CÁCH LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH HIỆU QUẢ & VÍ DỤ CỤ THỂ, DỄ HIỂU

Hiểu rõ cách xây dựng kế hoạch kinh doanh là điều cực kỳ quan trọng. Đây là bản tóm tắt toàn diện về thị trường, đối thủ, sản phẩm và định hướng phát triển, giúp chủ doanh nghiệp theo dõi, đánh giá hiệu quả kinh doanh và điều chỉnh chiến lược phù hợp để đạt mục tiêu bán hàng. Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy tham khảo ngay những gợi ý cụ thể dưới đây!

1. Kế hoạch kinh doanh là gì?

Kế hoạch kinh doanh là tài liệu chi tiết trình bày mục tiêu của một doanh nghiệp mới hoặc đang hoạt động, cùng các chiến lược để đạt được mục tiêu đó. Tài liệu này bao gồm cấu trúc tổ chức, mô hình kinh doanh, phân tích thị trường, kế hoạch marketing - bán hàng, dự báo tài chính và phân tích rủi ro. Nói cách khác, đây là "bản đồ" hướng dẫn giúp doanh nghiệp xác định đích đến, phương thức thực hiện và các nguồn lực cần thiết. Không chỉ hỗ trợ chủ doanh nghiệp lập kế hoạch và vận hành một cách hệ thống, kế hoạch kinh doanh còn là công cụ quan trọng khi tìm kiếm nguồn vốn đầu tư, vay ngân hàng hoặc hợp tác với đối tác. Một kế hoạch kinh doanh hiệu quả thường bao gồm:

• Tóm tắt điều hành: Tóm lược ý tưởng kinh doanh, mục tiêu và lợi thế cạnh tranh.
• Mô tả doanh nghiệp: Loại hình kinh doanh, lịch sử và cấu trúc pháp lý.
• Sản phẩm hoặc dịch vụ: Mô tả sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp cung cấp.
• Phân tích thị trường: Đánh giá thị trường mục tiêu, khách hàng tiềm năng và đối thủ cạnh tranh.
• Chiến lược và thực hiện: Kế hoạch tiếp thị, bán hàng và chiến lược tăng trưởng.
• Kế hoạch tổ chức và quản lý: Cấu trúc tổ chức, đội ngũ quản lý và nhân sự.
• Dự báo tài chính: Dự kiến doanh thu, lợi nhuận, dòng tiền và điểm hòa vốn.
• Phân tích rủi ro: Nhận diện rủi ro tiềm tàng và cách ứng phó.

Kế hoạch kinh doanh không chỉ giúp doanh nghiệp hiểu rõ mô hình kinh doanh, tận dụng cơ hội và đối mặt thách thức, mà còn là công cụ giao tiếp mạnh mẽ với các nhà đầu tư và đối tác.

Kế hoạch kinh doanh là gì

>>> Gợi ý nội dung đáng xem: TOP 5 CÁC DIỄN GIẢ DOANH NHÂN KHỞI NGHIỆP THÀNH CÔNG 2024

2. Vai trò của kế hoạch kinh doanh

Kế hoạch kinh doanh là công cụ không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, bất kể quy mô hay lĩnh vực hoạt động. Đây không chỉ là tài liệu định hướng, mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, quản lý nguồn lực tối ưu và đạt được mục tiêu mong muốn.

2.1. Vai trò chung đối với doanh nghiệp

Đối với toàn bộ doanh nghiệp, kế hoạch kinh doanh có vai trò: 

• Định hướng mục tiêu và chiến lược phát triển: Kế hoạch kinh doanh giúp xác định rõ ràng mục tiêu và định hướng của doanh nghiệp. Đây là kim chỉ nam để các nhà quản lý và chủ sở hữu hiểu rõ nơi mình muốn đến, cũng như cách để đạt được các mục tiêu đó.
• Lập kế hoạch tài chính và quản lý dòng tiền: Một bản kế hoạch chi tiết hỗ trợ doanh nghiệp xác định nguồn lực cần thiết, dự báo doanh thu, chi phí, và quản lý dòng tiền hiệu quả. Điều này bao gồm việc kiểm soát các khoản chi, dự trữ tiền mặt hợp lý, tối ưu hóa nguồn lực, đồng thời tránh lãng phí.
• Quản lý và giảm thiểu rủi ro: Kế hoạch kinh doanh giúp nhận diện các rủi ro tiềm ẩn và đề xuất biện pháp phòng ngừa. Điều này không chỉ tăng khả năng ứng phó với những tình huống bất ngờ mà còn giảm thiểu tác động tiêu cực đến hoạt động doanh nghiệp.
• Công cụ giao tiếp và hợp tác: Kế hoạch kinh doanh là cầu nối hiệu quả để truyền đạt mục tiêu, chiến lược và tầm nhìn của doanh nghiệp tới các bên liên quan như nhà đầu tư, nhân viên, đối tác kinh doanh và cơ quan quản lý. Việc minh bạch và rõ ràng trong kế hoạch giúp tạo sự đồng thuận và xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững.
• Đánh giá hiệu quả và điều chỉnh chiến lược: Kế hoạch kinh doanh đóng vai trò là cơ sở để theo dõi và đánh giá hiệu suất hoạt động. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đo lường tiến độ, phân tích hiệu quả các hoạt động, và điều chỉnh chiến lược kịp thời nhằm đạt được kết quả tối ưu.

2.2. Vai trò đối với từng cá nhân trong doanh nghiệp

Vai trò của kế hoạch kinh doanh đối với từng cá nhân ở trong doanh nghiệp:

• Đối với chủ doanh nghiệp: Giúp các nhà lãnh đạo cấp cao xác định rõ mục tiêu và chiến lược cho doanh nghiệp. Đánh giá các thế mạnh, điểm yếu, cơ hội và rủi ro khi tham gia thị trường. Qua đó giúp dễ dàng huy động vốn đầu tư và điều hành công ty hiệu quả
• Đối với toàn thể nhân viên trong công ty: Nhờ kế hoạch kinh doanh, nhân viên có thể hiểu rõ được mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp. Từ đó, nhận thức rõ vai trò, trách nhiệm và ý nghĩa công việc của mình.
• Đối với nhà đầu tư: Từ bản kế hoạch kinh doanh, nhà đầu tư có thể đánh giá tiềm năng phát triển doanh nghiệp.

Vai trò của kế hoạch kinh doanh đối với doanh nghiệp

>>> Xem thêm: CHIẾN LƯỢC PHÁT TRIỂN KINH DOANH - NGUYÊN TẮC VÀ CÁCH XÂY DỰNG HIỆU QUẢ

3. Cách lập kế hoạch kinh doanh qua 8 bước cụ thể

Xây dựng kế hoạch kinh doanh là một công việc đòi hỏi quy trình và thực hiện theo sự logic nhất định. Từ những nghiên cứu ban đầu, bạn có thể lập ra nhiều kế hoạch khác nhau trong phạm trù kinh doanh, tìm hiểu ngay:

3.1. Tìm kiếm ý tưởng kinh doanh sáng tạo

Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, việc tạo ra một dấu ấn độc đáo là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp dễ dàng được khách hàng nhớ đến khi có nhu cầu. Hiện nay, nhiều mô hình kinh doanh sáng tạo có thể được áp dụng, chẳng hạn như kinh doanh đặc sản địa phương để khai thác giá trị văn hóa, triển khai mô hình coffee workshop nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng, hoặc phát triển dòng sản phẩm handmade theo xu hướng (như hoa len, kẽm nhung, hoa sáp). Ngoài ra, doanh nghiệp có thể mở rộng sang lĩnh vực cửa hàng tạp hóa trực tuyến hoặc giới thiệu các sản phẩm sáng tạo như cây cảnh bỏ túi. Những ý tưởng này không chỉ đáp ứng nhu cầu thị trường mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng thương hiệu nổi bật và bền vững.

3.2. Đặt mục tiêu cho toàn doanh nghiệp

Mục tiêu kinh doanh đóng vai trò như “kim chỉ nam” giúp doanh nghiệp phát triển sản phẩm/dịch vụ và xây dựng chiến lược bán hàng phù hợp để đạt doanh thu như kỳ vọng. Tuy nhiên, để mục tiêu thực sự hiệu quả, doanh nghiệp cần đặt ra các mục tiêu rõ ràng, khả thi và phù hợp với năng lực hiện tại.
Một cách hiệu quả để xác định mục tiêu là phân chia thành từng giai đoạn cụ thể, ví dụ:

• 6 tháng đầu tiên: Tập trung vào thu hồi vốn đầu tư ban đầu.
• 12 tháng tiếp theo: Kênh bán hàng chính cần đạt ít nhất 5.000 người theo dõi thực, đồng thời mở rộng thêm 1-2 kênh bán hàng mới để tăng cường tiếp cận khách hàng.
• Sau 2 năm hoạt động: Danh sách khách hàng trung thành (những khách quay lại mua lần 2, lần 3…) nên đạt tối thiểu 500 người.

Tìm kiếm ý tưởng kinh doanh sáng tạo

3.3. Phân tích doanh nghiệp qua SWOT

SWOT là viết tắt của bốn yếu tố chính trong mô hình phân tích chiến lược kinh doanh: Strengths (Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội) và Threats (Thách thức). Đây là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan, khách quan về nội lực, tiềm năng cũng như các thách thức bên ngoài. Qua đó, doanh nghiệp có thể đưa ra chiến lược phù hợp để đạt được mục tiêu kinh doanh.
Dưới đây là một ví dụ minh họa áp dụng mô hình SWOT trong việc xây dựng ý tưởng kinh doanh thực phẩm healthy trực tuyến, hướng đến đối tượng sinh viên đại học:

• Điểm mạnh (S): Doanh nghiệp có khả năng tận dụng công nghệ và am hiểu xu hướng tiêu dùng trực tuyến, giúp dễ dàng tiếp cận khách hàng thông qua quảng cáo và xây dựng thương hiệu trên nền tảng số.
• Điểm yếu (W): Là thương hiệu mới trên thị trường, doanh nghiệp chưa có sự nhận diện và niềm tin từ khách hàng.
• Cơ hội (O): Thói quen mua sắm trực tuyến đang tăng mạnh, cho phép doanh nghiệp mở cửa hàng trực tuyến với chi phí thấp, không cần đầu tư nhiều vào mặt bằng hay nhân sự.
• Thách thức (T): Tìm kiếm nguồn cung ứng nguyên liệu đáng tin cậy với giá cả hợp lý, đảm bảo chất lượng và an toàn. Đồng thời, cần nắm bắt xu hướng thực phẩm và khẩu vị của khách hàng để duy trì sức cạnh tranh.

>>> Tham khảo thêm: TOP 3 DIỄN GIẢ NỔI BẬT VỚI HÀNH TRÌNH PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU CÁ NHÂN

Phân tích SWOT của doanh nghiệp

3.4. Xác định kênh bán hàng và mô hình kinh doanh

Các doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều mô hình kinh doanh phù hợp với nhu cầu và chiến lược phát triển của mình, bao gồm:

• Mở cửa hàng trực tiếp: Phù hợp với doanh nghiệp muốn xây dựng mối quan hệ trực tiếp với khách hàng tại địa phương, mang lại trải nghiệm thực tế và tạo dựng thương hiệu vững chắc.
• Kinh doanh trên website: Lựa chọn lý tưởng để tiếp cận đối tượng khách hàng trực tuyến, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc quản lý thương hiệu và dữ liệu khách hàng.
• Mở gian hàng trên các sàn thương mại điện tử: Dễ dàng tiếp cận lượng lớn người tiêu dùng, tận dụng cơ sở hạ tầng sẵn có để giảm chi phí vận hành.
  Kiếm thêm nguồn thu qua tiếp thị liên kết (Affiliate Marketing): Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp muốn đa dạng hóa thu nhập mà không cần quản lý hàng hóa trực tiếp.
• Kinh doanh Dropshipping: Giảm thiểu rủi ro tồn kho bằng cách giao hàng trực tiếp từ nhà cung cấp, cho phép doanh nghiệp tập trung vào tiếp thị và bán hàng.
  Mỗi mô hình đều có ưu và nhược điểm riêng. Do đó, doanh nghiệp cần đánh giá cẩn thận dựa trên các yếu tố như mục tiêu phát triển, nguồn vốn hiện có, đặc điểm của khách hàng mục tiêu và năng lực quản lý để chọn mô hình phù hợp nhất.

3.5. Lập kế hoạch tài chính

Hoạch định chi phí kinh doanh một cách chi tiết là bước quan trọng giúp các doanh nghiệp xác định số vốn ban đầu, kiểm soát dòng tiền hiệu quả và tối ưu hóa các khoản chi không cần thiết. Việc lập kế hoạch tài chính kỹ lưỡng đảm bảo doanh nghiệp có sự chuẩn bị tốt để vận hành bền vững.

Các loại chi phí cố định cần chú ý:

• Chi phí nhập hàng: Đảm bảo hàng hóa đáp ứng đủ nhu cầu kinh doanh ban đầu.
• Chi phí vật liệu đóng gói: Bao gồm bao bì, nhãn mác và các phụ kiện cần thiết cho sản phẩm.
• Chi phí vận chuyển: Liên quan đến giao hàng và hậu cần, đặc biệt quan trọng trong kinh doanh trực tuyến.

Các bước cần thực hiện:

• Đánh giá khả năng tài chính hiện tại: Kiểm tra nguồn vốn có sẵn và khả năng chi trả cho các chi phí trên.
• Xem xét nguồn tài trợ bổ sung: Nếu vốn tự có không đủ, doanh nghiệp có thể cân nhắc huy động từ gia đình, bạn bè, vay ngân hàng hoặc tìm kiếm nhà đầu tư.
• Ước tính doanh thu và thời gian hoàn vốn: Dự báo lợi nhuận dựa trên kế hoạch bán hàng, từ đó điều chỉnh ngân sách khởi đầu sao cho hợp lý.

3.6. Lập kế hoạch Marketing

Là một doanh nghiệp mới, việc xây dựng kế hoạch quảng cáo bài bản là yếu tố quan trọng để thu hút khách hàng tiềm năng và tăng nhận diện thương hiệu. Doanh nghiệp cần xác định rõ sản phẩm/dịch vụ, ngân sách, đối tượng khách hàng và mục tiêu kinh doanh. Các bước cụ thể bao gồm:

• Xác định điểm mạnh của sản phẩm/dịch vụ: Tìm ra những lợi thế cạnh tranh nổi bật như giá thành hợp lý, chính sách đổi - trả linh hoạt, cam kết hàng chính hãng, hoặc chương trình khuyến mãi độc quyền.
• Phân tích đối tượng khách hàng và nhân khẩu học: Hiểu rõ đặc điểm khách hàng mục tiêu để chọn chiến lược tiếp cận phù hợp. Ví dụ, sản phẩm cao cấp dành cho mẹ và bé có thể hướng đến phụ nữ 25 - 44 tuổi tại các thành phố lớn, thu nhập trung bình khá trở lên.
• Đánh giá đối thủ cạnh tranh: Phân tích điểm mạnh và điểm yếu của các doanh nghiệp cùng ngành để định hình chiến lược khác biệt. Chẳng hạn, học hỏi từ các thương hiệu như ConCung, Kidsplaza, Bibo Mart.
• Dự đoán xu hướng thị trường: Tìm hiểu sở thích, thói quen mua sắm gần đây để xác định sản phẩm tiềm năng và tối ưu danh mục hàng hóa.
• Chọn hình thức quảng cáo phù hợp: Tùy theo ngân sách, sử dụng các công cụ miễn phí như Fplus, Sniper Seeding Facebook để điều hướng nội dung, hoặc đầu tư vào quảng cáo trả phí trên Facebook Ads, Google Ads, và hợp tác với KOL/Influencers.

>>> Có thể bạn sẽ quan tâm: 5 CÁCH HIỆU QUẢ GIÚP BA MẸ ĐỊNH HƯỚNG NGHỀ NGHIỆP CHO CON TỪ SỚM

Lập kế hoạch tài chính cụ thể

3.7. Xây dựng kế hoạch quản lý nhân sự

Trong giai đoạn đầu, các doanh nghiệp nhỏ hoặc startup thường tự quản lý hầu hết các công việc để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, khi quy mô hoạt động mở rộng và lượng đơn hàng tăng lên, việc thuê thêm nhân sự và phân chia nhiệm vụ hợp lý trở nên cần thiết để đảm bảo hiệu suất vận hành, đặc biệt là trong các mùa cao điểm như Black Friday, Lễ, Tết.

Trong giai đoạn kinh doanh ổn định, doanh nghiệp có thể chỉ cần 1 nhân viên chăm sóc khách hàng kiêm đăng bài trên các kênh bán hàng, và 1 nhân viên quản lý tài chính, kiêm quản lý kho. Tuy nhiên, trong các giai đoạn cao điểm hoặc mùa sale lớn, doanh nghiệp cần bổ sung thêm 1 - 2 nhân viên tư vấn khách hàng để đáp ứng kịp thời các yêu cầu, cùng với 1 - 2 nhân viên đóng gói để đảm bảo giao hàng đúng tiến độ. Đồng thời, hợp tác với các công ty vận chuyển uy tín hoặc thuê shipper riêng là giải pháp hiệu quả để đảm bảo việc giao hàng nhanh chóng.

Việc phân bổ nhân sự hợp lý giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, duy trì hiệu quả hoạt động và nâng cao trải nghiệm khách hàng, ngay cả trong các thời kỳ cao điểm. Đầu tư vào đội ngũ nhân sự bài bản không chỉ nâng cao năng suất mà còn góp phần xây dựng uy tín thương hiệu, tạo đà phát triển bền vững cho doanh nghiệp trong dài hạn.

Xây dựng kế hoạch quản lý nhân sự

3.8. Tổng hợp và hoàn thiện bản kế hoạch kinh doanh

Sau khi hoàn thành tất cả các bước trong việc xây dựng kế hoạch kinh doanh, doanh nghiệp cần tổng hợp và kiểm tra lại thông tin một cách cẩn thận. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi yếu tố trong kế hoạch đều phù hợp và khả thi. Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp sẽ bắt đầu triển khai kế hoạch, theo dõi hiệu suất hoạt động và tiến hành điều chỉnh các chiến lược khi cần thiết để đạt được kết quả tối ưu.

4. Những quy tắc cần đảm bảo khi lập kế hoạch kinh doanh

Khi lập kế hoạch kinh doanh, có một số quy tắc quan trọng mà doanh nghiệp cần tuân thủ để đảm bảo tính hiệu quả và dễ dàng triển khai:

• Trình bày kế hoạch ngắn gọn, súc tích: Một bản kế hoạch dài dòng và lan man không chỉ khiến người đọc khó khăn trong việc lựa chọn thông tin quan trọng, mà còn có thể làm họ mất hứng và bỏ qua kế hoạch giữa chừng. Do đó, việc trình bày kế hoạch một cách ngắn gọn, súc tích và đi thẳng vào trọng tâm là rất quan trọng.
• Ngôn từ phù hợp với đối tượng đọc: Kế hoạch kinh doanh có thể được trình bày cho nhiều đối tượng khác nhau như nhà đầu tư, đối tác, nhân viên, v.v... Do đó, ngôn từ cần phải được lựa chọn sao cho phù hợp với đối tượng mà bạn đang trình bày. Nếu kế hoạch dành cho nhà đầu tư, cần sử dụng ngôn từ chuyên ngành, chính xác và dễ hiểu để giúp họ dễ dàng nắm bắt các thông tin quan trọng.
• Không lo lắng khi lập phương án kinh doanh: Lập kế hoạch kinh doanh là một quá trình học hỏi và điều chỉnh liên tục. Do đó, không cần quá lo lắng về việc hoàn thiện ngay từ đầu. Hãy bắt đầu từ những gì bạn biết và có thể thực hiện được, sau đó dần dần điều chỉnh kế hoạch để phù hợp với thực tế và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

Những quy tắc quan trọng khi lập kế hoạch kinh doanh

5. Một số lưu ý quan trọng khi xây dựng kế hoạch kinh doanh

Khi xây dựng kế hoạch kinh doanh, có một số lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần chú ý để đảm bảo sự thành công:

• Phác thảo ý tưởng kinh doanh cơ bản: Ý tưởng kinh doanh là nền tảng để xác định mục tiêu, hướng đi và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng mô hình 5W1H (Cái gì? Tại sao? Khi nào? Ở đâu? Như thế nào?), doanh nghiệp có thể phát triển kế hoạch kinh doanh vững chắc và tránh lãng phí tài nguyên vào những hoạt động không cần thiết. Nếu thị trường mục tiêu quá nhỏ, doanh nghiệp có thể điều chỉnh ý tưởng để hướng tới một thị trường rộng hơn.
• Lên ý tưởng kinh doanh cụ thể: Một ý tưởng kinh doanh rõ ràng giúp doanh nghiệp xác định thị trường mục tiêu, sản phẩm/dịch vụ và chiến lược kinh doanh cụ thể. Ý tưởng cần giải quyết một vấn đề hoặc đáp ứng nhu cầu của thị trường để có khả năng thành công. Nếu không giải quyết được nhu cầu thực tế, ý tưởng kinh doanh khó có thể phát triển bền vững.
• Tìm người có năng lực giỏi để hỗ trợ: Một kế hoạch kinh doanh dù hoàn hảo nhưng không thể thành công nếu thiếu một đội ngũ thực hiện tài năng và đồng lòng. Doanh nghiệp cần xác định rõ các kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết cho từng vị trí, từ đó tìm kiếm nhân sự phù hợp để đảm bảo sự thành công khi triển khai kế hoạch.
• Kiểm soát tài chính: Kiểm soát tài chính là yếu tố then chốt trong kế hoạch kinh doanh. Doanh nghiệp cần xác định các nguồn lực tài chính cần thiết để thực hiện mục tiêu kinh doanh, đồng thời đảm bảo rằng ngân sách được sử dụng một cách hiệu quả, tránh lãng phí.
• Sự minh bạch và trung thực: Kế hoạch kinh doanh cần được viết một cách minh bạch và trung thực, đưa ra các thông tin chính xác về doanh nghiệp và dự báo tiềm năng của nó. Điều này giúp xây dựng niềm tin với các nhà đầu tư, đối tác và nhân viên.
• Sự linh hoạt: Kế hoạch kinh doanh cần có khả năng điều chỉnh linh hoạt để thích ứng với sự thay đổi trong môi trường kinh doanh. Các phương án dự phòng và kế hoạch thay thế cần được chuẩn bị để đối phó với những tình huống không mong đợi.
• Sự nhất quán: Các phần trong kế hoạch kinh doanh cần phải nhất quán với nhau về nội dung, mục tiêu và chiến lược. Các yếu tố trong kế hoạch nên hỗ trợ và bổ sung cho nhau, tạo ra một bức tranh toàn diện và rõ ràng về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

6. Kết luận

Lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả là bước đầu tiên quan trọng để doanh nghiệp phát triển bền vững và đạt được mục tiêu dài hạn. Bằng cách áp dụng các nguyên tắc cơ bản và lưu ý quan trọng trong bài viết, doanh nghiệp có thể xây dựng một kế hoạch kinh doanh khả thi và thực tế, từ đó đưa ra các quyết định đúng đắn và hướng đi phù hợp. Đừng quên rằng một kế hoạch kinh doanh không phải là cố định mà cần được liên tục điều chỉnh và cải tiến để bắt kịp xu hướng và nhu cầu thị trường, giúp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ và vững chắc.