Bài viết này tổng hợp top 5 diễn giả là doanh nhân khởi nghiệp thành công năm 2025 và đánh dấu chỗ đứng vững chắc trong sự nghiệp...
Hàng tồn kho luôn là một trong những yếu tố sống còn đối với bất kỳ hoạt động kinh doanh nào. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, Excel là công cụ dễ tiếp cận, miễn phí và hiệu quả để theo dõi kho hàng. Trong bài viết này, CafeMom sẽ hướng dẫn bạn cách quản lý hàng tồn kho bằng Excel, cung cấp các mẫu file miễn phí, đồng thời chia sẻ mẹo kiểm kê hiệu quả để giúp bạn tối ưu quy trình vận hành.
1. Lợi ích và hạn chế của việc quản lý hàng tồn kho bằng Excel
Trong bối cảnh các doanh nghiệp nhỏ và vừa, đặc biệt là các hộ kinh doanh cá thể hoặc shop bán lẻ, chưa có đủ nguồn lực để đầu tư vào các phần mềm quản lý chuyên sâu, Excel thường được xem là giải pháp “cứu cánh” đơn giản, tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, phương pháp này có cả những ưu và nhược điểm:
1 - Lợi ích
- Chi phí thấp, dễ tiếp cận: Excel là phần mềm phổ biến, có sẵn trong hầu hết các máy tính, không yêu cầu đầu tư thêm phần mềm quản lý. Điều này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có ngân sách hạn chế.
- Linh hoạt trong thiết lập: Người dùng có thể tự xây dựng các bảng tính tùy theo nhu cầu quản lý như: theo dõi nhập – xuất – tồn, cảnh báo tồn kho tối thiểu, hoặc tính giá vốn hàng bán.
- Dễ tùy chỉnh và mở rộng: Excel cho phép sử dụng công thức, biểu đồ, và thậm chí tích hợp với một số công cụ nâng cao như VBA để tự động hóa quy trình, giúp tiết kiệm thời gian thao tác.
- Tính minh bạch cao: Dữ liệu được trình bày trực quan, dễ dàng kiểm tra và rà soát lại lịch sử giao dịch, thuận tiện cho việc đối chiếu và kiểm kê định kỳ.
2 - Hạn chế
- Không phù hợp cho mô hình kho phức tạp, nhiều điểm bán: Excel khó đáp ứng khi hệ thống kho có nhiều chi nhánh, kho trung chuyển hoặc cần cập nhật dữ liệu theo thời gian thực.
- Dễ sai sót nếu không thiết lập đúng: Thiếu kiểm tra tự động khiến các lỗi như nhập sai số lượng, trùng mã hàng, công thức sai rất dễ xảy ra. Theo nghiên cứu của MarketWatch, gần 88% file Excel chứa lỗi dữ liệu do thao tác thủ công.
- Thiếu tính năng tự động hóa, cảnh báo nâng cao: Excel không có chức năng tự động cảnh báo tồn kho thấp, tồn kho lâu ngày hay phân tích xu hướng tiêu thụ như các phần mềm chuyên biệt.
XEM THÊM: TOP 17+ PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO MIỄN PHÍ TỐT NHẤT 2025 CHO DOANH NGHIỆP
2. Hướng dẫn cách quản lý hàng tồn kho bằng excel
Quản lý hàng tồn kho bằng Excel có thể được triển khai hiệu quả nếu cấu trúc file được thiết lập một cách logic, khoa học ngay từ đầu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để bạn xây dựng một hệ thống quản lý tồn kho trên Excel phù hợp cho mô hình kinh doanh nhỏ và vừa.
2.1. Tạo cấu trúc file Excel
Bước 1: Mở một file Excel mới.
Bước 2: Tạo 5 sheet và đổi tên lần lượt thành:
- HOME: Trang tổng quan, bảng điều hướng đến các sheet khác.
- NHAP: Dữ liệu chi tiết các lần nhập hàng.
- XUAT: Dữ liệu chi tiết các lần xuất hàng hoặc bán hàng.
- DANH MUC: Danh mục hàng hóa và các thông tin dùng chung.
- BAO CAO: Báo cáo tổng hợp nhập – xuất – tồn và doanh thu.
2.2. Nhập dữ liệu vào các sheet
Sheet NHAP – Quản lý thông tin nhập hàng:
- Các cột dữ liệu cơ bản gồm: Ngày nhập, Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị tính, Số lượng nhập, Đơn giá nhập, Thành tiền, Nhà cung cấp.
- Các cột mở rộng (nếu cần): Số chứng từ, Mã nhà cung cấp, Địa chỉ, Ghi chú.
Sheet XUAT – Ghi nhận xuất hàng/bán hàng:
- Các cột cơ bản: Ngày xuất, Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị tính, Số lượng bán, Đơn giá bán, Doanh thu, Giá vốn, Khách hàng.
- Các cột bổ sung: Số chứng từ, Mã khách hàng, Ghi chú.
Sheet DANH MUC – Thông tin chung về sản phẩm:
- Các trường nên có: Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị tính, Giá nhập chuẩn, Giá bán đề xuất.
- Sheet này hỗ trợ tự động hóa khi kết hợp với hàm tra cứu.
Sheet BAO CAO – Thống kê kết quả hoạt động kho:
- Báo cáo bán hàng: Tên hàng, Số lượng bán, Doanh thu.
- Báo cáo nhập – xuất – tồn: Tồn đầu kỳ, Nhập trong kỳ, Xuất trong kỳ, Tồn cuối kỳ.
2.3. Sử dụng công thức để tự động hóa tính toán
Một số hàm cơ bản giúp quản lý hiệu quả:
- Hàm VLOOKUP: Tra cứu tên hàng, đơn vị tính, giá bán theo mã hàng từ sheet DANH MUC.
Ví dụ: =VLOOKUP(A2, DANH_MUC!$A$2:$D$100, 2, FALSE) - Hàm SUMIF hoặc SUMIFS: Tính tổng số lượng nhập, xuất hoặc doanh thu theo từng mã hàng.
Ví dụ: =SUMIF(NHAP!$B:$B, A2, NHAP!$F:$F) để tính tổng số lượng nhập của mã hàng A2. - Hàm IFERROR: Xử lý lỗi hiển thị khi dùng VLOOKUP mà không tìm thấy dữ liệu.
Ví dụ: =IFERROR(VLOOKUP(...), "")
XEM THÊM: 10+ PHẦN MỀM BÁN HÀNG MẸ VÀ BÉ GIÚP QUẢN LÝ HIỆU QUẢ VÀ TỐI ƯU DOANH SỐ
2.4. Tính toán tồn kho và giá trị hàng hóa
- Số lượng tồn kho: =Tổng nhập - Tổng xuất
- Giá trị hàng tồn kho: =Số lượng tồn * Giá bán
Tùy vào loại hàng hóa, bạn có thể bổ sung thêm các trường như chi phí bảo quản, ngày hết hạn, hoặc vị trí lưu trữ trong kho để dễ quản lý hơn.
3. Tổng hợp 7+ mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí
Dưới đây là 7+ mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí, phù hợp cho các mô hình kinh doanh như cửa hàng bán lẻ, đại lý phân phối, doanh nghiệp sản xuất hoặc kho hàng online. Hãy cùng khám phá và chọn ra mẫu phù hợp nhất với bạn.
3.1. Mẫu file Excel quản lý xuất/ nhập hàng hóa cơ bản
3.2. Mẫu file Excel quản lý xuất/ nhập hàng hóa chi tiết
3.3. Mẫu file Excel quản lý xuất/ nhập vật tư
3.4. Mẫu file Excel quản lý xuất/ nhập phần cứng/ phần mềm
3.5. Mẫu file Excel quản lý xuất/ nhập đồ uống
2.6. Mẫu file Excel quản lý xuất nhập tồn kho công ty TMDV & XD
3.7. Mẫu file Excel quản lý xuất nhập tồn kho kèm công thức
3.8. Mẫu file Excel quản lý kho tích hợp mã vạch
XEM THÊM: 6 KHUNG MÔ HÌNH KINH DOANH GIÚP DOANH NGHIỆP TĂNG TRƯỞNG BỀN VỮNG
4. Mẹo kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả khi dùng Excel
Quản lý hàng tồn kho là một trong những yếu tố then chốt quyết định đến hiệu quả kinh doanh, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ và cửa hàng bán lẻ. Nếu không kiểm soát chặt chẽ, tồn kho dễ dẫn đến thất thoát, ứ đọng vốn hoặc thiếu hụt nguồn cung. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn sử dụng Excel để quản lý tồn kho một cách hiệu quả và chính xác hơn.
1 - Chuẩn hóa danh mục hàng hóa
Hãy xây dựng một danh mục sản phẩm đầy đủ, thống nhất các trường thông tin cơ bản như: mã hàng, tên hàng, đơn vị tính. Việc chuẩn hóa này giúp bạn dễ dàng truy xuất dữ liệu bằng các hàm như VLOOKUP, giảm thiểu sai sót khi nhập liệu.
2 - Sử dụng công thức tự động tính tồn kho
Thay vì tính thủ công, bạn nên áp dụng các công thức:
- Tồn cuối = Tồn đầu + Nhập – Xuất
- Kết hợp hàm SUMIF để tính tổng nhập/xuất theo từng mã hàng. Điều này giúp theo dõi chính xác số lượng tồn kho theo thời gian thực và phát hiện kịp thời những biến động bất thường.
3 - Tích hợp bảng cảnh báo tồn kho thấp
Tạo một cột cảnh báo (dùng hàm IF) khi số lượng hàng tồn xuống dưới mức tối thiểu. Đây là công cụ hỗ trợ ra quyết định nhập hàng kịp thời, hạn chế tình trạng đứt hàng.
4 - Theo dõi tồn kho theo thời gian
Lưu trữ dữ liệu theo ngày/tháng giúp bạn có cái nhìn tổng quan về xu hướng tồn kho theo mùa vụ hoặc theo chiến dịch. Dữ liệu lịch sử cũng là cơ sở để phân tích hiệu quả kinh doanh và lập kế hoạch nhập hàng phù hợp.
5 - Tách biệt dữ liệu nhập – xuất – tồn
Việc chia dữ liệu thành các bảng riêng biệt (NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO) không chỉ giúp dễ dàng quản lý mà còn hạn chế xung đột công thức, tăng tốc độ xử lý file và đảm bảo tính chính xác khi liên kết các sheet.
6 - Bảo vệ và sao lưu dữ liệu định kỳ
Dữ liệu tồn kho rất quan trọng. Hãy đặt mật khẩu cho file, hạn chế quyền chỉnh sửa và định kỳ sao lưu dữ liệu để tránh mất mát trong trường hợp có sự cố ngoài ý muốn.
XEM THÊM: KINH NGHIỆM MỞ CỬA HÀNG BỈM SỮA Ở QUÊ LỢI NHUẬN KHỦNG
7 - Tối ưu hóa giao diện Excel
Thiết kế giao diện thân thiện, dễ theo dõi (dùng màu sắc để phân biệt nhập, xuất, cảnh báo), giúp bạn thao tác nhanh hơn và phát hiện vấn đề ngay trên màn hình chính.
8 - Lập báo cáo định kỳ từ dữ liệu tồn kho
Tổng hợp báo cáo bán hàng, nhập xuất tồn theo tuần/tháng/quý không chỉ phục vụ mục tiêu quản trị mà còn hỗ trợ ra quyết định kinh doanh như điều chỉnh giá, ưu tiên sản phẩm bán chạy hoặc xử lý hàng chậm luân chuyển.
Bạn đang nỗ lực học cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả để tối ưu hoạt động kinh doanh? Hay bạn vừa khởi đầu hành trình kinh doanh và mong muốn phát triển bản thân toàn diện hơn? Đừng bỏ lỡ sự kiện đặc biệt “NUÔI DẠY CON, LÀM ĐẸP, PHÁT TRIỂN BẢN THÂN & KINH DOANH”.
Tại đây, bạn sẽ không chỉ được học thêm các phương pháp quản lý thông minh, mà còn có cơ hội kết nối với cộng đồng cùng chí hướng, lắng nghe chia sẻ thực tế từ chuyên gia và xây dựng chiến lược phát triển phù hợp với chính mình.
5 lợi ích khi tham gia Liên Minh CafeMom:
- Được truyền thông trên các kênh truyền thông của CafeMom
- Kết nối với mạng lưới đối tác chất lượng cao trong hệ sinh thái CafeMom
- Quyền lợi độc quyền về ngành hàng, sản phẩm và dịch vụ
- Tham gia tối thiểu 2 event/năm để quảng bá sản phẩm, dịch vụ
- Tham gia 24 chương trình Online/Offline phát triển bản thân, phát triển kinh doanh và nuôi dạy con.
Đăng ký tham gia cộng đồng CafeMom
Excel không chỉ là công cụ bảng tính đơn thuần, mà còn là trợ thủ đắc lực trong việc quản lý hàng tồn kho nếu được thiết lập đúng cách. Với các bước cụ thể, công thức chuẩn và mẹo kiểm soát như đã phân tích ở trên, bạn hoàn toàn có thể theo dõi kho hàng chính xác, giảm thiểu thất thoát và tối ưu hiệu quả kinh doanh. Trong giai đoạn khởi đầu hoặc quy mô nhỏ, quản lý hàng tồn kho bằng Excel là lựa chọn tiết kiệm và linh hoạt – phù hợp với mọi đối tượng từ chủ shop, đại lý cho đến nhà bán sỉ.
