc B2B.

Cách triển khai:

• Tổ chức hội thảo chuyên đề, workshop miễn phí, buổi tư vấn, lớp học thử, họp mặt cộng đồng…
• Yêu cầu người tham dự đăng ký trước qua form hoặc để lại thông tin tại bàn check-in
• Có thể tạo QR code để scan thông tin, giúp tối ưu quy trình thu thập data

Chuỗi sự kiện đặc biệt dành riêng cho những ai đang trên hành trình nuôi dạy con khoa học, làm đẹp thông minh, phát triển bản thân bền vững và kinh doanh hiệu quả - NUÔI DẠY CON, LÀM ĐẸP PHÁT TRIỂN BẢN THÂN & KINH DOANH. Tại đây, bạn sẽ được gặp gỡ các chuyên gia truyền cảm hứng và thực chiến. Kết nối cộng đồng phụ nữ hiện đại, mẹ bỉm thông thái. Nhận quà tặng giá trị và cơ hội học hỏi không giới hạn.

2.8. Cho tải ebook, tài liệu miễn phí

Lead magnet – những tài liệu có giá trị được tặng miễn phí để đổi lấy thông tin người dùng – là một trong những cách lấy data khách hàng cực kỳ phổ biến và hiệu quả trong thời đại số.

Cách triển khai:

• Tạo một Ebook, Checklist, Mẫu biểu, Video hướng dẫn, Template… phù hợp với đối tượng mục tiêu
• Gắn form đăng ký để người dùng điền thông tin trước khi tải
• Có thể tích hợp với các công cụ email marketing như Mailchimp, GetResponse để nuôi dưỡng lead sau đó

2.9. Networking

Networking là cách lấy data khách hàng tiềm năng hiệu quả thông qua việc tạo dựng và duy trì mối quan hệ với cá nhân, tổ chức trong cùng lĩnh vực hoặc hệ sinh thái liên quan. Khi bạn tham gia các sự kiện ngành, hội thảo, nhóm cộng đồng chuyên môn hoặc liên kết với đối tác, bạn không chỉ học hỏi mà còn có cơ hội tiếp cận tệp khách hàng từ nguồn thứ ba.

Việc trao đổi data một cách hợp tác – ví dụ như chia sẻ tệp khách hàng đã đồng ý (opt-in), tổ chức sự kiện chung, hoặc tặng quà chéo giữa hai thương hiệu – sẽ giúp bạn có được lượng dữ liệu chất lượng, đúng tệp mà không cần chi ngân sách lớn. Điều quan trọng là xây dựng mối quan hệ tin cậy, minh bạch và đôi bên cùng có lợi.

2.10. Triển khai chiến dịch quảng cáo online

Dù không hoàn toàn “miễn phí”, nhưng quảng cáo online là cách nhanh và chủ động để thu thập data chất lượng nếu được tối ưu đúng cách. Các nền tảng như Facebook, Google, TikTok hay Zalo đều hỗ trợ định dạng quảng cáo thu lead (Lead Form), cho phép bạn thu thập thông tin khách hàng ngay trong quá trình chạy chiến dịch.

Với ngân sách nhỏ, bạn có thể test các mẫu quảng cáo kèm “mồi thu hút” như: tài liệu miễn phí, tư vấn 1:1, ưu đãi đặc biệt. Khi quảng cáo được nhắm đúng đối tượng và nội dung phù hợp, chi phí cho mỗi data sẽ rất thấp và đáng đầu tư. Sau khi thu thập, hãy đảm bảo có quy trình chăm sóc qua email, SMS hoặc telesale để tăng tỉ lệ chuyển đổi.

2.11. Theo dõi trên báo địa phương

Báo chí địa phương, cổng thông tin doanh nghiệp, trang tin ngành hoặc các bài viết giới thiệu sự kiện kinh doanh tại địa phương là kho dữ liệu công khai mà nhiều người chưa tận dụng. Bạn có thể theo dõi những doanh nghiệp mới thành lập, chủ cửa hàng khai trương, hội chợ triển lãm hoặc danh sách đại lý phân phối từ các nguồn này để thu thập thông tin cơ bản như tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, email hoặc lĩnh vực hoạt động.

2.12. Lấy data khách hàng từ khách hàng cũ

Tệp khách hàng cũ là nguồn data có sẵn, có giá trị cao và ít tốn kém nhất. Việc khai thác lại khách hàng đã từng sử dụng sản phẩm/dịch vụ không chỉ giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi, mà còn mở rộng ra khách hàng mới thông qua hình thức giới thiệu.

Bạn có thể chủ động gọi điện, gửi email chăm sóc hoặc nhắn tin qua Zalo/Facebook để cập nhật nhu cầu, mời tham gia ưu đãi hoặc chương trình tặng quà nếu giới thiệu người thân. Đặc biệt, việc xây dựng chương trình “giới thiệu bạn bè – nhận thưởng” sẽ khuyến khích khách hàng cũ cung cấp thêm data chất lượng từ chính mối quan hệ cá nhân của họ.

>> THAM KHẢO: 10 MÔ HÌNH KINH DOANH GIÁO DỤC TIỀM NĂNG ĐÓN ĐẦU XU HƯỚNG 2025

3. Cách quản lý data khách hàng tiềm năng hiệu quả

Thu thập được data khách hàng chỉ là bước đầu. Điều quan trọng hơn là bạn phải biết cách quản lý, sắp xếp và khai thác tệp dữ liệu đó sao cho khoa học và hiệu quả. Một hệ thống quản lý tốt không chỉ giúp tối ưu hoạt động marketing – bán hàng, mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng tỷ lệ chuyển đổi.

1 - Đầu tư vào phần mềm quản lý data khách hàng

Việc sử dụng các phần mềm quản lý khách hàng (CRM) như HubSpot, Zoho, Bitrix24 hay Getfly sẽ giúp bạn lưu trữ, phân loại và theo dõi lịch sử tương tác với từng khách hàng một cách hệ thống. Các nền tảng CRM hiện nay còn tích hợp chức năng gửi email, đặt lịch chăm sóc tự động, đo lường chỉ số chuyển đổi và nhắc lịch follow-up, giúp đội ngũ sale không bỏ sót bất kỳ cơ hội nào.

2 - Sao lưu dữ liệu khách hàng tiềm năng

Data khách hàng là tài sản quý giá của doanh nghiệp, do đó việc sao lưu định kỳ là bắt buộc. Bạn nên lưu trữ song song trên hệ thống chính (CRM hoặc Google Sheets) và một bản sao dự phòng trên nền tảng đám mây an toàn như Google Drive hoặc Dropbox. Điều này giúp bảo vệ dữ liệu khỏi các sự cố mất mát, hỏng thiết bị hoặc tấn công bảo mật.

3 - Cập nhật data khách hàng tiềm năng thường xuyên

Thông tin khách hàng có thể thay đổi theo thời gian như số điện thoại, nhu cầu, nơi ở hay hành vi tiêu dùng. Vì vậy, bạn cần thiết lập quy trình cập nhật định kỳ để đảm bảo dữ liệu luôn chính xác. Hãy chủ động gửi khảo sát ngắn, kiểm tra thông tin khi tương tác lại, hoặc cập nhật qua các cuộc gọi và email chăm sóc. Một tệp data được làm mới liên tục sẽ giúp đội ngũ marketing và sale dễ dàng cá nhân hóa chiến dịch và tăng hiệu quả bán hàng.

4. Lưu ý khi thu thập và quản lý dữ liệu khách hàng

Khi thu thập và sử dụng data khách hàng, doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp, hiệu quả và bảo mật:

• Chỉ thu thập dữ liệu khi có sự đồng ý rõ ràng: Luôn yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin một cách tự nguyện, minh bạch về mục đích sử dụng. Tránh mọi hình thức thu thập mập mờ hoặc không thông báo trước.
• Giới hạn thông tin ở mức cần thiết: Chỉ nên yêu cầu những trường dữ liệu thực sự phục vụ cho việc chăm sóc, phân tích và chuyển đổi khách hàng. Càng nhiều trường không cần thiết, tỷ lệ điền form càng giảm.
• Minh bạch trong cách sử dụng dữ liệu: Thông báo cho khách hàng biết dữ liệu sẽ được dùng để làm gì: gửi thông tin ưu đãi, hỗ trợ tư vấn, khảo sát… Điều này giúp xây dựng sự tin tưởng lâu dài.
• Thực hiện lưu trữ và bảo mật dữ liệu đúng chuẩn: Sử dụng phần mềm có tính năng bảo mật, phân quyền truy cập rõ ràng, hạn chế chia sẻ nội bộ bừa bãi. Nên có bản sao lưu định kỳ để phòng rủi ro mất dữ liệu.
• Tuân thủ quy định pháp luật hiện hành: Cập nhật và thực hiện đúng theo Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân tại Việt Nam và các quy định quốc tế nếu có hoạt động liên quan tới khách hàng nước ngoài.

Cách lấy data khách hàng miễn phí không còn là việc quá khó nếu bạn hiểu đúng khách hàng, chọn cách tiếp cận phù hợp và đầu tư vào nội dung giá trị. Lấy được data khách hàng miễn phí không còn là việc quá khó nếu bạn hiểu đúng khách hàng, chọn cách tiếp cận phù hợp và đầu tư vào nội dung giá trị.