Quản lý thời gian không chỉ là một kỹ năng cần thiết mà còn là một yếu tố quyết định thành công cho chủ doanh nghiệp. Bằng cách làm chủ thời gian, chủ doanh nghiệp có thể tối ưu hóa năng suất, xây dựng thương hiệu mạnh mẽ, và đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Trong bài viết này, CafeMom sẽ chia sẻ 9 cách giúp chủ doanh nghiệp cải thiện kỹ năng làm chủ được thời gian hiệu quả nhất nhé!
1. Quản lý thời gian là gì? Tại sao chủ doanh nghiệp cần quản lý thời gian?
Quản lý thời gian là kỹ năng lập kế hoạch và kiểm soát cách phân bổ thời gian để hoàn thành công việc hiệu quả, đạt được mục tiêu một cách tối ưu. Đối với các chủ doanh nghiệp mới thành lập và đang đi vào hoạt động, quản lý thời gian tốt mang lại nhiều lợi ích như:
- Tối ưu hóa nguồn lực để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng trong thời gian ngắn hơn.
- Giảm thiểu lãng phí thời gian vào các hoạt động không mang lại giá trị.
- Hỗ trợ quản lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc mà không làm giảm chất lượng công việc.
- Dễ dàng ưu tiên và phân bổ thời gian phù hợp cho từng công việc.
- Quản lý thời gian hiệu quả giúp tăng năng suất, từ đó cải thiện doanh thu và uy tín thương hiệu.
- Dành thời gian nghiên cứu, tham gia các khóa học để phát triển kỹ năng quản lý, Marketing, hoặc công nghệ mới.
Ví dụ: Kỹ năng quản lý thời gian giúp quá trình triển khai các chiến dịch bán hàng hiệu quả, chi tiết qua từng khâu như nghiên cứu đối tượng khách hàng, lập kế hoạch và từng bước triển khai theo kế hoạch đã định. Từ đó nâng cao được hiệu quả khi triển khai, tích lũy được những kinh nghiệm và phát triển bền vững trong tương lai.
Tại sao chủ doanh nghiệp cần quản lý thời gian?
2. Top 9 cách giúp chủ doanh nghiệp tối ưu kỹ năng quản lý thời gian
Quản lý thời gian không chỉ là một kỹ năng cần thiết mà còn là một yếu tố quyết định thành công cho chủ doanh nghiệp. Trong nội dung dưới đây, CafeMom sẽ chia sẻ 9 cách giúp chủ doanh nghiệp tối ưu kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả nhất.
2.1. Xác định mục tiêu
Xác định mục tiêu là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quản lý thời gian và đạt được thành công. Mục tiêu giúp bạn có định hướng rõ ràng, tập trung vào những việc cần ưu tiên và tránh bị phân tâm bởi những hoạt động không cần thiết. Khi xác định mục tiêu, cần phân chia rõ ràng giữa 2 mục tiêu ngắn hạn và dài hạn.
- Mục tiêu ngắn hạn giúp bạn hoàn thành những nhiệm vụ cụ thể trong thời gian ngắn, như tăng doanh số bán hàng trong tháng hoặc cải thiện hiệu quả chiến dịch Marketing.
- Mục tiêu dài hạn là những thành tựu lớn hơn, như mở rộng thương hiệu, xây dựng hệ thống kinh doanh bền vững hoặc phát triển bản thân.
Để hiệu quả nhất bạn có thể áp dụng mô hình SMART (Cụ thể - Specific, Đo lường được - Measurable, Khả thi - Achievable, Thực tế - Realistic, Có thời hạn - Time-bound)
Ví dụ: Với chiến dịch “Tăng doanh số bán hàng sản phẩm dinh dưỡng trẻ em trong 3 tháng” như sau:
- Specific (Cụ thể): Tập trung vào dòng sản phẩm sữa dinh dưỡng cho trẻ từ 1-3 tuổi, với việc triển khai trên các kênh thương mại điện tử và cửa hàng offline tại 5 thành phố lớn.
- Measurable (Đo lường được): Đo lường bằng số lượng sản phẩm bán ra, doanh thu đạt được, lượt truy cập website, và tỷ lệ chuyển đổi từ chiến dịch quảng cáo.
- Achievable (Khả thi): Đảm bảo tính khả thi bằng ngân sách dành cho Marketing, đội ngũ bán hàng và chăm sóc khách hàng, nguồn cung sản phẩm ổn định,...
- Realistic (Thực tế): Dòng sản phẩm đã có mức độ nhận diện thương hiệu tốt trên thị trường.
- Time-bound (Có thời hạn):Thời gian triển khai.
Xác định mục tiêu bằng mô hình SMART
>>> Xem thêm: TOP 3 DIỄN GIẢ NỔI BẬT VỚI HÀNH TRÌNH PHÁT TRIỂN THƯƠNG HIỆU CÁ NHÂN
2.2. Xây dựng kế hoạch
Việc xây dựng kế hoạch không chỉ là một bước chuẩn bị mà còn là yếu tố quyết định thành công cho mọi cá nhân và chủ doanh nghiệp.
- Thứ nhất, kế hoạch giúp bạn xác định rõ mục tiêu, từ đó tập trung nguồn lực và tránh lãng phí thời gian vào những hoạt động không cần thiết.
- Thứ hai, lập kế hoạch giúp chủ doanh nghiệp tạo ra lộ trình chi tiết, giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ và điều chỉnh kịp thời nếu gặp khó khăn.
- Thứ ba, một kế hoạch tốt còn giúp bạn quản lý rủi ro, dự đoán những trở ngại có thể xảy ra và chuẩn bị các giải pháp dự phòng hiệu quả. Với doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực mẹ & bé, việc xây dựng kế hoạch rõ ràng giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng hiệu quả Marketing và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Để xây dựng kế hoạch thành công, bạn có thể tham khảo những bước sau:
- Xác định mục tiêu rõ ràng theo phương pháp SMART giúp bạn tập trung vào những việc cần làm và tránh bị phân tâm.
- Phân tích tình hình hiện tại cho phép bạn nhận biết các cơ hội và thách thức, từ đó tối ưu hóa nguồn lực sẵn có. Khi có một lộ trình chi tiết, bạn dễ dàng quản lý thời gian, phân công công việc và sử dụng công cụ hỗ trợ phù hợp.
- Theo dõi và đánh giá kế hoạch giúp bạn đo lường tiến độ, điều chỉnh kịp thời để đảm bảo mọi hoạt động đi đúng hướng.
2.3. Đặt deadline và tập trung hoàn thành công việc đề ra
Không thể phủ nhận đặt Deadline là một kỹ năng quản lý thời gian quan trọng và phổ biến hiện nay, vì chúng là yếu tố không thể thiếu để đảm bảo mọi công việc được thực hiện đúng tiến độ và hiệu quả.
Khi bạn đặt deadline rõ ràng, bạn không chỉ có định hướng rõ ràng mà còn tạo động lực để tập trung hơn vào mục tiêu. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp - Nơi việc hoàn thành đúng hạn các chiến dịch Marketing, xử lý đơn hàng, hoặc tổ chức sự kiện đều ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và uy tín.
Mẹo để hoàn thành đúng deadline bạn có thể áp dụng:
- Chia nhỏ nhiệm vụ: Chia công việc thành từng bước nhỏ, dễ thực hiện và có thời gian cụ thể cho từng phần.
- Ưu tiên công việc: Sắp xếp các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng và khẩn cấp để xử lý công việc quan trọng trước.
- Loại bỏ yếu tố gây xao nhãng: Hạn chế mạng xã hội, tắt thông báo không cần thiết để tăng khả năng tập trung.
- Sử dụng công cụ hỗ trợ: Sử dụng lịch làm việc, ứng dụng quản lý thời gian như Google Calendar, Trello hoặc Áp dụng kỹ thuật Pomodoro: Làm việc tập trung 25 phút, nghỉ 5 phút để duy trì hiệu quả.
2.4. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất, hoàn thành mục tiêu nhanh chóng và tránh bị “bù đầu rối não” bởi những việc ít quan trọng hoặc không cần gấp. Một cách phổ biến để thực hiện là sử dụng Ma trận Eisenhower bạn sẽ phân loại công việc thành 4 nhóm:
- Quan trọng và khẩn cấp: Cần thực hiện ngay (ví dụ: giải quyết khiếu nại khách hàng, xử lý đơn hàng trễ).
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Lên kế hoạch và thực hiện (ví dụ: xây dựng chiến lược Marketing dài hạn).
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Ủy quyền cho người khác thực hiện (ví dụ: xử lý các nhiệm vụ hành chính).
- Không quan trọng, không khẩn cấp: Loại bỏ hoặc thực hiện khi có thời gian rảnh (ví dụ: kiểm tra lại các email không cần thiết).
Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Bên cạnh đó, áp dụng phương pháp ABCDE giúp bạn phân biệt rõ ràng giữa nhiệm vụ cần hoàn thành ngay và những việc có thể trì hoãn hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện thay. Cụ thể như sau:
- A: Nhiệm vụ quan trọng nhất, cần hoàn thành ngay.
- B: Quan trọng nhưng không gấp, hoàn thành sau nhóm A.
- C: Có thể làm hoặc không làm cũng không ảnh hưởng nhiều.
- D: Nhiệm vụ nên giao cho người khác.
- E: Loại bỏ hoàn toàn vì không cần thiết.
Khi biết cách ưu tiên công việc, bạn không chỉ tăng năng suất mà còn giảm căng thẳng, biết cách sắp xếp cuộc sống cân bằng khi loại bỏ cảm giác "quá tải" khi biết rõ nhiệm vụ nào cần ưu tiên.
2.5. Không ôm đồm quá nhiều việc
Ôm đồm quá nhiều việc cùng lúc có thể dẫn đến quá tải, tinh thần luôn trong trạng thái căng thẳng không cần thiết. Đặc biệt với những cá nhân hoặc doanh nghiệp phải xử lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc như quản lý đơn hàng, chăm sóc khách hàng, Marketing, và các công việc cá nhân thường dễ khiến hiệu suất bị giảm sút.
Học cách tập trung vào những việc quan trọng nhất là yếu tố then chốt để làm việc hiệu quả. Để không ôm đồm quá nhiều việc bạn có thể áp dụng phương pháp như sau:
- Học cách tập trung vào việc quan trọng: Xác định các nhiệm vụ mang lại giá trị cao nhất và tập trung thực hiện.
- Ma trận Eisenhower: Phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp để ưu tiên xử lý.
- Kỹ thuật 1-3-5: 1 nhiệm vụ quan trọng nhất, 3 nhiệm vụ có mức độ ưu tiên trung bình, 5 nhiệm vụ nhỏ, không quá quan trọng.
2.6. Tạo thói quen làm việc khoa học
Tạo thói quen làm việc khoa học không chỉ giúp bạn nâng cao hiệu suất mà còn cải thiện sức khỏe tinh thần và thể chất. Những yếu tố quan trọng để tạo được thói quen ấy chính là:
- Dọn dẹp bàn làm việc gọn gàng, ngăn nắp. Sử dụng ánh sáng tự nhiên để tạo cảm giác thoải mái. Thêm cây xanh nhỏ để tăng sự thư thái và khả năng tập trung. Sắp xếp các công cụ làm việc khoa học, dễ dàng sử dụng để tiết kiệm thời gian tìm kiếm.
- 15-30 phút tập thể dục mỗi ngày, bạn có thể giảm căng thẳng, cải thiện khả năng tư duy, và duy trì sự tỉnh táo trong công việc.
- Áp dụng lối sống xanh: Hạn chế sử dụng đồ nhựa, ưu tiên các sản phẩm tái chế hoặc thân thiện với môi trường,....
Một không gian gọn gàng và tư duy khỏe mạnh giúp bạn tập trung tốt hơn, giảm căng thẳng và duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
2.7. Xây dựng kỷ luật bản thân và tạo lập thành thói quen
Kỷ luật bản thân và tạo lập thói quen là nền tảng quan trọng trong việc quản lý thời gian và đạt được mục tiêu. Kỷ luật giúp bạn kiểm soát hành động và duy trì cam kết với kế hoạch, trong khi thói quen biến những nỗ lực ban đầu thành phản xạ tự nhiên, tiết kiệm năng lượng và tăng hiệu quả làm việc.
Để xây dựng kỷ luật bản thân bạn cần có:
- Xác định mục tiêu rõ ràng và chia nhỏ mục tiêu để tránh cảm giác quá tải bằng cách bắt đầu từ những việc nhỏ. Lúc này, đội ngũ nhân sự sẽ đóng vai trò quan trọng cho quá trình hỗ trợ bạn vận hành doanh nghiệp một cách hiệu quả
- Lập kế hoạch và duy trì lịch trình: Sử dụng lịch giấy, ứng dụng nhắc nhở hoặc công cụ như Google Calendar để quản lý các nhiệm vụ hàng ngày.
- Kiên định là chìa khóa: Làm việc đều đặn ngay cả khi không có cảm hứng, bởi sự tiến bộ đến từ sự liên tục hơn là cảm hứng nhất thời.
- Tự thưởng những phần quà nhỏ (như một buổi nghỉ ngơi, món ăn yêu thích) khi hoàn thành mục tiêu nhỏ để duy trì cảm giác hứng khởi.
Bắt đầu từ những hành động nhỏ, duy trì sự liên tục, và không ngừng điều chỉnh sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí không đáng có. Hãy hành động ngay hôm nay, bởi những thói quen nhỏ hôm nay sẽ tạo ra thành tựu lớn trong tương lai.
Cách xây dựng kỷ luật bản thân đơn giản nhất
2.8. Ngưng việc trì hoãn
Ngưng trì hoãn là bước quan trọng để quản lý thời gian hiệu quả, giúp chủ doanh nghiệp hoàn thành công việc đúng hạn và giảm áp lực tích tụ. Thói quen trì hoãn thường bắt nguồn từ việc thiếu sự rõ ràng về mục tiêu hoặc cảm giác quá tải với khối lượng công việc.
Để khắc phục, hãy bắt đầu bằng cách:
- Xác định rõ nhiệm vụ và mục tiêu: Ghi rõ nhiệm vụ cần làm và lý do chúng quan trọng để tạo động lực hành động.
- Tập trung vào bước đầu tiên: Đừng cố làm mọi thứ hoàn hảo ngay từ đầu, chỉ cần bắt đầu từ một bước nhỏ.
- Hạn chế làm nhiều việc cùng lúc:Chỉ tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể đến khi hoàn thành. Việc đa nhiệm không chỉ làm giảm chất lượng công việc mà còn khiến bạn mất nhiều thời gian hơn.
- Nói "không" với những yếu tố gây xao nhãng:Từ chối các hoạt động không cần thiết hoặc không liên quan đến mục tiêu. Giảm thiểu thời gian trên mạng xã hội, kiểm tra email, hoặc các cuộc trò chuyện không quan trọng.
Bằng cách hành động ngay hôm nay, từng bước nhỏ sẽ dẫn bạn đến việc hoàn thành mục tiêu lớn, cải thiện khả năng quản lý thời gian và nâng cao hiệu suất công việc trong dài hạn.
2.9. Ứng dụng công nghệ ứng dụng và AI hỗ trợ công việc
Trong top 9 cách giúp chủ doanh nghiệp tối ưu kỹ năng quản lý thời gian, việc ứng dụng công nghệ và các phần mềm thông minh đóng vai trò quan trọng trong nâng cao hiệu quả công việc và tối ưu hóa quản lý thời gian. Công nghệ hiện đại cung cấp các công cụ mạnh mẽ giúp chủ doanh nghiệp sắp xếp công việc, theo dõi tiến độ, và phối hợp hiệu quả với đội nhóm.
- Tổ chức công việc và theo dõi tiến độ: Ứng dụng quản lý thời gian như Trello, Asana, và Google Calendar cho phép sắp xếp nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên, thiết lập deadline và nhắc nhở tự động.
- Tự động hóa quy trình lặp lại: Sử dụng CRM (Customer Relationship Management) như Salesforce hoặc HubSpot để quản lý thông tin khách hàng và lịch hẹn tự động hay phần mềm kế toán như QuickBooks, Zoho Books giúp tự động hóa việc lập hóa đơn và theo dõi tài chính.
- Hỗ trợ phối hợp và làm việc nhóm: Sử dụng các công cụ như Slack, Microsoft Teams để tăng cường khả năng giao tiếp và hợp tác giữa các thành viên.
3. Phương pháp quản lí thời gian của người thành công
Quản lý thời gian hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp các doanh nhân thành công đạt được mục tiêu và cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Ví dụ như Elon Musk, CEO của Tesla và SpaceX, áp dụng phương pháp Time Blocking để tổ chức thời gian một cách chi tiết. Ông chia ngày làm việc thành các khối 5 phút và lên lịch cụ thể cho từng nhiệm vụ. Điều này giúp ông:
- Tập trung cao độ vào từng công việc cụ thể.
- Tránh lãng phí thời gian vào những việc không quan trọng
Nhưng Warren Buffett, nhà đầu tư huyền thoại, sử dụng quy tắc 5/25 để tối ưu hóa sự tập trung. Quy trình của ông như sau:
- Liệt kê 25 mục tiêu mà mình muốn đạt được.
- Chọn 5 mục tiêu quan trọng nhất và tập trung toàn lực vào chúng.
- Đặt các mục tiêu còn lại sang một bên để tránh phân tán năng lượng.
Phương pháp này giúp đảm bảo hiệu quả cao nhất cho những việc thực sự quan trọng.
Jeff Bezos, nhà sáng lập Amazon, tin rằng ra quyết định nhanh là yếu tố tối ưu hóa thời gian. Ông cho rằng:
- Không cần chờ đủ 100% thông tin, chỉ cần khoảng 70% là đủ để đưa ra quyết định.
- Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tăng tốc độ thực hiện công việc.
- Đồng thời, chấp nhận rủi ro nhỏ để đổi lấy sự tiến bộ lớn hơn.
Những doanh nhân thành công đều có cách quản lý thời gian riêng, nhưng điểm chung của họ là luôn tập trung vào những việc quan trọng, sử dụng công cụ hỗ trợ, và duy trì kỷ luật cá nhân.
Jeff Bezos với phương pháp quản lí thời gian tối ưu
>>>Xem thêm: TOP 5 CÁC DIỄN GIẢ TRUYỀN CẢM HỨNG NỔI TIẾNG VIỆT NAM 2024
4. Kết luận
Quản lý thời gian là kỹ năng thiết yếu giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả, đạt được mục tiêu nhanh chóng và xây dựng một cuộc sống cân bằng. Dù bạn là ai, chỉ cần áp dụng đúng các nguyên tắc quản lý thời gian, bạn sẽ thấy rõ sự thay đổi tích cực trong cả công việc lẫn cuộc sống cá nhân. Hãy bắt đầu từ những thay đổi nhỏ, như lập kế hoạch, sắp xếp ưu tiên, và loại bỏ sự lãng phí thời gian, để từng bước tối ưu hóa quỹ thời gian của mình.
